应用说|恒丽电子高质量对账秘籍,错过悔十年!

​前段时间,有一个问题总是困扰着小编:

为什么身边的采购朋友们总是很痛恨对账?

随手翻几个采购朋友在某浪发布的博文,无一例外地都在吐槽!

作为门外汉,小编很不以为然,不就是核对账务,细心再细心不能解决?

真!不!能!

和国内一家龙头钟表企业的高层深度交流之后,小编心悦诚服的给出了这个答案。


01 对账的四大棘手难题


在漳州市龙文区朝阳镇恒丽电子钟表生产线,所有的电子手表产品都要经过28道检验检测工序的严格锤炼。深耕钟表行业20多年,恒丽电子董事长邵总深刻领悟到,只有不断提升精密化机械加工和多功能机芯智能精密装配水平,努力走在新业态、新技术前沿,才能站稳国内外市场。

为了实现生产智能化,恒丽电子近三年导入了精益生产和阿米巴管理,配套问题亦随之而来,恒丽电子总经理郭总有些惆怅,“在优化我们内部生产环节之后,外部供应链的瓶颈就更加明显,比如交期、品质不稳定,尤其加剧了对账这一老大难问题……”

沟通中,郭总表示,“我们公司的产品十分丰富,非标准、非公用的物料需求比较大,平均每个月都会有三四百张采购单,订单跟催和采购流程的维护全靠人工跟进,对账数据容易出问题,需反复核对,每次对账都要耗费十多天时间。”

致使对账效率被严重限制的原因主要有四方面:

对账账期差异

为了最大程度占据现金流,供应商往往按照发货时间来整理对账单,如果发货时间点刚好卡在月末,恒丽电子可能会将这批料录入次月,容易出现账期不一致的情况

对账单价不一致

恒丽电子常用物料中的钢材、板材都是行情价,供应商提供的对账单会按照发货日的物料价格进行标价,恒丽电子可能会根据物料用完的日期来核对,双方不一定能就物料的价格达成一致,进而拉长对账周期

对账数量不一致

供应商按照送货单的数量来整理对账单,恒丽电子参照入库单的数量来进行核对。若供应商漏送或多送、恒丽电子仓管手工录错或仓退,对账数量就会存在偏差,供需双方反复核对才能找出差异

对账单格式及物料名称不一致

以前,恒丽电子几百家供应商提供的对账单格式有十几种,相当一部分对账单格式及物料名称和恒丽电子ERP系统不一致,如果是手写的对账单,更需要双方花大量时间来核对,浪费大量人力、物力及时间成本

对于对账这个老大难问题的演成,郭总有着比较清醒的认知,“这是一系列的连锁反应,以前我们对采购流程维护不够,对账的时候难免出现诸如数据、单价、数量不准等问题,供应商、采购、财务之间在对账过程中就会产生很多矛盾,要花很多时间去磨合、校对”

加之更快的交期,更稳定的质量,更优的价格永远是市场的需求,在市场需求的催化下,恒丽电子高层决意规范采购流程,给供应链管理升个级!


02 规范采购流程 一键解决对账难题


一开始,恒丽电子导入了供应链管理的咨询辅导,郭总补充道,“我们学习了供应链管理的理论及相关工具表单,但还是缺乏有效的供应链管理工具,于是从去年年底开始选型SRM。”

花了一个月左右的时间考察了市面上主流的SRM系统,综合评估了功能实现、交付实施、售后服务、价格等等因素后,恒丽电子选择通过携客云建立透明化、精益化、数字化的供应链协同流程。

“成功上线携客云这个供需协同一致性平台后,各个采购环节和供应商在线协作,供应商配合使用的次月,我们的对账率就达到80%以上”深谙对账难症结的郭总,对携客云带来的效益十分满意。

其一,自定义设置对账周期

恒丽电子在线自定义设置对账的周期,供应商只能按照设置的日期来发起相应的对账单,有效避免供需双方账期不一致。

其二,入库单单价自动同步

通过携客云平台,送货单可以一键转成入库单,单价也会自动同步,若恒丽电子与供应商约定了计算行情价物料的日期,也可在线同步修改物料单价,减少对账扯皮事件。

其三,来料数量在线协同

完成系统集成后,ERP里面的订单信息会自动同步至携客云,供需双方订单协同的信息有一致性出处,恒丽电子把供应商送货单一键同步至ERP的收货单,ERP仓退单可自动同步至携客云平台,在线与供应商同步送货数量、退货数量,最大限度保证供应商送货单上的数量与恒丽电子的入库单一致。

其四,统一对账单格式

恒丽电子可通过携客云自定义设置送货单格式,保证供应商的对账单格式及物料名称和恒丽电子ERP系统一致,直接省略掉采购员核对物料名称耗费的大量时间。

“每月月初,供应商在携客云一键生成对账单,我收到对账单,核对无误之后直接确认,不到一分钟就可核对完一份对账单”,规范采购流程后,对账效率的提升幅度远超对账负责人杨经理的预期。

了解到这里,小编不禁感叹,真可谓是“魔高一尺,道高一丈”,小编的那群吐槽对账难的采购朋友们如果能拥有恒丽电子同款供应链管理系统,怕是做梦也要笑醒!

