作者：酸甜甜

企业在什么情况下需要导入采购管理系统？如果处于草创阶段，采购订单量极少，即使没有系统管理，1个人或许足够应付采购业务。一旦企业进入快速发展期，尤其面临充分竞争的市场环境，人工处理就会“鸡飞狗跳”，像最常见的采购下单延误、收货不及时等问题会随之而来。

这个时候，更多企业会选择导入采购管理系统来解放采购人力，提升采购效率。

作为专注于LED绿色智能照明的铭皓照明，更是很早就意识到采购订单管理对于企业运营效率的重要性，随着企业业务的稳定扩张，在2019年就导入了携客云SRM采购管理系统，5年间以系统为依托全面支撑企业采购业务，从采购下单、供应商答交到采购收货，全流程保障采购业务的高效运转。

01 致力LED绿色智能照明，月采购订单量高达10000+

东莞市铭皓照明有限公司（以下简称“铭皓照明”）是一家专业制造LED智能灯具的企业，从事绿色智能照明20年之久，凭借过硬的技术品质和制造能力立足欧美市场，实现稳定高速增长。

据铭皓照明企划中心总监罗文红讲述，伴随着业绩的快速增长，采购订单量与日俱增，随之也带来管理困扰。铭皓照明每月需要处理的采购订单量达到10000张以上，在上线SRM之前，采购员仅仅只是处理下单这个动作都要消耗不少精力，更别说跟进供应商答交、及时确认收货等工作，这让铭皓的采购部门深感困扰。

“主要是采购订单不能及时下达给供应商，仅仅只是采购下单都会耽误1-2天时间，还要打印出来扫描，然后再传真或者邮件给供应商。”

对铭皓照明来说，采购下单延误首先影响的是供应商的备货和交付。而供应商如果延迟交付，反过来又会造成铭皓照明物料齐套不及时，最终影响灯具产品的正常生产。

过去，为了保障供应商按时交付，采购在下完单之后将压力给到供应商，立马跟催供应商答交。由于没有系统的监督和提醒，采购只能通过电话和邮件跟催。如果是100个订单，采购员尚且还能一一应付，而现在铭皓照明月采购订单多达10000张，这该如何解决？

02 “省掉”下单动作，杜绝下单延误，收货不及时

随着订单越来越多，繁杂的采购工作依靠人工已经很难完成。于是铭皓照明通过系统选型，找到了携客云。

1.节省1-2天的下单时间

借助携客云SRM系统平台，铭皓“省掉”了人工下单动作，无需打电话与供应商沟通、下达纸质订单、打印回传等等，订单需求由系统生成、下单动作也由系统发起，可以节省1-2天的下单时间，也规避了手工下单造成的错漏。

2.订单信息第一时间通知供应商

罗总表示：“不仅下单动作‘省掉’了，而且订单信息一旦生成，会第一时间通知供应商。即使供应商没有及时登录PC端系统平台，也可以通过手机移动端接收，微信和邮件等渠道都会同步采购需求及订单信息，比之前用电脑传给供应商更快更及时。”

罗总强调，特别是在发生采购变更时，这种及时通知的优势更有体会。以前，采购变更的审核流程结束之后，还要将采购变更单打印出来再传给供应商。现在一旦产生变更就会自动传到携客云系统。通过携客云平台，同步推送变更信息给供应商，帮助供应商及时变更，节省很多沟通的工作量。

3. 系统实时同步供应商送货状态

此外，面对送货不及时的问题，铭皓借助携客云也发生明显改善。

以前供应商是否备好料，具体什么时间送货，采购员要不断跟踪和催促；现在，当供应商备好物料后，会通过携客云打印送货单，平台会自动转成【送货中】的状态，铭皓同步知晓供应商物料已经备好，即将送货或货已在途，无需跟催送货进度。

4.规范送货单，不能少送，也不能超送

除了送货状态实时掌握，供应商的送货单也变得规范。据罗总讲述，之前供应商手写送货单，有时候3张订单一起送，为了图省事就只写1个订单号，导致铭皓仓库收料员在点收时，数量对不上。收料员只好登录系统一一核对采购订单，帮助供应商匹配、补录另外2个订单号，才能完成收货动作。

