想象一下:当采购员收到一个采购需求,只需要3秒就能完成转单、盖章、供应商回签一系列动作,免去多番与供应商沟通的过程,采购流程顺畅且交期有保障。试问,这样高效可靠的采购模式谁不想要?
佛山市威得士灯饰电器有限公司(以下简称“威得士”)早在2021年就做到了!其实,要实现这样的理想模式并不难,难点在于找到契合的方案。
01
传统的采购模式令企业“头痛不已”
威得士是一家专业生产销售天花灯具的企业,产品远销海外市场,其主营产品防火灯、LED天花灯获得欧洲和澳洲客户的广泛认可。
(威得士公司前台)
随着企业迎来智能照明的发展机遇,公司希望进一步扩张业务版图,为客户提供个性化的照明解决方案。
(威得士灯具展厅)
然而,随着订单量增多,外购物料增多,采购业务变得越来越复杂繁重,这让处于传统采购模式中的威得士“头痛不已”。
威得士采购经理张桂回忆:“因为公司做的是灯饰照明,有很多配件需要外发采购,也涉及委外管理,采购流程繁琐。加上灯饰上有很多小标贴,一个采购订单就可能包含10-20项物料。威得士每月需要处理的采购订单有1000多单,采购员需要人工转采购订单、电话和邮件与供应商沟通交期,还要跟催供应商回签,往往花费很多时间却依然漏单漏签。即使确认过程很顺利,一个订单盖章生效也得3-4分钟。”
那么,有没有什么工具能够代替人工操作,将ERP系统中的销售订单直接转成采购订单?能否通过这种工具实现在线交期确认与回签,既能提升采购工作效率,又能具有法律保障?
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意外“结识”携客云,找到契合的方案
2021年7月中旬,威得士在多方调研中结识了携客云,发现携客云SRM提供的解决方案与企业需求契合,这款工具不仅满足采购流程在线化,保证数据及时性,还符合威得士对于安全部署和快速上线的考虑。威得士与携客云“一拍即合”,通过SRM标准化的功能模块进行个性化配置,并辅以专业的上线培训,于8月初实现SRM成功上线。
1秒转单,3秒生效;7个采购员精简至5个
“使用携客云SRM之后,销售订单转采购订单一键完成,只需1秒钟;流程从转采购单、交期确认到供应商回签只需3秒”,张经理表示,“因为SRM快速打通了与ERP的数据连接,转单其实是一键操作的。目前,威得士每个月1000多个采购订单全程在SRM中处理,极大地提升了采购效率”。
在流程效率大幅提升的情况下,威得士还实现了采购人员精简。张经理补充,“以前7个人做的采购工作,现在5个人就可以完成,所以人员精简到了5个人。”
电子签章提供法律保障;24小时移动在线,提醒回签
为了保证采购订单的合法性和有效性,威得士对于供应商回签是非常重视的。
“供应商在回签过程中加盖电子签章,这样双方各有盖章,这个订单流程就是一个很重要的法律依据,也相当于电子合同了,对于交期是双重保障”,张经理解释。
以前没有上线携客云时,常常发生供应商物料已送到,回签文件迟迟回不来的情况,给企业带来法律风险和隐患。因为没有签章约束,如果供应商出现不按时交货,轻则影响企业生产进度,重则使企业遭客户投诉,甚至带来严重损失,而这些情况都没有办法从法律层面向供应商定责追责。
上线携客云后,威得士通过携客云平台提供的电子签章服务替代手工盖章方式,快速、安全且高效,从法律层面约束供应商,规范回签流程。
如果供应商外出或者没有登录电脑,怎么办?携客云支持手机24小时移动在线,系统可以设置回签期限,提醒供应商回签,预防回签漏单。
物料清单一键导出,财务对账提效
此外,上线携客云之后,威得士财务对账工作也发生了改变。由于威得士采购物料种类多,同一家供应商的对账单都有几十项,甚至有些标签可能有几百项,财务对账的工作量也相当庞大。
“使用携客云对账之后,财务可以根据不同的供应商、对账周期、采购类型进行筛选来做批量对账,也支持一键导出Excel表单,收货、仓退、应付明细一一核对,清晰明了,对账效率也是大大提升”,张经理感叹。