铭皓照明:每月处理1万多张采购订单,如何破解下单延误、收货不及时?

企业在什么情况下需要导入采购管理系统?如果处于草创阶段,采购订单量极少,即使没有系统管理,1个人或许足够应付采购业务。一旦企业进入快速发展期,尤其面临充分竞争的市场环境,人工处理就会“鸡飞狗跳”,像最常见的采购下单延误、收货不及时等问题会随之而来。

这个时候,更多企业会选择导入采购管理系统来解放采购人力,提升采购效率。

作为专注于LED绿色智能照明的铭皓照明,更是很早就意识到采购订单管理对于企业运营效率的重要性,随着企业业务的稳定扩张,在2019年就导入了携客云SRM采购管理系统,5年间以系统为依托全面支撑企业采购业务,从采购下单、供应商答交到采购收货,全流程保障采购业务的高效运转。

01 致力LED绿色智能照明,月采购订单量高达10000+

东莞市铭皓照明有限公司(以下简称“铭皓照明”)是一家专业制造LED智能灯具的企业,从事绿色智能照明20年之久,凭借过硬的技术品质和制造能力立足欧美市场,实现稳定高速增长。

据铭皓照明企划中心总监罗文红讲述,伴随着业绩的快速增长,采购订单量与日俱增,随之也带来管理困扰。铭皓照明每月需要处理的采购订单量达到10000张以上,在上线SRM之前,采购员仅仅只是处理下单这个动作都要消耗不少精力,更别说跟进供应商答交、及时确认收货等工作,这让铭皓的采购部门深感困扰。

“主要是采购订单不能及时下达给供应商,仅仅只是采购下单都会耽误1-2天时间,还要打印出来扫描,然后再传真或者邮件给供应商。”

对铭皓照明来说,采购下单延误首先影响的是供应商的备货和交付。而供应商如果延迟交付,反过来又会造成铭皓照明物料齐套不及时,最终影响灯具产品的正常生产。

过去,为了保障供应商按时交付,采购在下完单之后将压力给到供应商,立马跟催供应商答交。由于没有系统的监督和提醒,采购只能通过电话和邮件跟催。如果是100个订单,采购员尚且还能一一应付,而现在铭皓照明月采购订单多达10000张,这该如何解决?

02 “省掉”下单动作,杜绝下单延误,收货不及时

随着订单越来越多,繁杂的采购工作依靠人工已经很难完成。于是铭皓照明通过系统选型,找到了携客云。

1.节省1-2天的下单时间

借助携客云SRM系统平台,铭皓“省掉”了人工下单动作,无需打电话与供应商沟通、下达纸质订单、打印回传等等,订单需求由系统生成、下单动作也由系统发起,可以节省1-2天的下单时间,也规避了手工下单造成的错漏。

2.订单信息第一时间通知供应商

罗总表示:“不仅下单动作‘省掉’了,而且订单信息一旦生成,会第一时间通知供应商。即使供应商没有及时登录PC端系统平台,也可以通过手机移动端接收,微信和邮件等渠道都会同步采购需求及订单信息,比之前用电脑传给供应商更快更及时。”

罗总强调,特别是在发生采购变更时,这种及时通知的优势更有体会。以前,采购变更的审核流程结束之后,还要将采购变更单打印出来再传给供应商。现在一旦产生变更就会自动传到携客云系统。通过携客云平台,同步推送变更信息给供应商,帮助供应商及时变更,节省很多沟通的工作量。

3. 系统实时同步供应商送货状态

此外,面对送货不及时的问题,铭皓借助携客云也发生明显改善。

以前供应商是否备好料,具体什么时间送货,采购员要不断跟踪和催促;现在,当供应商备好物料后,会通过携客云打印送货单,平台会自动转成【送货中】的状态,铭皓同步知晓供应商物料已经备好,即将送货或货已在途,无需跟催送货进度。

4.规范送货单,不能少送,也不能超送

除了送货状态实时掌握,供应商的送货单也变得规范。据罗总讲述,之前供应商手写送货单,有时候3张订单一起送,为了图省事就只写1个订单号,导致铭皓仓库收料员在点收时,数量对不上。收料员只好登录系统一一核对采购订单,帮助供应商匹配、补录另外2个订单号,才能完成收货动作。

启用携客云系统之后,每一个采购订单与送货单是关联的,订单数量是多少,交付多少由系统记录,供应商在打送货单时既不能少打,也不能超打。货送到后,铭皓仓库的收料员也不需要再做一份收料通知单。收货时,只需要在携客云点收确认即可,收货信息通过携客云SRM系统自动推送收料通知单到ERP中,至此完成采购收货工作。

03 如何让供应商快速且无负担参与采购协同?

铭皓照明的采购订单管理得以高效运转也离不开供应商的全力配合。但是,铭皓的供应商为何能够如此高效地配合呢?

系统选型之初,罗总向携客云说明了企业的选型期待:“想要一个与供应商有很好的互动,让供应商无负担的操作和使用的系统”,而携客云的产品设计恰好深刻理解了这种需求。

1.供应商上线免费,“握手”可操作

罗总表示,“携客云针对供应商上线是免费的,只要供应商上线与企业‘握手’成功,即可参与采购协同业务。相对于有些服务商向供应商也收费,免费模式的推行阻力更小。”

而“握手”动作,既可以是企业向供应商发起邀请,也可以是供应商向企业发起申请,只要通过即可成为供采合作关系,操作简单便捷。

2.不限用户数,报价更简单

罗总还指出,携客云系统的使用不限用户数。毕竟很多企业在购买系统之初,并不确定用户数买多少合适,而简单一点的报价模式更易于企业做出选择。所以综合考量,铭皓选择了携客云。最后上线效果也证明选择携客云是对的。

年产值30亿的迪欧家具,如何规范化管理5000多家供应商?