启用携客云系统之后，每一个采购订单与送货单是关联的，订单数量是多少，交付多少由系统记录，供应商在打送货单时既不能少打，也不能超打。货送到后，铭皓仓库的收料员也不需要再做一份收料通知单。收货时，只需要在携客云点收确认即可，收货信息通过携客云SRM系统自动推送收料通知单到ERP中，至此完成采购收货工作。

03 如何让供应商快速且无负担参与采购协同？

铭皓照明的采购订单管理得以高效运转也离不开供应商的全力配合。但是，铭皓的供应商为何能够如此高效地配合呢？

系统选型之初，罗总向携客云说明了企业的选型期待：“想要一个与供应商有很好的互动，让供应商无负担的操作和使用的系统”，而携客云的产品设计恰好深刻理解了这种需求。

1.供应商上线免费，“握手”可操作

罗总表示，“携客云针对供应商上线是免费的，只要供应商上线与企业‘握手’成功，即可参与采购协同业务。相对于有些服务商向供应商也收费，免费模式的推行阻力更小。”

而“握手”动作，既可以是企业向供应商发起邀请，也可以是供应商向企业发起申请，只要通过即可成为供采合作关系，操作简单便捷。

2.不限用户数，报价更简单

罗总还指出，携客云系统的使用不限用户数。毕竟很多企业在购买系统之初，并不确定用户数买多少合适，而简单一点的报价模式更易于企业做出选择。所以综合考量，铭皓选择了携客云。最后上线效果也证明选择携客云是对的。

在中国商用家具领域，迪欧家具无疑是一张重要名片。这家成立于2005年的企业，以创新研发为先导，科技制造与营销服务为核心，发展成为年产值30亿元、拥有32个制造工厂、厂房占地100万平方米的集团化企业。

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随着企业规模扩大，供应商队伍也随之壮大，数量一度高达近万家。如此庞大的供应商数量势必对企业供应链管理形成压力。而近年来家具行业逐渐呈现数字化产业集群的发展趋势，如果企业想要在产业链上获得更强竞争力，上下游供应链之间高效协同至关重要。因此，迪欧家具对供应商展开大刀阔斧的改革，不断加强内外部供应链之间的协同合作。

01家具行业数字化集群发展，迪欧完成供应链转型

迪欧家具以“高品质，真不贵”的经营宗旨为全球用户提供办公、酒店、医养、教育、展示等系列家具产品，广泛获得市场好评，塑造的品牌IP形象——迪欧熊也已深入人心。作为行业独具规模的科创型企业，迪欧家具不仅着力产品与品牌打磨，也紧随数字化产业集群发展趋势，引领供应链走向深层次的数字化变革。

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采访中，迪欧家具数字化中心总经理阮贵强向我们展示了企业供应链数字化转型的路径和成果，“2022年，迪欧家具通过ERP优化调整内部业务流程，随后快速推进SRM系统，借助SRM系统平台打通内外部供应链，从而构筑高效协同的供应链管理体系”。

迪欧家具采购总监王家桂也表示，通过SRM系统实施，一方面改善供应链环节企业与供应商之间的协作能力，另一方面通过规范化、阳光公正的供应链平台来为迪欧营造健康的产业环境。

阮总透露，为了找到匹配企业需求的SRM系统，迪欧展开了严格的选型。在携手携客云之前，迪欧对比了4家SRM系统服务商，从服务口碑、功能应用、部署能力、实施周期、成本投入等各方面谨慎评估，最终才选择携客云作为供应链数字化战略合作伙伴，共同推进供应链数字化高效协同。

02供应商数量庞大，协同效率低，如何规范？

迪欧家具的供应商从粗放式管理中积累起来，数量不断增多，水平不一。受制于供应商不规范的管理，企业在采购订单管理上出现很多困扰，比如协同效率低，询报价不透明、不阳光、不公平，严重制约企业发展。

1. 清理“僵尸”供应商，5000多家供应商在线建档

虽然供应商数量庞大，但很多都是“僵尸”供应商，即合作过一两次、多年都不再合作的供应商，躺在供应商档案里“吃灰”。于是，迪欧家具从供应商清理入手，将不符合管理要求，未来不可能再合作的“僵尸”供应商清理掉。在携客云的指导下，将5000多家核心供应商纳入在线档案并建立规范的供应商准入机制。

