企业在什么情况下需要导入采购管理系统?如果处于草创阶段,采购订单量极少,即使没有系统管理,1个人或许足够应付采购业务。一旦企业进入快速发展期,尤其面临充分竞争的市场环境,人工处理就会“鸡飞狗跳”,像最常见的采购下单延误、收货不及时等问题会随之而来。
这个时候,更多企业会选择导入采购管理系统来解放采购人力,提升采购效率。
作为专注于LED绿色智能照明的铭皓照明,更是很早就意识到采购订单管理对于企业运营效率的重要性,随着企业业务的稳定扩张,在2019年就导入了携客云SRM采购管理系统,5年间以系统为依托全面支撑企业采购业务,从采购下单、供应商答交到采购收货,全流程保障采购业务的高效运转。
01 致力LED绿色智能照明,月采购订单量高达10000+
东莞市铭皓照明有限公司(以下简称“铭皓照明”)是一家专业制造LED智能灯具的企业,从事绿色智能照明20年之久,凭借过硬的技术品质和制造能力立足欧美市场,实现稳定高速增长。
据铭皓照明企划中心总监罗文红讲述,伴随着业绩的快速增长,采购订单量与日俱增,随之也带来管理困扰。铭皓照明每月需要处理的采购订单量达到10000张以上,在上线SRM之前,采购员仅仅只是处理下单这个动作都要消耗不少精力,更别说跟进供应商答交、及时确认收货等工作,这让铭皓的采购部门深感困扰。
“主要是采购订单不能及时下达给供应商,仅仅只是采购下单都会耽误1-2天时间,还要打印出来扫描,然后再传真或者邮件给供应商。”
对铭皓照明来说,采购下单延误首先影响的是供应商的备货和交付。而供应商如果延迟交付,反过来又会造成铭皓照明物料齐套不及时,最终影响灯具产品的正常生产。
过去,为了保障供应商按时交付,采购在下完单之后将压力给到供应商,立马跟催供应商答交。由于没有系统的监督和提醒,采购只能通过电话和邮件跟催。如果是100个订单,采购员尚且还能一一应付,而现在铭皓照明月采购订单多达10000张,这该如何解决?
02 “省掉”下单动作,杜绝下单延误,收货不及时
随着订单越来越多,繁杂的采购工作依靠人工已经很难完成。于是铭皓照明通过系统选型,找到了携客云。
1.节省1-2天的下单时间
借助携客云SRM系统平台,铭皓“省掉”了人工下单动作,无需打电话与供应商沟通、下达纸质订单、打印回传等等,订单需求由系统生成、下单动作也由系统发起,可以节省1-2天的下单时间,也规避了手工下单造成的错漏。
2.订单信息第一时间通知供应商
罗总表示:“不仅下单动作‘省掉’了,而且订单信息一旦生成,会第一时间通知供应商。即使供应商没有及时登录PC端系统平台,也可以通过手机移动端接收,微信和邮件等渠道都会同步采购需求及订单信息,比之前用电脑传给供应商更快更及时。”
罗总强调,特别是在发生采购变更时,这种及时通知的优势更有体会。以前,采购变更的审核流程结束之后,还要将采购变更单打印出来再传给供应商。现在一旦产生变更就会自动传到携客云系统。通过携客云平台,同步推送变更信息给供应商,帮助供应商及时变更,节省很多沟通的工作量。
3. 系统实时同步供应商送货状态
此外,面对送货不及时的问题,铭皓借助携客云也发生明显改善。
以前供应商是否备好料,具体什么时间送货,采购员要不断跟踪和催促;现在,当供应商备好物料后,会通过携客云打印送货单,平台会自动转成【送货中】的状态,铭皓同步知晓供应商物料已经备好,即将送货或货已在途,无需跟催送货进度。
4.规范送货单,不能少送,也不能超送
除了送货状态实时掌握,供应商的送货单也变得规范。据罗总讲述,之前供应商手写送货单,有时候3张订单一起送,为了图省事就只写1个订单号,导致铭皓仓库收料员在点收时,数量对不上。收料员只好登录系统一一核对采购订单,帮助供应商匹配、补录另外2个订单号,才能完成收货动作。
启用携客云系统之后,每一个采购订单与送货单是关联的,订单数量是多少,交付多少由系统记录,供应商在打送货单时既不能少打,也不能超打。货送到后,铭皓仓库的收料员也不需要再做一份收料通知单。收货时,只需要在携客云点收确认即可,收货信息通过携客云SRM系统自动推送收料通知单到ERP中,至此完成采购收货工作。
03 如何让供应商快速且无负担参与采购协同?
铭皓照明的采购订单管理得以高效运转也离不开供应商的全力配合。但是,铭皓的供应商为何能够如此高效地配合呢?
系统选型之初,罗总向携客云说明了企业的选型期待:“想要一个与供应商有很好的互动,让供应商无负担的操作和使用的系统”,而携客云的产品设计恰好深刻理解了这种需求。
1.供应商上线免费,“握手”可操作
罗总表示,“携客云针对供应商上线是免费的,只要供应商上线与企业‘握手’成功,即可参与采购协同业务。相对于有些服务商向供应商也收费,免费模式的推行阻力更小。”
而“握手”动作,既可以是企业向供应商发起邀请,也可以是供应商向企业发起申请,只要通过即可成为供采合作关系,操作简单便捷。
2.不限用户数,报价更简单
罗总还指出,携客云系统的使用不限用户数。毕竟很多企业在购买系统之初,并不确定用户数买多少合适,而简单一点的报价模式更易于企业做出选择。所以综合考量,铭皓选择了携客云。最后上线效果也证明选择携客云是对的。