在中国商用家具领域,迪欧家具无疑是一张重要名片。这家成立于2005年的企业,以创新研发为先导,科技制造与营销服务为核心,发展成为年产值30亿元、拥有32个制造工厂、厂房占地100万平方米的集团化企业。

随着企业规模扩大,供应商队伍也随之壮大,数量一度高达近万家。如此庞大的供应商数量势必对企业供应链管理形成压力。而近年来家具行业逐渐呈现数字化产业集群的发展趋势,如果企业想要在产业链上获得更强竞争力,上下游供应链之间高效协同至关重要。因此,迪欧家具对供应商展开大刀阔斧的改革,不断加强内外部供应链之间的协同合作。

01家具行业数字化集群发展,迪欧完成供应链转型

迪欧家具以“高品质,真不贵”的经营宗旨为全球用户提供办公、酒店、医养、教育、展示等系列家具产品,广泛获得市场好评,塑造的品牌IP形象——迪欧熊也已深入人心。作为行业独具规模的科创型企业,迪欧家具不仅着力产品与品牌打磨,也紧随数字化产业集群发展趋势,引领供应链走向深层次的数字化变革。

采访中,迪欧家具数字化中心总经理阮贵强向我们展示了企业供应链数字化转型的路径和成果,“2022年,迪欧家具通过ERP优化调整内部业务流程,随后快速推进SRM系统,借助SRM系统平台打通内外部供应链,从而构筑高效协同的供应链管理体系”。

迪欧家具采购总监王家桂也表示,通过SRM系统实施,一方面改善供应链环节企业与供应商之间的协作能力,另一方面通过规范化、阳光公正的供应链平台来为迪欧营造健康的产业环境。

阮总透露,为了找到匹配企业需求的SRM系统,迪欧展开了严格的选型。在携手携客云之前,迪欧对比了4家SRM系统服务商,从服务口碑、功能应用、部署能力、实施周期、成本投入等各方面谨慎评估,最终才选择携客云作为供应链数字化战略合作伙伴,共同推进供应链数字化高效协同。

02供应商数量庞大,协同效率低,如何规范?

迪欧家具的供应商从粗放式管理中积累起来,数量不断增多,水平不一。受制于供应商不规范的管理,企业在采购订单管理上出现很多困扰,比如协同效率低,询报价不透明、不阳光、不公平,严重制约企业发展。

1. 清理“僵尸”供应商,5000多家供应商在线建档

虽然供应商数量庞大,但很多都是“僵尸”供应商,即合作过一两次、多年都不再合作的供应商,躺在供应商档案里“吃灰”。于是,迪欧家具从供应商清理入手,将不符合管理要求,未来不可能再合作的“僵尸”供应商清理掉。在携客云的指导下,将5000多家核心供应商纳入在线档案并建立规范的供应商准入机制。

阮总说,“以前,供应商档案分散在各个部门,资料统一管理非常困难,历史数据也无法比对查找。供应商建档走的是纸质流程,可能某个领导签字同意就可以了。现在,新供应商建档需要经过系统审批,每个流程环节提交相应资料,内容确认后才能建档,严格的准入机制可以完全杜绝不良商家进入我们的供应商行列”。

目前,在携客云平台上,供应商档案管理中详细记载着5000多家供应商的基本信息、绩效、送样情况、供应商资质、供应商合同、供应商问卷、物料资质、报价记录、联络记录、评估报告等内容,方便管理者随时查看供应商表现和调取相应资料。

阮总表示,供应商全流程规范化管理后,采购效率得到明显提升,从下单到收货供应商能够积极配合,协同效率大幅提高。

2. 10分钟询报价,供应商不再虚高报价

迪欧家具采购主管朱华芳也谈到供应链转型后的应用体验,“健全的供应商档案管理对于采购询报价也起到非常好的参考作用。采购询报价中,采购员可以调取供应商答交、品质、配合度等情况,尤其是历史报价记录都是一目了然,有利于采购员根据综合评估结果选择最合适的供应商。”

同时,迪欧家具利用携客云平台发起询价的流程是公开透明的,规避采购员不做比价、漏询漏项的情况,提升询价效率,控制采购成本。

“以前,供应商询价、转成采购订单、供应商答交都要线下操作,最快2小时才能完成一项物料询报价工作,现在上线SRM系统后,10分钟即可完成从询价到下单。而且供应商知道SRM系统具有自动择优的能力,所以不敢虚高报价,否则在2-3家供应商比价中,他就没有机会接到我们的订单了”,朱主管补充到。

(上图数据仅为参考,非实际发生)

3. 供应商表现有据可查,尽显数据价值

通过携客云平台,迪欧家具与供应商的协同往来积累了大量的数据,这些数据渗透到各个业务层面,帮助企业进行管理分析与决策,尽显数据价值。

比如,考评供应商绩效时:通过平台调出供应商的交付达成率作为重要参考依据;将询价招标中标率高的供应商数据(价格优势、支持力度、能力配合方面)提炼成报表分析;来料检验时系统记录每一次来料检验数据并以月度/季/年度周期计算供应商品质合格率;后台设定规则权重对供应商进行ABCD分级管理……总之,从各个维度提取数据来客观评价供应商,实现供应商优胜劣汰,帮助企业梳理更优质的供应商资源,达到持续优化供应链体系的目的。

(上图数据仅为参考,非实际发生)

王总表示,SRM系统不仅有效解决了迪欧家具当前供应链管理中的诸多痛点,也为企业当下的管理决策和未来战略提供重要的数据支撑。在迪欧供应链数字化发展过程中,携客云SRM系统无疑是推动企业进步的重要环节。

声学技术引领者——声博士:携手携客云,开启供应链数字化战略合作

近日,声学技术应用领军企业——声博士与携客云正式签署SRM项目合作协议,以携客云SRM供应链协同平台为声博士注入全新供应链数字化解决方案。推动企业供应链实现高效协同,并以携客云供应链平台丰富的企业资源为依托,将声博士优质且丰富的隔音吸音声学产品推广给更多对安静舒适办公和生产环境有需求的企业客户。

签约仪式受到双方领导高度重视,声博士董事长殷艺敏和携客云CEO张剑峰亲自出席,双方团队共同见证了这一重要时刻,声博士正式开启供应链数字化战略新篇章。

01 声学技术应用领军企业——声博士

广州声博士声学技术有限公司(简称“声博士”)创始于2008年,专注于噪声控制技术及产品研发制造。公司业务覆盖建筑、汽车、船舶、高铁、地铁、军工等领域,是番禺区重点支持企业和重点纳税贡献企业。声博士公司在声学领域突破多项科研成果,获国家高新技术企业,广东省专精特新企业,广州市两高四新企业,番禺区民营科技术创新百强企业,广州高科技20强企业(排第16位)、2020年粤港澳大湾区最具创新力公司50强、2023年获粤港澳大湾区战略性新兴产业领航企业,香港品质保证司“湾区制造”认证等荣誉称号。

