想象一下：当采购员收到一个采购需求，只需要3秒就能完成转单、盖章、供应商回签一系列动作，免去多番与供应商沟通的过程，采购流程顺畅且交期有保障。试问，这样高效可靠的采购模式谁不想要？
佛山市威得士灯饰电器有限公司（以下简称“威得士”）早在2021年就做到了！其实，要实现这样的理想模式并不难，难点在于找到契合的方案。
01
传统的采购模式令企业“头痛不已”
威得士是一家专业生产销售天花灯具的企业，产品远销海外市场，其主营产品防火灯、LED天花灯获得欧洲和澳洲客户的广泛认可。
（威得士公司前台）
随着企业迎来智能照明的发展机遇，公司希望进一步扩张业务版图，为客户提供个性化的照明解决方案。
（威得士灯具展厅）
然而，随着订单量增多，外购物料增多，采购业务变得越来越复杂繁重，这让处于传统采购模式中的威得士“头痛不已”。
威得士采购经理张桂回忆：“因为公司做的是灯饰照明，有很多配件需要外发采购，也涉及委外管理，采购流程繁琐。加上灯饰上有很多小标贴，一个采购订单就可能包含10-20项物料。威得士每月需要处理的采购订单有1000多单，采购员需要人工转采购订单、电话和邮件与供应商沟通交期，还要跟催供应商回签，往往花费很多时间却依然漏单漏签。即使确认过程很顺利，一个订单盖章生效也得3-4分钟。”
那么，有没有什么工具能够代替人工操作，将ERP系统中的销售订单直接转成采购订单？能否通过这种工具实现在线交期确认与回签，既能提升采购工作效率，又能具有法律保障？
02
意外“结识”携客云，找到契合的方案
2021年7月中旬，威得士在多方调研中结识了携客云，发现携客云SRM提供的解决方案与企业需求契合，这款工具不仅满足采购流程在线化，保证数据及时性，还符合威得士对于安全部署和快速上线的考虑。威得士与携客云“一拍即合”，通过SRM标准化的功能模块进行个性化配置，并辅以专业的上线培训，于8月初实现SRM成功上线。
1秒转单，3秒生效；7个采购员精简至5个
“使用携客云SRM之后，销售订单转采购订单一键完成，只需1秒钟；流程从转采购单、交期确认到供应商回签只需3秒”，张经理表示，“因为SRM快速打通了与ERP的数据连接，转单其实是一键操作的。目前，威得士每个月1000多个采购订单全程在SRM中处理，极大地提升了采购效率”。
在流程效率大幅提升的情况下，威得士还实现了采购人员精简。张经理补充，“以前7个人做的采购工作，现在5个人就可以完成，所以人员精简到了5个人。”
电子签章提供法律保障；24小时移动在线，提醒回签
为了保证采购订单的合法性和有效性，威得士对于供应商回签是非常重视的。
“供应商在回签过程中加盖电子签章，这样双方各有盖章，这个订单流程就是一个很重要的法律依据，也相当于电子合同了，对于交期是双重保障”，张经理解释。
以前没有上线携客云时，常常发生供应商物料已送到，回签文件迟迟回不来的情况，给企业带来法律风险和隐患。因为没有签章约束，如果供应商出现不按时交货，轻则影响企业生产进度，重则使企业遭客户投诉，甚至带来严重损失，而这些情况都没有办法从法律层面向供应商定责追责。
上线携客云后，威得士通过携客云平台提供的电子签章服务替代手工盖章方式，快速、安全且高效，从法律层面约束供应商，规范回签流程。
如果供应商外出或者没有登录电脑，怎么办？携客云支持手机24小时移动在线，系统可以设置回签期限，提醒供应商回签，预防回签漏单。
物料清单一键导出，财务对账提效
此外，上线携客云之后，威得士财务对账工作也发生了改变。由于威得士采购物料种类多，同一家供应商的对账单都有几十项，甚至有些标签可能有几百项，财务对账的工作量也相当庞大。
“使用携客云对账之后，财务可以根据不同的供应商、对账周期、采购类型进行筛选来做批量对账，也支持一键导出Excel表单，收货、仓退、应付明细一一核对，清晰明了，对账效率也是大大提升”，张经理感叹。