如果您的企业也需要规范采购管理流程,存在对账或者其他的供应链管理难题,欢迎了解携客云新一代的SRM协同系统。目前携客云已经帮助1000余家的企业用户成功上线应用,对于供应链数字化升级具备丰富的经验,我们期待与你合作,打造下一个智能采购标杆!

恒力泰如何玩转采购流程?看这篇就够了!

一个完整流畅的采购流程是怎么样的呢? 

每家公司的采购流程可能都有细微的差别,但基础的流程大致都是:需求订单-物料确定-选择供应商-采购订单处理-订单跟踪-货物接收-月度对账-发票校验-货款支付。 

大部分流程需要和供应商协同才能完成! 

沟通协同不是一件容易的事,尤其是为了能及时掌握订单信息,需每天和不同供应商反复沟通协同,处理不好绝对是件糟心事!!! 

当你还在为这些糟心事一筹莫展时,有些企业已经突破与供应商协同的壁垒,实现了每笔采购业务与供应商深度协同。在这其中,有64年发展历程的佛山市恒力泰机械有限公司 (以下简称“恒力泰”),便是其中的佼佼者

对于每天都需要处理大量采购单的大型离散型制造企业而言,完整流畅的采购流程都是相似的,传统人工作业的采购流程则各有各的弊端。在没有对供应链进行数字化升级前,恒力泰的供应链管理可没有这样流畅。  

01 跌跌撞撞供应链管理亟需改善 

力泰是专业从事粉料成型装备与陶瓷原料整线装备研发制造的民营企业,凭借着“十年磨一剑”的匠心精神、不断创新的设备与整厂化的设备解决方案,荣获国家级、省(部)级多项殊荣。

近几年,恒力泰海外市场业务增速年均超过20%,成为了全球性的建陶压机巨头。 “我们公司平均每个月采购单有两千多张,毕竟是人工作业,难免会存在错漏”,谈及以前的采购情况,王总记忆犹新,“之前有次订单下发错漏,采购员动用了所有的渠道去紧急采买,还是没能避免停工待料

此外,恒力泰的采购员与上千家供应商之间沟通的方式不一,没有一致性的信息出处,需要通过微信、QQ、邮件,甚至是传真等渠道来查找历史记录。并且,在这些平台跟进订单很容易被其他无关的信息干扰,不能及时查看关键业务信息,从而无法实时掌握订单的变更信息和交货进度。 

收货入库也是令恒力泰的采购员头疼的环节之一。王总表示,“不少供应商的货物编码和我们的不一样,采购员要打起十二分的精神来逐一确认,来料也需由人工来一一录入系统,庞大的工作量,一度增加了仓库人员的流动性” 

对恒力泰的采购员而言,账务核对也不是很友好。以前,为了提高账务的准确性,对账是由恒力泰的采购员来整理发起,增加采购员的工作量不说,实际采购入库数量和供应商送货单数量、单价不一致的情况还是会发生!

并且,有些供应商对发票的抬头,是否合并订单一起开票有要求,且每次的要求都不一样,通过传统的沟通方式来协同这些信息很容易出现信息混乱,从而开出没有满足供应商需求的发票,这种情况一度令恒力泰的采购和财务人员十分头痛。 

随着公司业务的不断增长,现有的供应链管理模式愈发不能匹配采购的需求。2017年左右,恒力泰的采购员开始整天疲于与供应商协同订单,寻源和价格谈判这些方面根本顾及不上。王总叹了口气,“公司2008年就开始应用ERP系统,能被发掘的功能已所剩无几,为了改善供应链管理,我一直在关注市场上合适的软件系统” 

02转型突破不一样的数字化采购流程 

如何在快速扩张中,在面临企业前后端运营困局时,坚守匠心?面对挑战,恒力泰做出了抉择,先后上线了ERP、MES、SRM、OA、PLM等主流的信息化系统,其中SRM系统就帮助恒力泰实现了采购管理流程的高效受控!