持续五年为特斯拉、苹果、亚马逊、波音飞机、联合航空、华为、阿里巴巴、字节跳动等世界500强企业声学产品供应链。

声博士在建筑声学领域的便捷建声系统、静音舱、隔声门、隔声降噪系统、工程建声系统等具备丰富的产品积累和专业优势。其中静音舱系列在打造安静舒适办公环境的应用尤为突出。

静音舱,由声博士创造与命名,是其基于对环境声学的理解,遵循心理声学和生理声学的科学态度,设计和研发出来的声学产品。

商务办公应用:静音舱创造了独立交流机会,保证有效的沟通,减少管理成本。一杯咖啡,一通私话,一群闲聊,Soundbox静音空间可以各有各爱,让工作节奏不再被绑架。

教育培训应用:用于学校、图书馆、培训机构等场所,为学生和教师创造专注的学习和交流环境。

家居学习应用:孩子用于阅读、学习,让孩子的专注不再因生活噪声而扰乱。

02 携手携客云,探寻供应链发展新机遇

声博士携手携客云开启供应链数字化战略合作,借助携客云丰富的制造行业供应链管理经验,解决声博士在供应链管理上的诸多痛点,满足企业采购供应链管理各个环节的切实需求,实现供应商规范管理、采购订单协同、采购收货协同、供应计划协同等,让每一笔采购都高效受控;

同时,另一方面,借助携客云供应链协同平台上汇集的众多供应商资源,展开积极寻源报价,实现采购管理的有效降本;并借助平台资源在声学技术应用场景,探寻更多优质合作伙伴为客户创造更多价值。

此次合作不仅是双方战略合作的起点,更是声学技术应用领域的新篇章。双方将共同努力,打造供应链数字化管理的行业标杆,为声学技术领域供应链发展注入新的活力。

半年省出120万,量能动力打开采购降本新思路!

在新能源电池行业,采购成本受原材料价格波动的影响很大,企业通常采取套期保值、库存管理、供应商谈判及研发技术创新等多种风险管理策略来减轻价格波动对成本和利润造成的影响。但企业为了更灵敏、高效地应对市场波动,仅用这些手段又是不足够的。

作为专注研发、生产、销售绿色可充电环保电池的量能动力,在重新审视自身的采购业务之后,找到了有效的改善工具,仅用半年时间节省出120万的采购成本,为我们打开了采购降本的新思路。他是如何做到的呢?

01

新能源电池行业,如何提高询报价的精准性、及时性?

新能源电池行业对金属锂、锰、镍等金属材料的依存度较高,采购价格很大程度取决于金属行情的波动。目前,量能动力已经成为我国TOP3的镍氢电池生产商,在锂电池生产上的日产能达到60万Ah,对锂、镍等原材料的采购需求非常大。

在采访中,深圳市量能科技有限公司总经理袁磊一针见血地指出:新能源电池行业,原材料采购价格跟随金属价格变动,当金属价格变动越大,对企业询报价的精准性和及时性要求就越高。”

袁总表示,在没有找到有效的改善工具之前,企业对金属原材料的询报价都是先由采购员寻找2-3家供应商询价,根据当天的金属价格或者一周的平均价来洽谈产品的当期价格。整个过程通过手机微信、电话方式沟通,询价效率很低。

特别是当金属材料的基础价格处于上行期,企业询报价花费时间很长,随着原料价格一路走高,就会给企业采购成本造成很大压力。如果采购物料十分紧急,为了尽快答交,采购员是否真的询过多家供应商,选择的供应商是否报价最合适,也缺乏稽核的依据。

1.启用SRM询报价,半年节省120万采购成本

如何才能保障询报价的精准性和及时性呢?量能动力导入了携客云SRM系统。通过启用SRM询报价功能,在线向供应商发起询报价。在公平公正阳光的系统平台环境中,企业得以快速筛选最具性价比的供应商。

袁总表示:“上线SRM之后,采购订单从请购、询报价、供应商答交到订单下达由原来的2天缩短为0.5天。不仅提升订单处理的及时性,也实现了采购降本,降低的金额在120万左右。”

2.携客云如何构建公平公正阳光的询报价平台?

据悉,携客云为量能动力配置了标准的询价函模板,供应商根据模板填报材料成本、加工费等关键明细。采购询价时,通过系统将询价函发送给供应商并开启限时报价,形成供应商竞相报价,之后系统再自动比价,帮助企业筛选合适的供应商。

采购管理层可以在系统中清晰查看各个供应商所报价格,比价看板一目了然,整个询报价环节的流程公正公平阳光,供应商不敢虚高报价,反馈更快速。既提高询报价工作的效率,也保障采购价格的精准性。

而且询报价完成之后,采购员无需再做采购订单。袁总称,携客云SRM连通ERP,从发起请购需求、询报价、供应商答交都通过携客云平台实现,询报价流程完成之后即可自动转为采购订单,省掉了下单的工作量。

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来料检验单按角色权限审批,严谨且高效

新能源电池行业还有一个典型特征就是对品质安全性要求高。立志成为数码及小家电行业电池领军品牌的量能动力也为车厂供应电池。在IATF 16949认证要求下,量能动力对供应商来料的品质安全性把控更为严格。

在上线SRM之前,量能动力的来料检验单据通过纸质流转,对于来料是否合格、退货还是让步接收的处理要走层层审批,从IQC初步判定,再到品质经理、PMC、技术经理,逐级判定。

袁总表示,“这个行业涉及的物料种类非常多,有原材料、包材、辅料还包括半成品电芯等等,不同的物料检验标准不同,需要匹配不同的检验模板;同时检验报告单要经过不同部门的审批,流程既严格又相对复杂,经办人多,审批用时久,协同起来慢。”

为此,携客云为量能动力提供不同类型的检验模板,满足不同物料的检验需求。对于来料检验结果的判定,在携客云中启用审批流,按照不同岗位角色,进行灵活的权限分配,从而保障审批过程中权责清晰,流程高效流转。

袁总特别提到,审批过程中,携客云的提醒功能起到很好的作用,“通过手机移动端提醒,我们就可以进行审批,包括品质来料检验的状态等都可以实时查询到。自从上线携客云SRM后,量能动力的来料检验合格率提升至97.5%”。

