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在制造工厂的采购环节，送货单可不是一张简单的、不起眼的记录纸，它是连接着供应商和客户的关键纽带，隐藏着最容易被老板们忽视的效率成本。

小小的送货单，竟能牵出这么大“瓜”？当我们深入了解湖光电器采购数字化转型前后的变化，才发现看似“平平无奇”的送货单确实给企业带来不少管理挑战，好在湖光及时发现问题并机智应对，从根本上解决了数字化道路上的障碍。

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服务于电力行业，采购物料标准高、要求严

无锡市锡山湖光电器有限公司（简称“湖光电器”）作为一家专业为配电网络提供柱上智能开关的企业，是电力行业的主要供应商之一。

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由于供货电力行业，湖光电器对于采购物料标准高、要求严。比如，高度精密和关键技术装备的采购，要保证采购材料和零部件满足质量标准；对于特殊原材料采购，需要特定的高性能或符合特殊认证；企业还面临地区需求差异，采购品种和数量各地不一……

面对如此严格的采购流程，湖光电器在与供应商协同上却不尽如人意，供应商送货迟迟不能规范起来，送货单更是一言难尽。在采访中，湖光电器采购负责人诸伟刚高频次提及“送货单”，也让我们发现了由送货单牵出来的一系列问题。

1.参差不齐的送货单，规范无从下手

湖光电器供应商数量多、分类多，供应商提交过来的送货单五花八门、参差不齐，单单是送货单的格式和信息填写就存在很多不规范的现象，给采购工作造成不便，但统一供应商送货单又很难得到响应。

“有的供应商手写送货单，有的用复写纸，还有一些用绿色联或者黄色联的送货单，不同规格、不同颜色的都有；送货单上的物料品名、订单号等信息填写也不规范，常常需要采购员查询系统后补充上去。”

2.送货单转报检单，中间隔着超负荷的工作量

湖光电器既要保障采购高标准和严要求，又做不到完全规范供应商，怎么办？最终，湖光电器的采购部“扛下了所有”，从采购下单到收货入库，采购部担起名义上的主导角色，事实上做着查漏补缺和系统衔接的工作。

当货物来料报检时，采购员首先要联系供应商或者仓库才能知道物料已经到货，然后要去ERP里做收料通知，再根据送货单做报检单。

湖光电器每个月大约要下400多张采购订单，2000多万的物料，报检任务可想而知。从送货单转报检单，中间隔着超负荷的工作量，导致采购员的时间精力都花在跟进来料、制单和跟进审核上。

“这个动作占据大量时间而忽略了采购中更为重要的环节。比价询价和寻找新的供应商，反而变成了采购员有空才能做的事”，诸总感慨到。

3.送货单流转到哪里了？供应商也不清楚

由于湖光电器的订单信息不能实时共享，供应商送货总是提前或者推迟，所送货物究竟是待检还是入库，采购员也不能及时反馈给供应商，送货单流转到哪个环节了？供应商也不清楚，甚至货物有问题，供应商等到月底对账时才知道。

送货单是湖光电器与供应商之间往来合作的重要凭证，这张单从物料出库，经物流流转到湖光，再从检验入库到对账结算，环环相扣，本来就已投入大量的人力、时间、精力。如若像上面所述，发生任一环节“掉链子”就会迅速拉低整体采购协同效率，产生更多的效率成本。

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双赢的采购数字化方案，让问题迎刃而解

那么，由送货单牵出的一系列问题如何解决呢？诸总告诉我们：“上线携客云SRM之后，湖光电器遇到的一系列采购问题迎刃而解。”

携客云为湖光电器提供了一种双赢的解决方案，既能实现湖光与供应商之间协同提效，又易于双方使用操作：在携客云SRM平台上，湖光电器打破了与供应商协同的壁垒，打通了与ERP的数据交互，不仅从源头上规范了送货单格式，还提升整体供应链协作效率，采购、仓库、财务各部门与供应商的工作效益都有了不同幅度的提升。

1.自定义送货单格式，供应商送货100％规范

通过携客云平台，湖光电器的采购员可以自定义设置送货单的格式，设定订单编号、物料编号、规格、型号、数量、品名类目，所有上线供应商使用统一模板，送货单格式实现标准化和规范化。

