应用说 | 在音品,有效跟催订单仅需一个动作!

​作为一名采购员,无论白天,还是晚上;工作日,抑或是休息日,都会饱受“跟催订单”的摧残,随时做好被迫加班的准备!

小编前段时间去探访长期为世界五百强企业提供一流电声产品和服务的音品(国际)有限公司时就发现,他们也曾没日没夜的低效跟催订单。

这并非是采购员们在上班时间内工作不尽心;相反,他们抓紧每分每秒地跟进订单、协同交期、询价、寻源……

在音品高层解惑后,小编今天和大家分享一下,为什么采购跟催效率不高,如何才能高效采购跟催?


01
人工作业短板,供应链管理的大“包袱”

经过25年的发展,音品目前已在多个领域建立了综合竞争力。从声学精密元器件到声学模组高精度自动线的自主设计与制造,音品打造了在价值链高度垂直整合的精密加工与智能制造的平台,可为消费电子领域的客户提供全方位服务。

随着近年市场竞争日益激烈,除了产品品质外,音品高层对管理方面的要求也达到了新高度。

在供应链管理方面,音品高层期望借助信息化的力量,构建敏捷受控的供应链管理体系,降低企业的采购成本、供需双方的协同成本、提升供应链的敏捷性,从而保证企业的利润率

沟通中,音品采购经理黄经理表示,“我们很早就意识到了通过软件管理供应链的必要性,毕竟长期通过人工作业进行供应链管理造成了很多的困扰,尤其是在订单跟催方面!”

音品的5个采购员每月需和上百家供应商协同跟催1800多张采购单,3000多种物料。由于供需双方没有正式的协同平台,效率比较低下,采购员需在QQ、微信、钉钉等各种平台沟通物料的的进度信息,再通过表格来记录协同,效率低下还容易出错。

传统人工作业的跟催方式虽然能够勉强完成跟催,但需要投入较多的人力,而且每笔物料都是采购员单线跟进,黄经理和PMC在采购统筹上存在一定的难度。一旦物料交期异常或生产需求发生变更,具体信息不能及时反馈至供应商,很容易出现停工待料或库存呆滞的情况。

事实上,低效跟催一直是采购的主要痛点,尤其是对于多品种、小批量的离散型制造企业而言,如何实现采购业务的高效管控成为了悬在头顶之上的“炸弹”。而对于音品而言,人工作业的短板,俨然已是挂供应链管理的大“包袱”。


02 
一个动作甩掉“包袱”,有效跟催订单

经过一段时间的选型,并针对数字化战略、业务需求以及业财一体化等多维度的系统考量之后,音品做了一个动作——上线携客云供应链协同平台,最终成功甩掉供应链管理的大“包袱”。

首先,筛选出绩效高的供应商下单

好的开始是成功的一半!音品在下发采购订单前,会先通过携客云的供应商绩效管理模块,筛选出交货准时率、满足率高,品质状况良好的供应商。

黄经理比较感慨,“这为后续的订单数量协同、交期协同、质量协同减少很多麻烦!”

其次,在携客云平台协同订单信息

携客云是专业的订单协同平台,物料种类、交货数量、交货日期等信息都会在平台上精准实时传递。此外,关于订单的待处理事项会以红色标注,音品的采购员和供应商想错过关于订单的信息都难,物料只能乖乖按照采购跟单的诉求按时按量抵达。

再次,可视化看板,物料跟催更精准

可视化送货看板可以清晰呈现所有来料的进度。

借助看板,采购跟催目的性更强,效率也会更高。黄总对携客云这个功能模块也比较满意,“一旦生产需求发生变更,我也可以更好的去统筹整个采购规划,及时进行调整,最大限度避免了停工待料或库存呆滞的局面”

送货看板只是携客云平台诸多看板平台中的一个。此外,还有排程看板能使供应商精准获悉什么点该送什么料、生产计划看板提醒供应商该备什么物料……

最后,物料信息在线实时掌握

除了在web跟进订单状态外,音品采购及其供应商还可以通过手机实现上述所有有效跟单操作,告别线下跟单的种种不便,做到24小时轻松掌握物料动态!

当然了,携客云作为细分行业领先的供应链管理软件,除高效跟催外,还帮助音品在供应链管理的其他方面进行了优化升级!

  • 高效询价,以前需要用表格逐一收集整理供应商报价,耗时耗力;现在可以通过携客云平台统一进行多家询价,直接打印汇总的比价单,省心省力;
  • 高效收货,以前每天需要手工录入上千批物料信息,工作量大且易出错;现在直接扫码入库,简单高效,不易出错;
  • 构建完整的应付账款流程,以前合同邮寄易丢失,不易保存,现在搭建合同-送货-收货-质检-对账-发票-付款在线全流程串通,规范应付账款流程;
  • ……

如果你也有上述痛点,或者其他的供应链管理难题,欢迎了解携客云供应链协同平台,1天即可上线数字化系统,功能模块灵活按需配置,大大降低企业数字化升级成本。

目前携客云已经帮助1000+企业用户成功上线应用,对于供应链数字化升级具备丰富的经验。期待与您合作,打造下一个供应链数字化标杆!