他还表示,提醒功能不止针对审批,供应商来料也可以设置提醒,“在采购订单下达之后,供应商到货的前三天,携客云系统自动向量能动力采购跟进人员发送到货提醒消息,正是有这个提醒,推动我们整个订单准交率提升了2%”。

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大订单拆分送货,控制交期、改善库存

下达采购订单的环节,携客云也发挥了不错的作用。近年来,新能源电池行业处于爆发期,企业订单量激增,量能动力向供应商下达的采购订单量也相当大。

袁总表示,有的供应商在接受了一整批大订单之后,他可能会按照约定的截止时间一次性送货,对量能动力的库存造成很大压力。即便是与供应商沟通和要求分批到货,也很难从制度上约束。

现在借助携客云SRM系统,量能动力可以在下单时设置成分批送货。根据销售端的交期,结合答交时间期限,将一个采购订单拆分成不同批次,设置为不同的送货时间,有效减缓库存压力。

袁总表示,“分批到货实现了比较好的库存管控,我们统计后发现库存周转从去年的12次提升到现在14次,库存周转率提升了17%,到货交期也得到了有效控制。”

同泰怡:1周上线SRM,收料员减少2人,这就是采购数字化的效率!

当一些企业的采购数字化战略还停留在漫长的选型及高难度的部署时,同泰怡已经另辟蹊径,仅用1周时间就实现了SRM采购系统的成功上线。速度之快,让人感叹!

同泰怡IT经理方梓睿透露,同泰怡在1周内完成SRM部署,无缝集成ERP、MES内部管理系统以及核心供应商导入,实现从采购订单下达到执行的账务与实物对应,采购过程全面可追踪。

不仅上线迅速,管理效率也十分显著。采购流程一经打通,收料人员就由3人降至1人。如此高效的上线效率与管理效益,同泰怡是如何做到的呢?

01 不定制,非本地部署的SaaS SRM,能满足企业需求吗?

作为一家专注于服务器和存储等数据中心产品的研发、生产、销售、服务于一体的软硬件厂商,同泰怡的产品线涵盖数据中心云计算、大数据、人工智能、国产信息安全四大领域。

在上线SRM采购系统之前,企业内部信息化系统已经全部落地,唯有采购环节还存在短板,存在人工作业量大、效率低、采购数据无法跨系统流转的情况,亟需通过采购系统将整个供应链体系串联起来。

方经理表示,同泰怡想要一款“不需要太多的定制化开发,不需要自建机房、网络,减少安全维护,能够大大降低企业系统投入成本及运营成本”的SRM系统。

这种选型方向符合大多数中小型、快速发展的企业需求,也意味着企业不能沿用传统定制化系统的选型思路。由于同泰怡致力于服务器和存储产品多年,已经具备良好的信息化基因,同时对新兴技术应用的接受度和认可度高。所以,在选型时,同泰怡很快将目光锁定在应用新一代云计算、大数据技术的SaaS SRM系统上。

当然,SaaS SRM市场的服务商也不少,如何能够找到最适合企业的SRM系统呢?

方经理表示:“服务商虽然很多,但对比下来携客云产品的专业度更突出。深入选型时我们就发现携客云在系统成本、部署周期、安全性上更具优势。携客云的SRM是标准化的,仅需2-3万一年的投入成本,就能快速部署。特别是在方案沟通中,我们还发现携客云的顾问团队对服务器行业采购业务的理解比采购同事还要深刻,这也为我们双向匹配以及后面1周上线打下良好基础。”

02 1款服务器的采购物料五六百种,订单如何高效处理?

同泰怡采购总监肖辉表示,服务器行业最大的特点是少量多样。一个服务器产品项目,大到结构件,小到电子件,物料种类多至五六百种,如果没有强大的采购系统去支撑,是很难高效管理的。

仅从采购订单的审核盖章来说,按照公司正常的流程,从审核流程到盖章用印流程再到传递给供应商,需要3-5天时间,这个过程还不包含订单需求沟通及物流时间。上线SRM之后,采购流程实现在线签核,能够及时跟供应商端同步,供应商1天内就可以完成线上答交。

更重要的是,采购订单的在线化处理,免去了采购员与供应商反复的、低效的电话和邮件沟通,也无需人工整理采购需求后再去ERP下单,携客云SRM与ERP的无缝集成使得销售订单一键转为采购订单,供应商登录携客云平台就可以根据企业需求进行应答和确认,收到需求即可启动备料,大大缩短沟通时效,提升采购订单处理效率。

03 多工厂模式、仓库分散,却能精准掌握收货情况!

为了提高市场响应能力及成本效益,服务器行业一般采用多工厂模式,仓库大多分散在各地。

像同泰怡,采购部设立在深圳研发总部,而工厂分布在福州、银川地区。当企业发起采购需求前,采购需要跨区域与不同部门之间先沟通,由PMC计算分配不同仓库之间的物料需求,采购收货时更需要及时知晓到货情况及交货差异。如果没有系统统一管理和处理到货与收货数据,就无法实现采购与供应商、与各地仓库之间的高效协同。

在上线SRM之前,同泰怡的送货单、包装外箱上的条码都是由人工做的模板,供应商自行打印信息并贴上。但是由于同泰怡只提供模板,供应商实际贴上的送货单纸张大小、字体都不同,仓库收货需要仔细核对,效率比较低。

上线SRM之后,首先统一和规范的就是送货单,包括纸张大小、规格、字体等。而送货单上的送货信息直接关联采购订单,无需供应商自行填写品名、送货数量等,减少人工填报带来的错误。对于仓库来说,收料的效率也会大大提升。

肖总进一步解释,“供应商物料送到仓库后,通过条码一扫,所有送货信息就都显示出来了。即使出现交货差异,扫码第一时间就会发现数量不对,无需人工判断。而且同一个订单的物料,分配到A/B/C不同的仓库,也是可以通过送货单查询到的。”

上线SRM之后,采购收料员从3人减少至1人,不仅提高采购收货效率,也降低了用人成本。

04 SRM应用不受ERP升级影响

此外,在上线SRM之前,同泰怡还有过ERP升级的顾虑:原本企业应用的是较低版本的金蝶ERP,随着发展规模扩大,企业决定升级到金蝶云星空。

当时恰逢SRM系统进入选型阶段,企业不得不考虑ERP升级的影响。一旦ERP 发生升级,SRM能否顺利切换?集成开发难度如何?毕竟ERP作为企业信息化的基础,系统升级牵一发而动全身。

然而,在系统集成能力的评估中,同泰怡发现携客云SRM早已与市面上主流ERP系统实现无缝集成,携客云采用的集成配置模块可以轻松接通ERP系统,实现ERP供应数据无痕上云,无需线下进行相关的硬件与软件部署。后来,事实也证明,携客云SRM应用不受ERP升级影响,上线效率还非常快!