阮总说，“以前，供应商档案分散在各个部门，资料统一管理非常困难，历史数据也无法比对查找。供应商建档走的是纸质流程，可能某个领导签字同意就可以了。现在，新供应商建档需要经过系统审批，每个流程环节提交相应资料，内容确认后才能建档，严格的准入机制可以完全杜绝不良商家进入我们的供应商行列”。

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目前，在携客云平台上，供应商档案管理中详细记载着5000多家供应商的基本信息、绩效、送样情况、供应商资质、供应商合同、供应商问卷、物料资质、报价记录、联络记录、评估报告等内容，方便管理者随时查看供应商表现和调取相应资料。

阮总表示，供应商全流程规范化管理后，采购效率得到明显提升，从下单到收货供应商能够积极配合，协同效率大幅提高。

2. 10分钟询报价，供应商不再虚高报价

迪欧家具采购主管朱华芳也谈到供应链转型后的应用体验，“健全的供应商档案管理对于采购询报价也起到非常好的参考作用。采购询报价中，采购员可以调取供应商答交、品质、配合度等情况，尤其是历史报价记录都是一目了然，有利于采购员根据综合评估结果选择最合适的供应商。”

同时，迪欧家具利用携客云平台发起询价的流程是公开透明的，规避采购员不做比价、漏询漏项的情况，提升询价效率，控制采购成本。

“以前，供应商询价、转成采购订单、供应商答交都要线下操作，最快2小时才能完成一项物料询报价工作，现在上线SRM系统后，10分钟即可完成从询价到下单。而且供应商知道SRM系统具有自动择优的能力，所以不敢虚高报价，否则在2-3家供应商比价中，他就没有机会接到我们的订单了”，朱主管补充到。

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（上图数据仅为参考，非实际发生）

3. 供应商表现有据可查，尽显数据价值

通过携客云平台，迪欧家具与供应商的协同往来积累了大量的数据，这些数据渗透到各个业务层面，帮助企业进行管理分析与决策，尽显数据价值。

比如，考评供应商绩效时：通过平台调出供应商的交付达成率作为重要参考依据；将询价招标中标率高的供应商数据（价格优势、支持力度、能力配合方面）提炼成报表分析；来料检验时系统记录每一次来料检验数据并以月度/季/年度周期计算供应商品质合格率；后台设定规则权重对供应商进行ABCD分级管理……总之，从各个维度提取数据来客观评价供应商，实现供应商优胜劣汰，帮助企业梳理更优质的供应商资源，达到持续优化供应链体系的目的。

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（上图数据仅为参考，非实际发生）

王总表示，SRM系统不仅有效解决了迪欧家具当前供应链管理中的诸多痛点，也为企业当下的管理决策和未来战略提供重要的数据支撑。在迪欧供应链数字化发展过程中，携客云SRM系统无疑是推动企业进步的重要环节。

在新能源电池行业，采购成本受原材料价格波动的影响很大，企业通常采取套期保值、库存管理、供应商谈判及研发技术创新等多种风险管理策略来减轻价格波动对成本和利润造成的影响。但企业为了更灵敏、高效地应对市场波动，仅用这些手段又是不足够的。

作为专注研发、生产、销售绿色可充电环保电池的量能动力，在重新审视自身的采购业务之后，找到了有效的改善工具，仅用半年时间节省出120万的采购成本，为我们打开了采购降本的新思路。他是如何做到的呢？

01

新能源电池行业，如何提高询报价的精准性、及时性？

新能源电池行业对金属锂、锰、镍等金属材料的依存度较高，采购价格很大程度取决于金属行情的波动。目前，量能动力已经成为我国TOP3的镍氢电池生产商，在锂电池生产上的日产能达到60万Ah，对锂、镍等原材料的采购需求非常大。

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在采访中，深圳市量能科技有限公司总经理袁磊一针见血地指出：新能源电池行业，原材料采购价格跟随金属价格变动，当金属价格变动越大，对企业询报价的精准性和及时性要求就越高。”

袁总表示，在没有找到有效的改善工具之前，企业对金属原材料的询报价都是先由采购员寻找2-3家供应商询价，根据当天的金属价格或者一周的平均价来洽谈产品的当期价格。整个过程通过手机微信、电话方式沟通，询价效率很低。