提高库存周转率?家居灯饰照明行业的佼佼者这样做!

2019年对雅耀电器来说是非同寻常的一年,这一年雅耀电器找到了数字化转型升级的正确方向,通过先进的设备和软件不断优化生产环节的效率、降低运营管理的成本。年终销售额为4.5亿,同比去年有近3成的增幅,获得了可观的利润!

为此,雅耀电器蛰伏了5年,2013年就确定要通过管理的系统化、设备的自动化和工具的信息化,实现相对智能化的管理,再配合精益生产及变革,提效降本,提高公司的竞争力,保持企业的合理利润空间。

为此,公司加大了体系规范管理的力度,系统化的管理理念逐步深入人心,同时也投入了大量资金对设备进行自动化改造或替换,配套了很多信息化的系统、软件工具等,但在使用过程中仍然遇到了很多的问题,导致很多方面的管理一直跟不上。

供应链数字化需求就是这个阶段提出来的,雅耀采购部李经理表示,“为了满足精益生产,来料必须just in time,但由于人工管理存在不少弊端,公司经常陷入生产缺料和库存呆滞并存的尴尬局面,库存周转率很低” 


01库存周转率低的三大原因 

究其原因,李经理总结了三点: 

其一:供需双方无法及时有效获取订单交互信息 

以前,微信、钉钉、邮件等是雅耀电器和供应商进行订单协同的主要工具。由于不是正式的供需协同平台,供应商会被很多无关信息干扰,从而不能及时做出精准的回复,进而影响交期,也需要雅耀电器花费较多人力、物力进行订单跟踪。

 “采购员每次与供应商沟通后,都要去更新excel表,效率低下,消耗大量人力资源的同时并不能保证供应商已获悉准确的物料需求,没有充分发挥出采购员更大的价值,也不能确保正确的物料能够按量按时送达”,回忆以前的采购跟单模式,李经理十分感慨。 

其二:物料繁杂,供应商无法精准把握送货时间 

雅耀电器的产品定制化程度比较高,产品零件比较多、杂,半年内复采的物料款数达14000种,虽然雅耀电器对90%可操作性强的物料制定了相应的排程计划,但由于是人工逐一分发,难免存在分发错漏,出现提前来料或滞后来料的情况,进而影响生产、物料呆滞。 

李经理表示,“库存是每个制造型企业都会面临的问题,而导致的原因是多方面的,我们更多的还是把目光聚焦在能够控制的部分。比如让供应商们更有目标性,预见性,明确自己需要在什么时间点完成什么物料的配送,提前备好物料” 

其三:采购和仓库之间信息不互通 

在以前的采购模式中,雅耀的采购部门和仓库、生产之间没有实现数据的打通。采购员单线跟催物料,仓库不能实时知悉该收哪些物料,也不知道生产缺什么物料,很容易提前收料,致使物料呆滞。 谈及物料呆滞,李经理很是无奈,“严重的话,我们的库存周转率接近100天。占据仓库场地的同时还会占据大量的现金流,物料还存在贬值、损坏的风险” 

为辅助精益生产,实现生产数据的全面打通,在2013年-2018年,雅耀电器的自建团队自主研发的软件已经超过20多款,投入在软件研发上的成本达到450万以上,奠定了企业数字化管理思路,但在整个信息闭环中供应链对接及信息传输还是一片空白,使得真正企业想做到的管控库存周转问题没有得到根本解决。 

 
02上云,做家居灯饰照明行业的变革者

5年的实践之路,让雅耀电器高层明白单靠自己的力量完成全面数字化似乎遥不可及,于是选择寻求外部合作,携客云就是在这个契机下与雅耀电器达成了合作。 具体如何帮助提升库存周转呢?携客云SRM系统使出了三大绝招—— 

1、专业平台协同订单信息 

携客云是专业的采购订单协同平台!订单下发后,供应商能够快速、准确在平台web端和手机端查看订单信息,系统会以不同的颜色标示哪些信息还没有回复,不用采购员手动记录,即可在线可视化获悉采购进度。

并且,供需双方均能够精准掌握订单信息,大幅降低了采购员的工作量,也为供应商充分发挥主观能动性提供了更多可能。 

2、排产优化 

通过简单的操作,采购员可以通过携客云系统把每周的排程需求一键精准分发给对应的供应商,供应商在线即可可视化参照排程,将物料按时按量精准送达,满足精益生产的需求,最终使雅耀电器库存维持在45天左右,库存周转率大幅提升。


3、采购和仓库之间在线协同信息 

在携客云的辅导下,雅耀电器的IT团队将SRM系统对接企业已有MES系统,所有来料、物料信息、生产信息会在仓储模块做一个交汇。仓库收货会更具目的性,更好把控物料,提高库存周转率。

“携客云系统串联了整个供应链运营的信息流,信息的共享有效提升了需求的精准化,让系统承接人工,让人工精细思考,反哺系统升级优化。”李经理对携客云系统的内在逻辑有比较深刻的认识,“它提取了众多企业的宝贵智慧,并在不断更新、完善供应链的信息管理!”