康奋威:自从上线SRM,供应商合同实现电子化,采购收货效率翻倍!

随着供应链管理挑战的日益增多,企业不得不寻找创新性的解决方案以提高运营效率和竞争力。康奋威作为一家专业从事智能装备研发与制造的企业,在面对采购收货延误、合同管理低效等供应链痛点时,采取了积极的数字化转型举措,为企业供应链管理打开了新思路。

杭州康奋威科技股份有限公司(以下简称“康奋威”),专业从事智能装备研发与制造,业务领域涵盖太阳能光伏新能源和智慧物流两大产业链。

由于服务高速发展的朝阳技术型产业,客户对装备质量要求异常严格,交期紧。在供应链管理上,康奋威需要与供应商紧密配合,通过高效运作来及时响应客户订单。

据康奋威采购主管高荣侠讲述,过去企业在采购收货、合同处理等方面备受困扰,常常面临收货情况无法及时掌握,合同处理低效等问题。自从上线携客云SRM,企业实现采购数字化管理,减轻采购工作量,采购收货效率提升了一倍,并带动供应链整体运作效率的提升。

无法及时掌握采购收货,如何改善?

高主管表示,企业最大的痛点在于采购收货的低效和不确定性。由于供应商送货时间缺乏系统管控,采购部门无法及时获知供应商到货进度,丢单难查实,严重则影响采购收货效率。

为了尽快改善采购收货中出现的问题,康奋威联合携客云开启一系列改进措施:

利用携客云平台实时管控采购收货。采购部门通过携客云平台,规定供应商送货时间、数量等,只要供应商实际到货,仓库扫描送货单条码即可确认到货并同步SRM系统。采购只要登录携客云平台就可以查看供应商送货状态是否标记为已到货,免去货物跟催和确认沟通,提升采购收货效率。

仓库无需先点货再通知采购员到货。以前,到货情况无法及时知晓很大程度上是因为仓库工作繁忙,即使供应商货物实际到达,仓库也要等到第二天才有空才去点货,然后再去群里通知采购。如此一来,收货时间拉长。现在,只要供应商实际到货,仓库通过扫描送货单即刻更新为已到货状态,采购收货效率翻倍。

200多家供应商的合同,全部实现电子化管理

康奋威每个月的合同单据量非常大,传统的线下合同管理方式也是采购管理的一大困扰。

高主管表示:“上线SRM之前,我们所有的合同都是人工做好之后打印出来,发送给供应商盖章再回传,非常繁琐,还要频繁跟催,合同流转的时间周期很长。现在,我们200多家供应商的合同全部通过携客云平台完成。供应商只需上传合同章或公章,在线点答交确认,就能生成电子化合同。”

康奋威启用的供应商合同电子签章功能,可在线自定义合同模板,也可选择上传合同附件;待供应商在线确认后,双方即可签署电子合同;同时,合同的审批、历史合同的查看,都可以从平台获知。不仅实现合同在线化签署,也提高了合同管理的效率和准确性。

借助携客云,康奋威快速解决了采购收货、供应商合同处理方面的问题,显著提升企业供应链管理效率和竞争力。如此细节的改善,也为相似困扰的企业提供经验参考,以便从容应对采购管理挑战,发现关键细节改善带来的价值。

创捷自动化:几十万外购件,采购效率翻倍,供应商交期缩短50%!

在非标自动化设备领域,采购环节对企业至关重要。如何高效采购零件物料、匹配供应商并确保及时交付是企业关键挑战之一。本文将介绍创捷自动化公司在此领域的成功实践,揭示数字化采购系统在供应链管理过程中发挥的重要作用。

01

从拉弯机到全球自动化产线集成商

宁波市创捷自动化有限公司(以下简称“创捷”)成立于2002年,位于中国模具之乡——宁波。公司最初专注于为汽车行业提供汽车门窗的冷弯技术,凭借卓越的机械加工制造基础赢得了良好声誉。

随着工业定制化时代的到来,市场需求逐渐向小批量、定制化生产转变,这促使更多非标自动化生产线的需求增长。创捷紧随市场变化,从最初的拉弯机制造转变为为汽车行业、电梯及民用行业提供自动化生产线的交钥匙工程服务商,最终发展成为全球自动化产线集成商。

在产品方面,创捷提供包括辊压、拉弯、机器人焊接工作站、非标自动化设备及机器人锯切等在内的多种自动化解决方案。

02 采购效率翻倍,供应商交期缩短50%

作为非标自动化生产线研发制造企业,创捷公司提供的产品不仅是客制化的,更是交钥匙工程的完整解决方案。随着一条自动化生产线所需物料种类的庞杂性以及外购零件数量的增加,供应链前端的采购工作变得尤为重要。

创捷公司供应链总监赵校冠先生表示:“根据2023年外购零件数量的统计数据,数量已超过几十万个。针对如此庞大的外购需求,单靠人工进行采购工作将不可避免地导致错误和遗漏。”

赵总指出:“为了提升零件物料采购的效率,我们选择依托数字化系统的力量,引入了携客云SRM系统。”

1.快速询报价,降低采购成本

创捷公司的首席CIO王佩在回顾上线SRM系统之前,回顾了在采购询价方面所面临的挑战:“以前,采购人员需要逐个向供应商询价、整理报价单,再沟通交货期。若需向10家供应商询价,这一沟通流程就要重复10次,耗费大量时间和精力。”

“目前,采购与供应商的整体沟通协同效率翻倍”,王总表示,“通过携客云平台,采购人员可一键发起询价需求单,填写物料类型、数量、材质、交货期等信息,供应商可在线回复和报价;采购可向企业现有供应商询价,也可指定外部供应商,还可邀请平台上的供应商参与报价。同时,平台设定询价截止时间,供应商必须在规定时间内报价,提高询价流程效率。”