 “我们上线携客云SRM系统已经三年了,目前有几百家供应商上线配合使用。处理采购单、跟进订单进度、收货确认、账务协同、发票协同等协同流程都在SRM系统处理。”恒力泰CIO王总感慨到,“选型的时候,就觉得携客云这个标准化的系统能够满足我们的预期,验证下来果然不负众望” 

其一,采购单一键下发,快捷、高效 

完成SRM系统与ERP系统集成后,恒力泰的采购员与供应商协同,由手动从ERP下载采购单,再通过QQ、微信、邮件、电话等传统方式低效协同给供应商,改为ERP里的采购单自动同步至携客云SRM系统,大大简化下发订单流程,同时提升了发单效率,也大幅降低了失误率。  

其二,订单进度在线实时协同,不滞后 

SRM系统是供需协同一致性平台,可留存供需双方的沟通记录。为防止订单信息有错漏,在web端待处理事项会被红点标注,微信也会根据订单的状态实时推送变更、交料等信息。两重保障,可确保恒力泰及其供应商实时跟进订单的状态。 

比如当生产计划发生变更时,其供应商可以在线及时获取变更信息并做出调整,采购协同的效率至少提升了70%。 

其三,送货单在线转成收货单,收货效率up up up 

通过SRM系统,恒力泰自定义设置了送货单的格式,大幅降低在收货入库这一环节中因货物编码、命名不同而反复核对耗费掉的大量人力和物力。此外,确认物料后,可通过SRM将送货单直接转成收货单,同步至ERP。 

“如果说以前一批料收货录单需要两小时,那现在就是不到一小时”,对于在收货效率方面的提升,王总比较认可。 

其四,平台自动化对账,无错无漏无差异 

恒力泰在线确认收货后,其供应商就可通过SRM系统一键生成对账单明细,恒力泰的采购员在线核对对账单,供需双方的对账信息有一致性出处,基本无错无漏无差异。整个对账流程十分便捷,以往耗时耗力需要七八天才能完成的对账工作,现在1-2天就可完成。 

最后,发票在线协同,便捷 完成对帐工作后,供应商可直接选择需开立发票的对帐单,直接产生发票的开票明细,若开票的明细需要调整,也可编辑开票明细的内容,支持对帐单或业务单据分多次开票。

恒力泰的采购员无需做多余的动作,在线确认发票信息后转付款计划,一个完整流畅的采购流程就完成了,十分便捷高效! 

18年到21年,我们每个月采购的订单量翻了翻,但采购员的数量却没有增加,采购寻源、供应商谈判等采购事务也没有落下……”,对于携客云SRM系统带来了效益,王总也给出了肯定的答复。

聚焦智能终端产业大会 携客云供应链链协同方案强势赋能

8月8日,由中国通信工业协会、中国工业报社、中国(广西)自由贸易试验区钦州港片区管理委员会主办,深圳市南山区手机产业联合会、深圳市儿童智能产品协会、深圳市智慧城市建设协会、采购界承办的2021第三届中国智能终端产业大会在深圳盛大举行。

这是一场全国电子信息与智能终端行业精英的聚会,一次思维、资源与资本的碰撞,也是我国智能终端行业最具影响力和权威性的产业年度盛典。会议通过趋势演讲、项目推介、产品路演、巅峰对话、成果展示、资本风投、资源对接等多种形式的活动,实现上下游产业资源精准对接,推动智能终端产业高质量发展。

大会以“智能大时代,产融大机遇”为主题,旨在提供一批优质的智能终端产业资源、项目和行业需求。行业界数百位董事长、总经理、采购高管等齐聚现场,共谈智能终端产业在新形势下的发展之路。

作为工业互联网先锋企业,携客云总经理张剑峰受邀参与了此次会议,并在行业主题演讲环节就“制造业供应链数字化趋势与管理价值”做了主题分享。张总表示,数字化是今天企业活下去的关键!

深圳市携客互联科技有限公司总经理张剑峰

传统企业信息化版图往往围绕在协同商务层、企业营运层、现场管控层、作业控制层;现今,企业数字化的发展趋势是网络化服务营销、智能化精益制造、协同化供应链,而供应链的重要性往往会被忽视。

张总表示,供应链是制造企业最重要的资源,占到制造资源的50%—70%,也决定着企业的交付能力、产品质量和创新能力。在数“智”时代,拥有一条高效、协同的供应链,将帮助制造业企业在未来的市场竞争中获得绝对的竞争优势。 

在大多数企业中,供应链管理总是面临着跟单工作量大、无法准确评价供应商绩效、缺料与大量呆滞库存并存等问题,企业内部已上线应用的ERP并不能妥善解决这些管理难题。并且传统IT项目升级成本高、实施时间长、后期维护难,没有成功应用前无法获悉新系统是否契合管理的需求。

针对传统供应链的种种弊端,携客云凭借着15年的企业供应链管理,及管理系统的开发和服务经验,通过互联网、云、大数据的新一代信息技术为制造企业提供低成本、快见效、易使用的供应链协同管理应用方案。制造业企业可通过这套系统连接上下游制造商资源,享受全流程供应链数字化管理,满足公司管理供应商、采购下单、确认收货、月底对账等复杂的业务需求。