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2.单随物转，信息秒同步

通过携客云平台，湖光电器与供应商之间共享物料的发货、收料、质量以及退货信息，使双方均能够准确掌握供应物流的达成情况与异常，减少人为信息沟通、追踪，包括来料检验单、报表、不良记录、扣款单等信息实时同步至供应商，实现共同改善和提升。

“上了携客云以后，从出货-收料-来料检验-合格入库，供应商都会清清楚楚地知道他们的货物在哪一个环节”，诸总补充到，“供应商也从原来的抵触、不会用，变成习惯和依赖携客云系统”。

3.对账准确率100％，及时率98％

通过携客云平台，财务对账过程中供应商交料数量、入库情况一目了然，无需直接找供应商核对。湖光电器每个月财务对账的准确率可以达到100%，对账及时率达到98%。

4.SRM充当ERP“外挂”，全面接管来料检验

在系统使用中，湖光还发掘了携客云更多功能优势。比如，湖光启用携客云SRM全面替代ERP做来料检验。

诸总认为，携客云SRM就像ERP的“外挂”一样，以前来料检验都在ERP中进行，采购员需要手工处理并录入数据到ERP。现在，湖光已将ERP的来料检验模块关闭，改用携客云，这样可以实时将物料检验问题直接反馈给供应商，帮助供应商快速找到问题并改善。

5.采购金额翻倍，采购人数不变

对湖光电器来说，更直观的改善效益还是体现在采购部的工作效率上，诸总表示，“去年采购金额是今年的1/2，需要4个人完成采购工作，而今年采购金额翻倍了，采购部人数依然能够保持不变！”

谁能想到，全球排名前三的美妆包装企业——洽兴集团，仅仅用投入3万多人民币的SRM系统，一年就节省了560万美金的采购成本！

这份小投入带来的大回报令洽兴集团供应链总监曾建新感到惊喜。曾总表示，“通过携客云SRM，洽兴集团一年节省了560多万美金的采购成本，涵盖了直接生产物料采购，模具采购以及物流、装修、服装等非直接生产物料的采购。”

回顾最初接触携客云，曾总表示携客云给出的系统报价也是让人一惊，“别的服务商都报价120万、100万、80万，最便宜也要60多万，忽然出现携客云报价才3万多。我们想，这怎么可能呢？”

然而在试用了携客云SRM一年后，洽兴集团与其续签了3年合约。

这一年究竟发生了什么故事？让洽兴集团对携客云的态度从最初的惊讶到惊喜，从质疑到完全信任？让我们探索洽兴集团供应链管理转型的始末，追溯其中缘由：

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制定供应链转型目标，提升品牌服务能力

洽兴包装工业（中国）有限公司（SHPC）（简称“洽兴集团”）成立于1970年，是一家历史悠久的美妆产品包装企业，全球排名前三。在超过54年的时间里，洽兴集团为欧莱雅、雅诗兰黛、LV等一众国际著名品牌提供一流的产品和服务。

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美妆产业链是一个极具个性化、多样化，注重美观和品质的行业，洽兴希望通过不断地管理创新提升品牌服务能力，由于供应商数量多，类型多且层次不一，供应商管理一直存在困扰，特别是在采购降本、交期管理、采购单处理、财务对账等方面面临具体挑战。

为了提升供应链管理能力，两年前洽兴启动供应链数字化转型，并制定两大战略目标：一、驱动采购成本节约；二、实现采购订单快速交付。

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如何驱动采购成本节约？

洽兴集团在采购成本上的黑洞，集中体现在招投标环节。自从启用了携客云SRM中的询价招标功能，洽兴终于打破传统招标过程中的信息差，让供应商报价在公正公开的平台进行，其透明化、便捷化的操作，让企业在有限时间内快速选出质优价低的供应商。

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（供应商竞价）

一年发起1000多次招标，采购降本560万美金

“去年洽兴一共进行了1000多次招标，节省采购金额560万美金，涵盖了直接生产物料采购，模具采购以及物流、装修、服装等非直接生产物料的采购。

比如，有一个喷涂委外的项目采购，我们邀请7-8家供应商参与竞标，最终大概节约了265万美金的采购成本，为企业节省了接近8-10%的总成本。”

投标准备1-2个月→招标工作常态化

在使用携客云SRM之前，洽兴如何进行项目招标？如果是普通项目，洽兴集团通过线下招标，由供应商打印一本本招标资料递交过来，再安排统一时间竞标。如果遇到重大项目，则通过新加坡总部的采购系统来进行招标，但是这种方式需要提前准备英文资料，供应商参与非常麻烦，准备周期长达1-2个月。