如果你也想提高库存周转率,或者有其他的采购管理难题,欢迎了解携客云供应链协同平台,一天即可上线数字化系统,轻量化、免开发,大大降低企业供应链数字化升级成本。

优化 

通过简单的操作,采购员可以通过携客云系统把每周的排程需求一键精准分发给对应的供应商,供应商在线即可可视化参照排程,将物料按时按量精准送达,满足精益生产的需求,最终使雅耀电器库存维持在45天左右,库存周转率大幅提升。


3、采购和仓库之间在线协同信息 

在携客云的辅导下,雅耀电器的IT团队将SRM系统对接企业已有MES系统,所有来料、物料信息、生产信息会在仓储模块做一个交汇。仓库收货会更具目的性,更好把控物料,提高库存周转率。

“携客云系统串联了整个供应链运营的信息流,信息的共享有效提升了需求的精准化,让系统承接人工,让人工精细思考,反哺系统升级优化。”李经理对携客云系统的内在逻辑有比较深刻的认识,“它提取了众多企业的宝贵智慧,并在不断更新、完善供应链的信息管理!”

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应用说 | 天彩电子化繁为简的供应链管理理念,到底有多值得参考?

​前几天小编重温了《觉醒年代》,除了再次被诸多历史人物勇于探索的大无畏精神所震撼外,还收获了不少精神食粮。譬如胡适与黄侃所代表的两个派别之间的白话与文言之争,他们博弈的关键就是——谁更简洁

左黄侃右胡适 图片来源于《觉醒年代》 

抛开历史局限性,不难发现胡适主张白话文省字,传递信息的同时隐去了文字的主观情感表达,而黄侃省字则是用最少的字表达自己真实意图的同时照顾到自己和他人的感情,有着完整的逻辑。 

化繁为简不可谓不重要,有些时候适度的化简为繁能锦上添花,获取更佳的效果。关于这点,天彩电子(深圳)有限公司的IT经理谈耀龙就有深刻的认识。 


01、传统采购模式痛点繁杂 

天彩控股有限公司是香港交易所主板上市公司,在全球有四座工厂。公司秉持“创新、精简、诚信”的经营理念和核心价值观,专精于智能影像类产品设计及制造,为全球客户提供原创设计为导向的JDM和ODM产品,现已发展为全球领先的数码影像设备及解决方案供应商。 

与其他大部分制造企业不同的是,天彩电子(深圳)公司(总部)的采购员承担着整个集团的采购业务。谈总直言“在全球来说,电子类的采购,订单量越大话语权越高,越容易控制采购成本;并且借助平台更容易管控招投标,实现透明采购。” 

然鹅,凡事都有双面性,集团采购的模式甜头蛮多,苦头也不少…… 

天彩深圳每个月大概会产生四五百张采购单,每张采购单的采购物料都有十多种。并且,天彩电子与供应商之间采用的是较为传统的沟通方式,效率不高,为了掌握物料进度,采购员几乎要花费80%的工作时间用于跟催物料进度,询价、寻源等重要工作往往被搁置。 

采购跟催工作量大,各项报表难维护, 天彩很是无奈。谈总表示, “为了能让供应链管理的闭环流畅运行,采购部门一度扩招至近30人。” 

一般来说,送货单的数量和采购单的数量呈正比,加之天彩电子收到的大部分送货单都是手写的,物料编号和数量存在出错的可能性,需采购员打起十二分的精神一一确认,再经ERP系统分发至外地工厂,工作量十分庞大。 

“仓库人员对物料比较熟悉,手写送货单对工作准确性影响不大,却令财务人员十分头大”,谈总苦笑道,“我们不少物料的编号十分相近,只有一个字母或者一个数字的差异,无论是对账还是收货录入,仓务人员及财务人员对着一堆手写的相差无几的对账单,都很难淡定。” 

此外,在传统采购模式下,天彩电子无法精准掌握送货时间和送货数量! 