对供应商而言,这也提升了效率,减轻了工作量。通过携客云平台,供应商可实时了解创捷发起的订单或询价单情况,清楚下一步操作,无需催促。

“SRM系统的上线对整个公司管理具有重要意义,创捷与供应商的询价有据可查,所有询价都是在多家供应商比价后产生的,在一定程度上降低了公司的采购成本”,王总强调。

2.规范送货管理,供应商交期缩短50%以上

在供应商送货方面,SRM系统发挥了良好的规范作用。鉴于创捷公司的供应商大多为加工类供应商,信息化水平不一,缺乏完善的ERP系统,送货单格式各异。在SRM系统上线之前,供应商送货时间无法依赖系统监控,导致存在送货延误的情况。

携客云平台上线后,创捷公司规范了供应商送货单格式,要求供应商按照统一模板打印送货单,并附带条形码,以便扫描获取送货信息。此外,系统实时更新送货到达的环节。系统还设定了送货时间要求,供应商不得提前或延误,确保准时交货。

供应链总监赵总透露:“根据日常车间反馈,携客云平台上线后,供应商交货期限缩短了50%以上。”

03 “必然”的数字化与“偶然”发现的携客云

王总认为,供应链数字化对企业而言是必然的趋势。随着客户对交货期和品质的要求不断提高,以及主机厂对客户交付要求的增加,创捷必须通过推动供应链数字化来提高采购人员效率、降低采购成本以迎接竞争挑战。

结识携客云平台虽然是一次“偶然”的机会,却成为了创捷公司供应链走向数字化的契机。

仅仅一年前,王总在参观苏州某合作伙伴的工厂时发现,该企业将所有供应商整合到携客云平台上进行协同,显著降低了采购成本并提升了采购人员效率,实现了真正意义上的供应链一体化协同。因此,王总抓住了这个“偶然”的机会,将携客云SRM系统引入了创捷公司。

04 与其他SRM项目不同,更具开放性

应用携客云后,赵总对携客云给予了高度评价:“携客云的独特之处在于其开放性。与其他SRM项目不同,携客云以开放态度满足企业各种需求。我们可以在平台快速发起询价、下采购单,也可以轻松查看平台上供应商公开发布的订单需求,甚至利用平台的携选工品商城采购非生物资。这种开放性使得供应链资源在平台上得以互相利用、合理配置,为企业提供了极大的便利。”

祈禧集团:我为什么用SaaS SRM替代ERP的SRM模块?

信息化时代,ERP的普及改变了传统管理模式,带来现代企业管理的全面变革和进步。而数字化时代,仅凭ERP单打独斗,是否还能应对企业日益精细化的业务管理需求?

深入数字化变革的祈禧集团以切身实践告诉我们,不能。

宁波祈禧智能科技股份有限公司(简称“祈禧集团”)致力于大健康产业,是一家专注速热饮水机研发制造的集团型企业。随着大健康市场的发展及人们健康饮水意识越来越高,祈禧集团对饮水设备的供应效率和品质更加关注。

过去,祈禧集团通过ERP中的SRM模块管理企业供应链。然而,随着企业深入发展,祈禧集团意识到精细化的供应链管理,ERP力所不能及。最终携客云SaaS SRM接力ERP,助力祈禧进一步推动供应链数字化升级。

01 ERP中已有SRM采购模块,为什么还要外购专业的SRM?

两年前,祈禧集团通过ERP中的SRM采购模块管理供应链,虽然模块功能已经很成熟,但是实际应用起来并不方便。祈禧集团供应链部长齐彩侠向我们讲述了SRM采购模块管理业务时的一些困扰:

1. 采购下单,需要手工配合

由于ERP侧重企业内部管理,数据和信息无法在线实时共享给供应商。祈禧集团为了在ERP系统尽快下达采购订单,花费了大量人力和时间在沟通环节。

采购下单前,采购员要通过QQ、微信等方式将下单需求截图给供应商,通过电话与供应商沟通确认订单信息,之后还要不断跟催供应商回复交期。这种手工配合的方式使得祈禧集团的订单答交延误率达到30%以上。

而专业的SRM系统则可以替代以上手工作业,实现从询单、下单、答交、收货、对账全流程在线协同,减少不必要的人力消耗,提高采购处理效率。

2. 生成&打印收货条码,流程繁琐

“通过ERP的SRM采购模块来生成&打印条码标签,流程非常繁琐,供应商接受度也不高,仓库扫码收货的操作步骤多”,齐部长表示。

通过ERP的SRM采购模块执行采购收货时,收货条码标签由企业打印,供应商配合度低;完成扫码收货时,货物流转状态、物料的收货状态也不能实时传递给供应商,会有延迟和不确定性。

而专业的SRM系统可以很好地规避以上问题,其条码功能与供应商连接更紧密、更便捷。

“在携客云SRM系统上,祈禧集团的供应商只需点击已送货,SRM就能自动生成条码,送货时供应商可自行打印将条码贴在物料上”,齐部长说到,“由于祈禧集团打通了SRM与MES、WMS,仓管在扫码收货时,物料检验合格就可以直接入库,简化了收货步骤,提升收货效率和准确性。”

3.供应商绩效依赖BI报表取数

“以前,供应商绩效考核要通过BI报表取数,再打通ERP才能实现;供应商档案的审批也要通过OA来审批。而携客云上,供应商档案建立、询价、招标等功能可以全系列用起来,就不需要祈禧再通过BI报表去重新开发流程”,齐部长表示。

事实上,携客云SRM建立从供应商开发、认证、绩效、退出的全生命周期管理,精细化管控供应商在采购寻源、资质管理、询价招标、竞价平台、比价评审,到采购下单、供应计划协同、来料检验、采购送货中的综合表现,以答交准时率、准时交货率、批次合格率等多维度在线考评供应商绩效,无需通过BI报表取数,提升供应商考评效率和客观性,也便于企业与供应商建立长期积极稳定的合作关系。

齐部长表示,“2024年的改善目标就是通过携客云SRM建立供应商档案,从供应商合同的签订到供应商绩效考核都通过携客云来实现。”

4.系统界面复杂,操作有难度

此外,绝大多数传统的ERP系统操作界面都比较复杂。这种复杂性导致用户在学习和使用系统时常常遇到困难,祈禧集团在应用ERP系统的SRM采购模块时也是如此。

携客云SRM正好弥补了这一“硬伤”,作为SaaS化的SRM软件,携客云更注重用户体验和界面设计,系统简单易用,供应商更愿意参与到线上协作中来。

齐部长表示,“携客云SRM有针对性地在流程上做了简化,比在ERP中操作更便捷,核心供应商很快适应上线协同。”

02 市面上很多SRM系统,为什么还是选择了携客云?