上线携客云之后，洽兴集团的招标工作实现常态化。

“如果我计划某个项目招标，今天拟好项目要求，图纸下发供应商，那么明天下午3:30-4:00就可以在线招一次标，操作非常方便，招标和竞标双方参与者的工作都变得更容易。”

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如何驱动采购订单快速交付？

通过携客云SRM系统，洽兴集团打通从交期管理、采购单处理、来料收货到财务对账环节，SRM系统与ERP、WMS集成，整体供应链管理实现了高效协同。

采购提效，订单员减少4-5人

洽兴集团的整个供应链团队，包括采购、委外、SQE、国际物流报关、计量检验等人员，总共大概有70-80人，以前仅处理采购订单就需要8-10人，大约占到团队总人数的1/8，现在减少至4-5人就能够完成所有的订单处理工作。

交期最少2天回复→立即回复

在使用携客云SRM之前，洽兴的采购订单怎么下达？需要先从ERP中导出需求，将PR（采购申请）转成了PO（采购订单），采购员再打印出来，然后再把 PO发给供应商，最后由供应商邮件回复交期，流程极其缓慢冗长。而洽兴为了确保交期，要求供应商必须2天之内回复，双方处理交期问题的压力都很大。

上线携客云之后，订单自动从ERP转到SRM中。采购员只需要勾选一下就可以发给指定供应商，供应商通过SRM系统可以及时看到订单信息，做到立即回复。

扫码收货，轻松对账

在使用携客云SRM之前，收货与对账是两个完全独立的作业环节，存在大量重复性工作。收货时仓库人员需要打印纸质订单清点核对，月底对账时财务又要将订单、收货记录全部打印，再与发票一个个匹配，如有争议，采购员也要参与其中追溯原因，如此耗费采购员、仓库员、财务人员的时间和精力。

现在，供应商交货时通过携客云系统打印附上交货码，扫码即可入库，不仅简化入库流程，交货清单一目了然，月底对账时订单直接自动匹配到发票上，对账变得很轻松。

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选对服务商，小投入带来大回报

回顾选型之旅，洽兴集团CIO曾俊明讲述，洽兴集团像大多数企业一样经历了多轮严谨的选型。但在评估过程中，发现“很多服务厂商要么软件导入太复杂，要么造价太昂贵。”

后来经过广泛地调研，携客云进入洽兴集团的考察视野。携客云的产品功能、服务方式、系统运行稳定性和安全性与洽兴集团的需求更为匹配，其性价比也更高。不仅如此，作为国际化企业的洽兴集团，能够从携客云平台获得适用于国内与国外供应商的中英文版本系统，满足其较复杂的业务需求。

“携客云在与ERP集成上的经验相当丰富，我们仅花了1个月左右时间，就完成了SRM与ERP系统接口的整合，还包括系统操作培训、供应商培训以及供应商导入等等。携客云全方位支持和配合我们完成系统上线，整个开发的速度、品质和服务都相当好。”

洽兴集团供应链曾总也给予携客云非常高的评价，他说，“从携客云的产品能力、价格优势及服务模式来看，携客云是一家成长性很好的公司，未来将会有更大发展，可能会成为一家伟大的公司。”

携客云以过硬的技术和优质的服务获得洽兴集团的认可，也从真正意义上帮助洽兴集团打通了供应链前后端，超预期实现采购降本和订单快速交付的战略目标，助力洽兴集团完成供应链数字化转型。

“未来，服务型制造将是机械装备企业的主要竞争方向。那些具备数字化基因、奠定数字化基础的企业，将具备更多先发优势。”

——葆德科技董事长 郭振发 

当前，装备制造企业正面向服务型制造转型。供应链的竞争力作为服务型制造的核心驱动力，在数字化工具的推动下，能够更好、更快地帮助企业实现客户价值。葆德科技董事长郭振发在采访中预判：“未来，服务型制造将是机械装备企业的主要竞争方向。那些具备数字化基因、奠定数字化基础的企业，将具备更多先发优势。”

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用数据说话，供应链运作效率提升20％-30％

葆德科技成立于2010年，是行业较早研发、生产永磁变频空压机厂家之一，目前已经发展为国内智能空压机领先品牌。

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从2020年开始，葆德科技启动全面数字化，通过3年时间完成研发、采购、制造、销售、服务的全流程数字化改造工作，成为通用设备-空压机行业全链数字化企业，也为企业面向服务型制造奠定基础。