谈总表示,“将采购单通过邮件下发至供应商后,采购员并没有什么途径可以跟踪订单的状态,只能一味打电话跟催;并且采购部门与仓库之间存在一定的信息孤岛,采购无法及时获悉哪些订单的哪些物料已收货,或者是收了多少,无形中增加了跟催的工作量。” 

不能完全把握物料的状态信息,采购就无法根据计划需求及时调整。如果采购不能第一时间获取生产变更信息,很容易出现缺料和呆滞库存并存的尴尬局面

 面对天彩电子采购管理种种复杂棘手的痛点后,谈总不由感叹,“在制造行业深耕十多年让我清晰的认识到,成本是制造企业的生命线!采购管理的人力成本、时间成本不断叠加会消耗企业的生命力,这是一件及其危险的事。” 

意识到问题的严重性后,谈总联合采购部向公司提出了供应链数字化升级的诉求。 


02 化繁为简简单的方式解决复杂的问题 

沟通中,谈总表示,“我喜欢把复杂的事情简单化,能更简单的去实现目的,就不要做更复杂的动作。当公司高层同意数字化升级供应链管理后,我本着用简单的方式解决复杂问题的基本诉求开始推进。” 

谈总提倡的化繁为简在采购数字化管理方面主要体现为两点:   

IT视角——系统是否自研

 “优质的SRM管理系统是十分精深的,研发投入成本颇高,对我们中小型企业而言很不友好,并不是最优选。”

谈总话锋一转,又说,“对于我们企业管理者来说,起码站在我的角度,采购管理的成本远大于采购软件,实现采购业务数字化管理是十分有必要的。” 

自研SRM系统这一繁杂的解决方案被否后,谈总及其团队便开始着手选型市面上合适的供应商管理系统……   

采购视角——系统是否简明

推进供应商数字化管理,终极目的是为了实现供应链管理整体效益的最大化。把复杂的、难以管控的采购做得更简单化、更透明化,实现高效采购跟催、掌握来料信息、高效对账,就是在提升采购效率、节约成本。

 “我们采购部门最为关心的就是系统的简易性,担心上系统需要不断录入数据:下订单录一次、收货入库录一次、对账导出一次,还需要在十分复杂的系统界面调出自己需要的内容,耗费大量精力的同时不能优化现有的供应链管理体系”,谈及采购部门对SRM系统的诉求,谈总比较认同。 


03 携客云SRM系统简单的实现采购数字化管理 

通过行业调研与了解,谈总接触到携客云SRM系统,“试用之后发现携客云SRM系统与他化繁为简的理念不谋而合,公司高层一致认为能够通过该系统实现采购全业务流程的在线管控。” 

究竟携客云SRM系统有什么魅力,能够受到天彩高层如此之肯定呢? 

上线简单、0维护 

携客云SRM系统是新一代标准化系统,区别于传统IT系统,能够帮助天彩电子节约90%的软件投入成本,通过便捷的配置即可与天彩的ERP系统快速集成,无需谈总及其IT团队进行日常的维护就可免费升级迭代新功能。

“上线和日常零维护,也是在给IT部门减负和节约成本”,在推进SRM系统应用的过程中,谈总还有意外的发现,“供应商会更信任携客云的数据,这也是自建系统和外采云系统的差别之一。外采云系统的公信力更强,供应商不担心数据不受控,会更放心的在系统上对账。”

应用简单、清晰 

携客云SRM系统的简洁明了,也得到了谈总的肯定,“携客云提供符合天彩电子复杂采购业务的全流程管理功能模组,而且把这些功能尽量简化,视觉上简洁明快,以便于我们和供应商学习应用。” 

1、快速提升沟通效率 

与ERP系统无缝集成后,天彩电子的订单信息会自动同步至携客云SRM系统。

采购员可通过SRM系统在线可视化实时获取订单的状态信息、收货信息,来料异常亦可在线预警,帮助采购员根据生产计划做出针对性的跟催动作,大幅提升沟通效率。

2、统一送货单格式 

天彩电子在携客云SRM平台简单的设置后,就可统一送货单的格式,能有效避免收到五花八门的送货单,来料的核对更为简单,更能保证收货录单的正确性,提高了收货效率。

3、一键生成对账单

 供应商通过SRM平台新建送货单,待天彩电子在线确认收货后,即可在携客云一键生成清晰明了的对账单,整个对账流程十分便捷。

此外,管理驾驶舱集合管理者关心的供应链完整管理数据,能够让天彩高层对公司的采购业务一目了然。 

当然,与胡适与黄侃的白话文之争相同,谈总并不认可一味的化繁为简,“化繁为简不可谓不重要,但在某些场景下,适度的‘化简为繁’也是很必要的。”

譬如在订单协同、供应商管理等方面,天彩电子追求更简单的方式实现更深层次、更精细化的管理要求,通过携客云SRM即可在简洁明了的界面,实现订单全流程在线可视化管理、供应商全生命周期管理。

目前携客云已经帮助1000+企业用户成功上线应用,对于供应链数字化升级具备丰富的经验。期待与您合作,打造下一个供应链数字化标杆!