张总的分享在现场获得了热烈反响,除了产品价值本身,很大程度上也是张总分享的携客云真实案例打动了这些客户。

携客云已经在电子、家电、机械装备、家具家居、食品、家纺服装、五金塑胶、印刷包装等多个行业积累了大量的行业经验与客户群体,获得了近千家中大型制造企业的认可,包括立讯精密、恒力泰、稳健医疗、飞毛腿、加多宝、凯迪士等领域内知名品牌。 

当今经济市场风云变幻,数字化浪潮冲击着各行各业,企业内外部环境都在进行巨大变革,企业供应链也迎来了转型变革的最佳时机。

应用说 | 一文具店老板入行十八年才发现的“神仙”软件!

​有没有什么东西是你一用就离不开的? 

你可能首先想到的是那些能提高生活档次的黑科技家居好物。比如电动牙刷、洗碗机…… 

这些都是你作为消费者所能用到的好物~ 

但,小编今天想让你站在商家、企业的角度来回答这个问题! 是不是一时间想不到? 

没关系,我们来看看一家文具店老板给出的答案。 


01
入行十八年才发现的“神仙”管理软件 


十八年前,彭先生在朋友的带领下做起了文具的生意。“正好赶上了我国文具行业迅速发展的成长期”彭先生感叹到,“创业期间店铺搬迁了三次,规模也从最开始的70平,扩展到现在的200平。” 

随着店铺的搬迁,生意也上了一个新台阶。订单越来越多,货品越来越广,以往通过手工处理订单已经无法满足业务增长的需求,从19年开始,彭先生就在寻求适合自己的订单管理软件。 

在客户的推荐下,彭先生接触到携客云SRM供应链协同平台。抱着“反正是免费的,试试看”的心态,彭先生决定作为供应商配合客户应用,没成想,这个SRM平台远远超出彭先生的预期,一使用就离不开。 

文具的品类多、型号多、规格多,且彭先生的店铺每月产生的订单量都有上百张,手动整理订单己交和未交明细的话,工作量比较庞大,耗时耗力不说,万一某笔订单出现错误,月底核对起来简直要脱层皮。 

“以前,一旦某一时段订单量增加,我就需要连着好几天马不停蹄地整理这些明细,尤其是在月末对账的时候,几乎连上厕所的时间都没有”彭先生唏嘘着,“不过,上线了SRM平台之后,这些都不是问题” 

客户通过携客云SRM平台下订单后,彭先生就可以在线直接核对货物明细,如果对应库存不足,也可以通过差异答交申请分批送货,订单的已交、未交及变更等明细均可在线可视化呈现,出错的概率大大降低,彭先生只需按照客户定义的时间打印送货单,按时按量将货品交付给客户。 

此外,SRM平台是供需协同一致性平台,彭先生与客户之间产生的订单信息都是一致的,并且会在平台留存,供需双方不会因为账务不匹配而扯皮。月底对账时,彭先生在线向客户发起对账,一键生成对账单,流程十分便捷,以前需要四五天才能处理完的对账事宜,现在不到半天就可搞定。  


02
不在店里?手机跟进业务

 
在采购过程,供应商与采购商之间的沟通往往决定着采购能否顺利进行。为了让供需双方之间的沟通更为顺畅,不错过关于订单的任何信息,携客云SRM平台支持web端和手机端实时跟踪订单状态。 

彭先生为了能随时随地掌握业务情况,就将SRM账号绑定了微信,并自定义设置了什么类型的消息会通过邮件或者微信进行提醒。一旦客户下发了订单,或者订单发生了变更,即使身边没有电脑,也可以通过微信实时处理、跟进订单。相较之前,订单的响应速度有了质的提升。

在客户和携客云的协助下,彭先生用了不到半天的时间就熟悉了SRM平台,彭先生表示,“我现在不用再使用大量的纸质文件来记录订单明细了,如果业务进一步扩张的话,相信携客云SRM平台带来的效益会更大” 

如果您也是供应商,也想随时随地掌握订单信息,需要进行供应链的数字化升级,不如get彭先生同款免费使用的携客云SRM协同平台! 

作为新一代的SRM SaaS产品,携客云供应链协同平台可帮助制造业企业构建与供应商间采购业务的在线数字化协同平台,提高采购及供应商协作的效率,降低采购管理成本,建立透明化、精益化、数字化的供应链协同流程。 

目前携客云已经帮助6W+供应商企业用户成功上线应用,对于供应链数字化升级具备丰富的经验,我们期待与您合作,打造下一个数字化采购标杆!