特别是当金属材料的基础价格处于上行期，企业询报价花费时间很长，随着原料价格一路走高，就会给企业采购成本造成很大压力。如果采购物料十分紧急，为了尽快答交，采购员是否真的询过多家供应商，选择的供应商是否报价最合适，也缺乏稽核的依据。

1.启用SRM询报价，半年节省120万采购成本

如何才能保障询报价的精准性和及时性呢？量能动力导入了携客云SRM系统。通过启用SRM询报价功能，在线向供应商发起询报价。在公平公正阳光的系统平台环境中，企业得以快速筛选最具性价比的供应商。

袁总表示：“上线SRM之后，采购订单从请购、询报价、供应商答交到订单下达由原来的2天缩短为0.5天。不仅提升订单处理的及时性，也实现了采购降本，降低的金额在120万左右。”

2.携客云如何构建公平公正阳光的询报价平台？

据悉，携客云为量能动力配置了标准的询价函模板，供应商根据模板填报材料成本、加工费等关键明细。采购询价时，通过系统将询价函发送给供应商并开启限时报价，形成供应商竞相报价，之后系统再自动比价，帮助企业筛选合适的供应商。

采购管理层可以在系统中清晰查看各个供应商所报价格，比价看板一目了然，整个询报价环节的流程公正公平阳光，供应商不敢虚高报价，反馈更快速。既提高询报价工作的效率，也保障采购价格的精准性。

而且询报价完成之后，采购员无需再做采购订单。袁总称，携客云SRM连通ERP，从发起请购需求、询报价、供应商答交都通过携客云平台实现，询报价流程完成之后即可自动转为采购订单，省掉了下单的工作量。

02

来料检验单按角色权限审批，严谨且高效

新能源电池行业还有一个典型特征就是对品质安全性要求高。立志成为数码及小家电行业电池领军品牌的量能动力也为车厂供应电池。在IATF 16949认证要求下，量能动力对供应商来料的品质安全性把控更为严格。

在上线SRM之前，量能动力的来料检验单据通过纸质流转，对于来料是否合格、退货还是让步接收的处理要走层层审批，从IQC初步判定，再到品质经理、PMC、技术经理，逐级判定。

袁总表示，“这个行业涉及的物料种类非常多，有原材料、包材、辅料还包括半成品电芯等等，不同的物料检验标准不同，需要匹配不同的检验模板；同时检验报告单要经过不同部门的审批，流程既严格又相对复杂，经办人多，审批用时久，协同起来慢。”

为此，携客云为量能动力提供不同类型的检验模板，满足不同物料的检验需求。对于来料检验结果的判定，在携客云中启用审批流，按照不同岗位角色，进行灵活的权限分配，从而保障审批过程中权责清晰，流程高效流转。

袁总特别提到，审批过程中，携客云的提醒功能起到很好的作用，“通过手机移动端提醒，我们就可以进行审批，包括品质来料检验的状态等都可以实时查询到。自从上线携客云SRM后，量能动力的来料检验合格率提升至97.5％”。

他还表示，提醒功能不止针对审批，供应商来料也可以设置提醒，“在采购订单下达之后，供应商到货的前三天，携客云系统自动向量能动力采购跟进人员发送到货提醒消息，正是有这个提醒，推动我们整个订单准交率提升了2%”。

03

大订单拆分送货，控制交期、改善库存

下达采购订单的环节，携客云也发挥了不错的作用。近年来，新能源电池行业处于爆发期，企业订单量激增，量能动力向供应商下达的采购订单量也相当大。

袁总表示，有的供应商在接受了一整批大订单之后，他可能会按照约定的截止时间一次性送货，对量能动力的库存造成很大压力。即便是与供应商沟通和要求分批到货，也很难从制度上约束。

现在借助携客云SRM系统，量能动力可以在下单时设置成分批送货。根据销售端的交期，结合答交时间期限，将一个采购订单拆分成不同批次，设置为不同的送货时间，有效减缓库存压力。

袁总表示，“分批到货实现了比较好的库存管控，我们统计后发现库存周转从去年的12次提升到现在14次，库存周转率提升了17％，到货交期也得到了有效控制。”

当一些企业的采购数字化战略还停留在漫长的选型及高难度的部署时，同泰怡已经另辟蹊径，仅用1周时间就实现了SRM采购系统的成功上线。速度之快，让人感叹！

同泰怡IT经理方梓睿透露，同泰怡在1周内完成SRM部署，无缝集成ERP、MES内部管理系统以及核心供应商导入，实现从采购订单下达到执行的账务与实物对应，采购过程全面可追踪。