如郭董所说，“市场的竞争最终还是要体现在组织管理能力的提升上。如果没有数字化的工具跟手段，管理中扯皮推诿的事情就会比较多；有了数字化的工具，才能够为组织管理提供支撑，改善企业运作效率，提升市场竞争力”。

那么，什么样的数字化工具和手段帮助了葆德科技提升供应链管理效率，为其提供管理支撑呢？

郭董介绍，“3年前，我们选择了跟携客云合作，通过携客云SRM驱动我们与供应商的协同，带动供应链整体运作效率提升20％-30％，对我们管理的改善带来很大帮助。”

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用系统管理，SRM拉通内外部供应链

“如果没有系统管理供应链，整个企业运作将会造成很大影响”，郭董坦言。

对离散型制造行业来说，大多数企业在ERP、MES、WMS等系统的普及下，企业能够借助系统快速调动内部生产资源，内部供应链得到相应改善。

但受制于内外组织间隔、系统整合难度以及数据安全考虑，企业内部生产信息并不能直接传递给供应商，内部系统与供应商协同之间一直存在“隔离区”。一旦企业有与供应商高效协同的需求，就会发现，整体运作效率受阻。葆德科技如何改变了这一困扰呢？

1. 采购提效，打破组织“隔离区”

据葆德科技CIO黄俊炯回忆，在启动SRM系统前夕，葆德与供应商协同效率很低，采购周期很长。

“在上系统之前，我们更多采用手工的Excel去做采购记录，包括供应商的资质、询价情况；寻源的时候，经常要去找各个商城去问；供应商在约定时间内到底能不能交货，需要反复跟催，采购周期会被不断延长。”

与携客云合作后，通过系统全程管控采购流程。比如“SRM系统支持一键询价，供应商在线即可回复，采购无需到各个平台去询价比价，也不用再手工记录比价情况。企业也可以通过系统中的MRO商城进行非生物质的比价和选购，效率得到很大提升。”

携客云与ERP的无缝集成打破了企业内部组织与供应商业务之间的“隔离区”，葆德科技通过SRM得以拉通内外供应链。

“从线上一键询价、交期的回复、采购的计划、供应商对账，整个系统实现协同运作，对企业内部的采购、财务部门，对合作的供应商都带来极大便利。”

2. 对账提效，周期缩短10天

在财务对账上，葆德科技财务总监梁瑞蕴反馈，“以前，我们大概要到每月30号结账，现在携客云与ERP系统打通，对账数据直接传到携客云上。不用再从ERP导出数据，整理账单后，再发给供应商。”

“大部分的供应商在20号之前就能完成所有的对账。每一笔明细以及每一批来料质量是否涉及质量扣款，系统里面都会展示地很清楚，包括双方确认时间也有记录。对账过程就是一键操作确认后，再发送给各个供应商即可。”

3. 数据留痕，让管理有据可依

葆德科技财务总监梁总与CIO黄总也多次提及SRM系统的数据留痕能力。

在财务对账中，系统自动记录双方的采购动作，通过对账单上的数据可以追溯到销售采购入库单，包括每次送货的单据、送货的数量、送货单价，甚至与其他采购订单是否关联也可以查找。当对账发生争议时，可以快速追溯真实的采购数据，并为争议判定提供有效依据。

在来料检验中，通过携客云检验采购物料后，数据会同步到ERP，质检人员不用再去ERP手工重新录入，提高了质检效率和准确性，也为ERP系统后续可能展开的分析与追溯提供了基础的质检数据。

4. 谨慎调研，上线速度“惊艳”

选择携客云之前，葆德也经过了谨慎的调研。黄总表示，葆德将多家头部软件厂商做过对比，发现了携客云更为突出的优势：SaaS化产品，部署时间短且天然与ERP集成。

“每年投入极小的成本，就可以享受最新的技术方案，得到功能模块的优化”，黄总称，“携客云的上线速度更是“惊艳”到了我们，不到1个月就能上线，完全秒杀传统软件3-6个月的上线周期”。

通过携客云SRM，葆德科技顺利拉通内外部供应链，采购与供应商之间的数据得以纳入到整个数字化供应链管理体系中，带来企业供应链的高效协同。

用郭董的一句话来评价，“携客云最大亮点是高效协同，性价比高”。