相较于ERP,供应链管理系统所需的操作便捷性和友好的应用体验,市面上很多SRM系统都能满足,为什么祈禧集团还是选择了携客云?

齐部长表示,“携客云在功能设计上更全面,性价比更高”。

在大健康产业链升级的背景下,祈禧集团展开整合集团供应链,缩短采购周期,降低采购成本的战略布局,不仅为解决企业内部供应链管理问题,也为更好地服务海尔、美的、沁园、安吉尔等品牌客户。

围绕企业布局,祈禧集团需要一套功能覆盖面全的供应链管理系统来执行落地:不仅让系统代替人工,提升采购工作效率,保障订单交付;还要从整体上提升供应链各个部门、各个环节协同效率;从源头管控供应链,建立供应商全生命周期管理……

携客云SRM投入成本低、部署周期短、功能全面,更符合祈禧集团的整体需求。而且上线后快速凸显的数字化效益也印证了祈禧集团的正确选择:

1. 采购订单答交率提升至90%以上;即使没有达标的部分,系统也会提醒企业在限定时间内解决并自动列入供应商绩效考核中。

2. SRM系统严格管控来料,物料齐套率从70%提升到80-90%。

3. 财务对账的效率提升50%,对账由2人减少至1人,其中1人被安排去做供应商开发和核价工作,让人力资源往更有价值的地方倾斜。

协昌科技:几千种物料,财务对账仅需3天,入库做单3分钟!

协昌科技是一家从事运动控制产品、功率芯片研发、生产和销售的集团型企业。经过多年发展,构建了上游功率芯片、下游运动控制产品协同发展的业务体系。

复杂的业务生态也随之加深了供应链的复杂化。随着企业数字化战略的持续推进,协昌科技决定改变供应链的管理方式,更大程度地提高供应链的适应能力和灵活性,应对复杂的业务生态带来的挑战。

令人欣慰的是,这一改善取得了一些显著成效。我们从协昌科技采购部、仓管部和信息部相关责任人那里了解到,协昌科技借助携客云SRM顺利实现供应链数字化,打通了供应链各个关节,企业与供应商之间达到高效协同,内部供应链的运作效率也得到明显改善,从工作方式、业务场景到管理思路,都在向更灵活、适应性更强的方向转变。

01 几千种物料,财务对账仅需3天

协昌科技采购经理华静表示:“最直观的变化体现在工作方式上,采购人员不需要去跟踪订单信息,从SRM系统平台上就能看到供应商是否发货、发了多少件,包括物料什么时间到货,仓库是否已经点料到位,检验过程存在什么问题,都能实时看到信息反馈。”

而在上线携客云之前,协昌科技的采购工作不仅量大,而且方式传统。由于采购物料多达几千种,采购员每天像“搬运工”一样,将人工统计的采购需求信息一个个“搬进”内部系统,才能进行下单,耗时非常久。

SRM的上线颠覆了传统模式,采购员可以通过SRM系统在线下单,供应商在线回复和答交,企业用系统思维处理采购工作,带来供应链协同效率的提升,同时规避人为造成的失误错漏。

“最明显的变化体现在供应商对账”,她强调,“以前财务花费10天才能完成对账,现在3天就可以搞定。”

对账周期足足缩短了7天,为什么改变会这么大?原来,原有的对账流程中,采购员要等供应商的对账单传过来以后,才能由财务进行核对。若有问题,采购人员需要先手工记录再到内部系统中去修改,再发起审核。每个月从第一个供应商对账到最后一个供应商对账完成,一般要10天。

而上线携客云之后,供应商对账在线进行。系统允许供应商在线发起对账,不需要采购事事亲为。一般来说,供应商为了及时拿到货款,会非常主动的在线发起对账,而且单上自动附上发票凭证及收货明细,对账信息一目了然,财务配合供应商在线核对即可。

02 品检&入库“又严又快”,入库做单3分钟

除了对采购和财务工作带来便利,协昌科技仓库经理徐巍表示,携客云对仓库管理的帮助也很大。

由于协昌科技供应商类型多且涉及行业范围比较广,送货单格式各式各样,内容填写也不规范。借助携客云,协昌科技首先统一送货单模板,用规范化和标准化的流程管控送货行为,让仓库收货更便利更准确。

同时,在品质管理、入库管理上也做到了细致管控,可谓“又严又快”!

品质管理上“严”,未经检验的物料不得入库。通过扫码检验每一批来料,记录来料检验信息,未经检验的、检验有问题的物料无法在系统上办理入库,从根源上杜绝未检物料误拿产线的情况。

入库管理上“快”,送货单自动转入库单。当供应商来料检验合格后,送货单自动对接ERP系统,点选即可转成入库单,减少仓库制单时间,提高入库效率。在上线携客云SRM之前,仓管入库做单都要花费20多分钟,现在仅需2-3分钟。

从采购下单-供应商出货-来料检验-仓管入库-财务对账,协昌科技已经建立完整的数字化供应链管理流程,采购前端与生产端、仓储端、财务端打通,数据可以实时传递,业务场景也更加规范化。

03 变革方向&目标明确,选型“自然而然”

纵观整个供应链数字化之路,协昌科技似乎走的非常顺利,效益也很显著,这是为什么呢?

协昌科技IT工程师纪亚博告诉我们,SRM的实施并非孤立存在,一方面,它作为协昌全面数字化战略规划的重要部分启动,是企业循序渐进推进全面数字化战略的结果;另一方面,SRM实现与企业内部管理系统ERP、WMS之间的良好集成,系统之间协同作业,解决整个供应链长期以来协同低效的问题。

对于供应链数字化,协昌科技变革的方向和目标一直都很明确:“改善企业与供应商之间及内部供应链的协同效率,让沟通高效,数据传递安全,业务管理标准化,从而提升整体运营效率。”

所以,在选择供应链数字化解决方案时,协昌科技围绕业务功能、系统集成能力、供应链规划与管理、安全性及成本投入等多维度展开调研,对比了多家服务商之后,他们认为携客云最匹配公司的供应链数字化建设需求。

尤其是携客云的业务功能模块化能够给予企业灵活配置系统的权限,与ERP的无缝集成大大降低了自主开发的难度和风险,此外,携客云平台还有简单易上手操作、低成本等优势,诸多因素综合在一起评估,协昌科技携手携客云便成了一个自然而然地的选择。

一张小小送货单,隐藏多少效率成本?看过湖光电器的改善效益才明白!

