一张小小送货单,隐藏多少效率成本?看过湖光电器的改善效益才明白!

在制造工厂的采购环节,送货单可不是一张简单的、不起眼的记录纸,它是连接着供应商和客户的关键纽带,隐藏着最容易被老板们忽视的效率成本。

小小的送货单,竟能牵出这么大“瓜”?当我们深入了解湖光电器采购数字化转型前后的变化,才发现看似“平平无奇”的送货单确实给企业带来不少管理挑战,好在湖光及时发现问题并机智应对,从根本上解决了数字化道路上的障碍。

01

服务于电力行业,采购物料标准高、要求严

无锡市锡山湖光电器有限公司(简称“湖光电器”)作为一家专业为配电网络提供柱上智能开关的企业,是电力行业的主要供应商之一。

由于供货电力行业,湖光电器对于采购物料标准高、要求严。比如,高度精密和关键技术装备的采购,要保证采购材料和零部件满足质量标准;对于特殊原材料采购,需要特定的高性能或符合特殊认证;企业还面临地区需求差异,采购品种和数量各地不一……

面对如此严格的采购流程,湖光电器在与供应商协同上却不尽如人意,供应商送货迟迟不能规范起来,送货单更是一言难尽。在采访中,湖光电器采购负责人诸伟刚高频次提及“送货单”,也让我们发现了由送货单牵出来的一系列问题。

1.参差不齐的送货单,规范无从下手

湖光电器供应商数量多、分类多,供应商提交过来的送货单五花八门、参差不齐,单单是送货单的格式和信息填写就存在很多不规范的现象,给采购工作造成不便,但统一供应商送货单又很难得到响应。

“有的供应商手写送货单,有的用复写纸,还有一些用绿色联或者黄色联的送货单,不同规格、不同颜色的都有;送货单上的物料品名、订单号等信息填写也不规范,常常需要采购员查询系统后补充上去。”

2.送货单转报检单,中间隔着超负荷的工作量

湖光电器既要保障采购高标准和严要求,又做不到完全规范供应商,怎么办?最终,湖光电器的采购部“扛下了所有”,从采购下单到收货入库,采购部担起名义上的主导角色,事实上做着查漏补缺和系统衔接的工作。

当货物来料报检时,采购员首先要联系供应商或者仓库才能知道物料已经到货,然后要去ERP里做收料通知,再根据送货单做报检单。

湖光电器每个月大约要下400多张采购订单,2000多万的物料,报检任务可想而知。从送货单转报检单,中间隔着超负荷的工作量,导致采购员的时间精力都花在跟进来料、制单和跟进审核上。

“这个动作占据大量时间而忽略了采购中更为重要的环节。比价询价和寻找新的供应商,反而变成了采购员有空才能做的事”,诸总感慨到。

3.送货单流转到哪里了?供应商也不清楚

由于湖光电器的订单信息不能实时共享,供应商送货总是提前或者推迟,所送货物究竟是待检还是入库,采购员也不能及时反馈给供应商,送货单流转到哪个环节了?供应商也不清楚,甚至货物有问题,供应商等到月底对账时才知道。

送货单是湖光电器与供应商之间往来合作的重要凭证,这张单从物料出库,经物流流转到湖光,再从检验入库到对账结算,环环相扣,本来就已投入大量的人力、时间、精力。如若像上面所述,发生任一环节“掉链子”就会迅速拉低整体采购协同效率,产生更多的效率成本。

02 

双赢的采购数字化方案,让问题迎刃而解

那么,由送货单牵出的一系列问题如何解决呢?诸总告诉我们:“上线携客云SRM之后,湖光电器遇到的一系列采购问题迎刃而解。”

携客云为湖光电器提供了一种双赢的解决方案,既能实现湖光与供应商之间协同提效,又易于双方使用操作:在携客云SRM平台上,湖光电器打破了与供应商协同的壁垒,打通了与ERP的数据交互,不仅从源头上规范了送货单格式,还提升整体供应链协作效率,采购、仓库、财务各部门与供应商的工作效益都有了不同幅度的提升。

1.自定义送货单格式,供应商送货100%规范

通过携客云平台,湖光电器的采购员可以自定义设置送货单的格式,设定订单编号、物料编号、规格、型号、数量、品名类目,所有上线供应商使用统一模板,送货单格式实现标准化和规范化。

2.单随物转,信息秒同步

通过携客云平台,湖光电器与供应商之间共享物料的发货、收料、质量以及退货信息,使双方均能够准确掌握供应物流的达成情况与异常,减少人为信息沟通、追踪,包括来料检验单、报表、不良记录、扣款单等信息实时同步至供应商,实现共同改善和提升。

“上了携客云以后,从出货-收料-来料检验-合格入库,供应商都会清清楚楚地知道他们的货物在哪一个环节”,诸总补充到,“供应商也从原来的抵触、不会用,变成习惯和依赖携客云系统”。

3.对账准确率100%,及时率98%

通过携客云平台,财务对账过程中供应商交料数量、入库情况一目了然,无需直接找供应商核对。湖光电器每个月财务对账的准确率可以达到100%,对账及时率达到98%。

4.SRM充当ERP“外挂”,全面接管来料检验

在系统使用中,湖光还发掘了携客云更多功能优势。比如,湖光启用携客云SRM全面替代ERP做来料检验。

诸总认为,携客云SRM就像ERP的“外挂”一样,以前来料检验都在ERP中进行,采购员需要手工处理并录入数据到ERP。现在,湖光已将ERP的来料检验模块关闭,改用携客云,这样可以实时将物料检验问题直接反馈给供应商,帮助供应商快速找到问题并改善。

5.采购金额翻倍,采购人数不变

对湖光电器来说,更直观的改善效益还是体现在采购部的工作效率上,诸总表示,“去年采购金额是今年的1/2,需要4个人完成采购工作,而今年采购金额翻倍了,采购部人数依然能够保持不变!”

发表评论

邮箱地址不会被公开。 必填项已用*标注

2 + 4 =