不仅上线迅速，管理效率也十分显著。采购流程一经打通，收料人员就由3人降至1人。如此高效的上线效率与管理效益，同泰怡是如何做到的呢？

01 不定制，非本地部署的SaaS SRM，能满足企业需求吗？

作为一家专注于服务器和存储等数据中心产品的研发、生产、销售、服务于一体的软硬件厂商，同泰怡的产品线涵盖数据中心云计算、大数据、人工智能、国产信息安全四大领域。

在上线SRM采购系统之前，企业内部信息化系统已经全部落地，唯有采购环节还存在短板，存在人工作业量大、效率低、采购数据无法跨系统流转的情况，亟需通过采购系统将整个供应链体系串联起来。

方经理表示，同泰怡想要一款“不需要太多的定制化开发，不需要自建机房、网络，减少安全维护，能够大大降低企业系统投入成本及运营成本”的SRM系统。

这种选型方向符合大多数中小型、快速发展的企业需求，也意味着企业不能沿用传统定制化系统的选型思路。由于同泰怡致力于服务器和存储产品多年，已经具备良好的信息化基因，同时对新兴技术应用的接受度和认可度高。所以，在选型时，同泰怡很快将目光锁定在应用新一代云计算、大数据技术的SaaS SRM系统上。

当然，SaaS SRM市场的服务商也不少，如何能够找到最适合企业的SRM系统呢？

方经理表示：“服务商虽然很多，但对比下来携客云产品的专业度更突出。深入选型时我们就发现携客云在系统成本、部署周期、安全性上更具优势。携客云的SRM是标准化的，仅需2-3万一年的投入成本，就能快速部署。特别是在方案沟通中，我们还发现携客云的顾问团队对服务器行业采购业务的理解比采购同事还要深刻，这也为我们双向匹配以及后面1周上线打下良好基础。”

02 1款服务器的采购物料五六百种，订单如何高效处理？

同泰怡采购总监肖辉表示，服务器行业最大的特点是少量多样。一个服务器产品项目，大到结构件，小到电子件，物料种类多至五六百种，如果没有强大的采购系统去支撑，是很难高效管理的。

仅从采购订单的审核盖章来说，按照公司正常的流程，从审核流程到盖章用印流程再到传递给供应商，需要3-5天时间，这个过程还不包含订单需求沟通及物流时间。上线SRM之后，采购流程实现在线签核，能够及时跟供应商端同步，供应商1天内就可以完成线上答交。

更重要的是，采购订单的在线化处理，免去了采购员与供应商反复的、低效的电话和邮件沟通，也无需人工整理采购需求后再去ERP下单，携客云SRM与ERP的无缝集成使得销售订单一键转为采购订单，供应商登录携客云平台就可以根据企业需求进行应答和确认，收到需求即可启动备料，大大缩短沟通时效，提升采购订单处理效率。

03 多工厂模式、仓库分散，却能精准掌握收货情况！

为了提高市场响应能力及成本效益，服务器行业一般采用多工厂模式，仓库大多分散在各地。

像同泰怡，采购部设立在深圳研发总部，而工厂分布在福州、银川地区。当企业发起采购需求前，采购需要跨区域与不同部门之间先沟通，由PMC计算分配不同仓库之间的物料需求，采购收货时更需要及时知晓到货情况及交货差异。如果没有系统统一管理和处理到货与收货数据，就无法实现采购与供应商、与各地仓库之间的高效协同。

在上线SRM之前，同泰怡的送货单、包装外箱上的条码都是由人工做的模板，供应商自行打印信息并贴上。但是由于同泰怡只提供模板，供应商实际贴上的送货单纸张大小、字体都不同，仓库收货需要仔细核对，效率比较低。

上线SRM之后，首先统一和规范的就是送货单，包括纸张大小、规格、字体等。而送货单上的送货信息直接关联采购订单，无需供应商自行填写品名、送货数量等，减少人工填报带来的错误。对于仓库来说，收料的效率也会大大提升。