在制造工厂的采购环节,送货单可不是一张简单的、不起眼的记录纸,它是连接着供应商和客户的关键纽带,隐藏着最容易被老板们忽视的效率成本。

小小的送货单,竟能牵出这么大“瓜”?当我们深入了解湖光电器采购数字化转型前后的变化,才发现看似“平平无奇”的送货单确实给企业带来不少管理挑战,好在湖光及时发现问题并机智应对,从根本上解决了数字化道路上的障碍。

01

服务于电力行业,采购物料标准高、要求严

无锡市锡山湖光电器有限公司(简称“湖光电器”)作为一家专业为配电网络提供柱上智能开关的企业,是电力行业的主要供应商之一。

由于供货电力行业,湖光电器对于采购物料标准高、要求严。比如,高度精密和关键技术装备的采购,要保证采购材料和零部件满足质量标准;对于特殊原材料采购,需要特定的高性能或符合特殊认证;企业还面临地区需求差异,采购品种和数量各地不一……

面对如此严格的采购流程,湖光电器在与供应商协同上却不尽如人意,供应商送货迟迟不能规范起来,送货单更是一言难尽。在采访中,湖光电器采购负责人诸伟刚高频次提及“送货单”,也让我们发现了由送货单牵出来的一系列问题。

1.参差不齐的送货单,规范无从下手

湖光电器供应商数量多、分类多,供应商提交过来的送货单五花八门、参差不齐,单单是送货单的格式和信息填写就存在很多不规范的现象,给采购工作造成不便,但统一供应商送货单又很难得到响应。

“有的供应商手写送货单,有的用复写纸,还有一些用绿色联或者黄色联的送货单,不同规格、不同颜色的都有;送货单上的物料品名、订单号等信息填写也不规范,常常需要采购员查询系统后补充上去。”

2.送货单转报检单,中间隔着超负荷的工作量

湖光电器既要保障采购高标准和严要求,又做不到完全规范供应商,怎么办?最终,湖光电器的采购部“扛下了所有”,从采购下单到收货入库,采购部担起名义上的主导角色,事实上做着查漏补缺和系统衔接的工作。

当货物来料报检时,采购员首先要联系供应商或者仓库才能知道物料已经到货,然后要去ERP里做收料通知,再根据送货单做报检单。

湖光电器每个月大约要下400多张采购订单,2000多万的物料,报检任务可想而知。从送货单转报检单,中间隔着超负荷的工作量,导致采购员的时间精力都花在跟进来料、制单和跟进审核上。

“这个动作占据大量时间而忽略了采购中更为重要的环节。比价询价和寻找新的供应商,反而变成了采购员有空才能做的事”,诸总感慨到。

3.送货单流转到哪里了?供应商也不清楚

由于湖光电器的订单信息不能实时共享,供应商送货总是提前或者推迟,所送货物究竟是待检还是入库,采购员也不能及时反馈给供应商,送货单流转到哪个环节了?供应商也不清楚,甚至货物有问题,供应商等到月底对账时才知道。

送货单是湖光电器与供应商之间往来合作的重要凭证,这张单从物料出库,经物流流转到湖光,再从检验入库到对账结算,环环相扣,本来就已投入大量的人力、时间、精力。如若像上面所述,发生任一环节“掉链子”就会迅速拉低整体采购协同效率,产生更多的效率成本。

02 

双赢的采购数字化方案,让问题迎刃而解

那么,由送货单牵出的一系列问题如何解决呢?诸总告诉我们:“上线携客云SRM之后,湖光电器遇到的一系列采购问题迎刃而解。”

携客云为湖光电器提供了一种双赢的解决方案,既能实现湖光与供应商之间协同提效,又易于双方使用操作:在携客云SRM平台上,湖光电器打破了与供应商协同的壁垒,打通了与ERP的数据交互,不仅从源头上规范了送货单格式,还提升整体供应链协作效率,采购、仓库、财务各部门与供应商的工作效益都有了不同幅度的提升。

1.自定义送货单格式,供应商送货100%规范

通过携客云平台,湖光电器的采购员可以自定义设置送货单的格式,设定订单编号、物料编号、规格、型号、数量、品名类目,所有上线供应商使用统一模板,送货单格式实现标准化和规范化。

2.单随物转,信息秒同步

通过携客云平台,湖光电器与供应商之间共享物料的发货、收料、质量以及退货信息,使双方均能够准确掌握供应物流的达成情况与异常,减少人为信息沟通、追踪,包括来料检验单、报表、不良记录、扣款单等信息实时同步至供应商,实现共同改善和提升。

“上了携客云以后,从出货-收料-来料检验-合格入库,供应商都会清清楚楚地知道他们的货物在哪一个环节”,诸总补充到,“供应商也从原来的抵触、不会用,变成习惯和依赖携客云系统”。

3.对账准确率100%,及时率98%

通过携客云平台,财务对账过程中供应商交料数量、入库情况一目了然,无需直接找供应商核对。湖光电器每个月财务对账的准确率可以达到100%,对账及时率达到98%。

4.SRM充当ERP“外挂”,全面接管来料检验

在系统使用中,湖光还发掘了携客云更多功能优势。比如,湖光启用携客云SRM全面替代ERP做来料检验。

诸总认为,携客云SRM就像ERP的“外挂”一样,以前来料检验都在ERP中进行,采购员需要手工处理并录入数据到ERP。现在,湖光已将ERP的来料检验模块关闭,改用携客云,这样可以实时将物料检验问题直接反馈给供应商,帮助供应商快速找到问题并改善。

5.采购金额翻倍,采购人数不变

对湖光电器来说,更直观的改善效益还是体现在采购部的工作效率上,诸总表示,“去年采购金额是今年的1/2,需要4个人完成采购工作,而今年采购金额翻倍了,采购部人数依然能够保持不变!”