肖总进一步解释，“供应商物料送到仓库后，通过条码一扫，所有送货信息就都显示出来了。即使出现交货差异，扫码第一时间就会发现数量不对，无需人工判断。而且同一个订单的物料，分配到A/B/C不同的仓库，也是可以通过送货单查询到的。”

上线SRM之后，采购收料员从3人减少至1人，不仅提高采购收货效率，也降低了用人成本。

04 SRM应用不受ERP升级影响

此外，在上线SRM之前，同泰怡还有过ERP升级的顾虑：原本企业应用的是较低版本的金蝶ERP，随着发展规模扩大，企业决定升级到金蝶云星空。

当时恰逢SRM系统进入选型阶段，企业不得不考虑ERP升级的影响。一旦ERP 发生升级，SRM能否顺利切换？集成开发难度如何？毕竟ERP作为企业信息化的基础，系统升级牵一发而动全身。

然而，在系统集成能力的评估中，同泰怡发现携客云SRM早已与市面上主流ERP系统实现无缝集成，携客云采用的集成配置模块可以轻松接通ERP系统，实现ERP供应数据无痕上云，无需线下进行相关的硬件与软件部署。后来，事实也证明，携客云SRM应用不受ERP升级影响，上线效率还非常快！

随着供应链管理挑战的日益增多，企业不得不寻找创新性的解决方案以提高运营效率和竞争力。康奋威作为一家专业从事智能装备研发与制造的企业，在面对采购收货延误、合同管理低效等供应链痛点时，采取了积极的数字化转型举措，为企业供应链管理打开了新思路。

杭州康奋威科技股份有限公司（以下简称“康奋威”），专业从事智能装备研发与制造，业务领域涵盖太阳能光伏新能源和智慧物流两大产业链。

由于服务高速发展的朝阳技术型产业，客户对装备质量要求异常严格，交期紧。在供应链管理上，康奋威需要与供应商紧密配合，通过高效运作来及时响应客户订单。

据康奋威采购主管高荣侠讲述，过去企业在采购收货、合同处理等方面备受困扰，常常面临收货情况无法及时掌握，合同处理低效等问题。自从上线携客云SRM，企业实现采购数字化管理，减轻采购工作量，采购收货效率提升了一倍，并带动供应链整体运作效率的提升。

无法及时掌握采购收货，如何改善？

高主管表示，企业最大的痛点在于采购收货的低效和不确定性。由于供应商送货时间缺乏系统管控，采购部门无法及时获知供应商到货进度，丢单难查实，严重则影响采购收货效率。

为了尽快改善采购收货中出现的问题，康奋威联合携客云开启一系列改进措施：

利用携客云平台实时管控采购收货。采购部门通过携客云平台，规定供应商送货时间、数量等，只要供应商实际到货，仓库扫描送货单条码即可确认到货并同步SRM系统。采购只要登录携客云平台就可以查看供应商送货状态是否标记为已到货，免去货物跟催和确认沟通，提升采购收货效率。

仓库无需先点货再通知采购员到货。以前，到货情况无法及时知晓很大程度上是因为仓库工作繁忙，即使供应商货物实际到达，仓库也要等到第二天才有空才去点货，然后再去群里通知采购。如此一来，收货时间拉长。现在，只要供应商实际到货，仓库通过扫描送货单即刻更新为已到货状态，采购收货效率翻倍。

200多家供应商的合同，全部实现电子化管理

康奋威每个月的合同单据量非常大，传统的线下合同管理方式也是采购管理的一大困扰。

高主管表示：“上线SRM之前，我们所有的合同都是人工做好之后打印出来，发送给供应商盖章再回传，非常繁琐，还要频繁跟催，合同流转的时间周期很长。现在，我们200多家供应商的合同全部通过携客云平台完成。供应商只需上传合同章或公章，在线点答交确认，就能生成电子化合同。”

康奋威启用的供应商合同电子签章功能，可在线自定义合同模板，也可选择上传合同附件；待供应商在线确认后，双方即可签署电子合同；同时，合同的审批、历史合同的查看，都可以从平台获知。不仅实现合同在线化签署，也提高了合同管理的效率和准确性。

借助携客云，康奋威快速解决了采购收货、供应商合同处理方面的问题，显著提升企业供应链管理效率和竞争力。如此细节的改善，也为相似困扰的企业提供经验参考，以便从容应对采购管理挑战，发现关键细节改善带来的价值。