在制造工厂的采购环节，送货单可不是一张简单的、不起眼的记录纸，它是连接着供应商和客户的关键纽带，隐藏着最容易被老板们忽视的效率成本。
小小的送货单，竟能牵出这么大“瓜”？当我们深入了解湖光电器采购数字化转型前后的变化，才发现看似“平平无奇”的送货单确实给企业带来不少管理挑战，好在湖光及时发现问题并机智应对，从根本上解决了数字化道路上的障碍。
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服务于电力行业，采购物料标准高、要求严
无锡市锡山湖光电器有限公司（简称“湖光电器”）作为一家专业为配电网络提供柱上智能开关的企业，是电力行业的主要供应商之一。
由于供货电力行业，湖光电器对于采购物料标准高、要求严。比如，高度精密和关键技术装备的采购，要保证采购材料和零部件满足质量标准；对于特殊原材料采购，需要特定的高性能或符合特殊认证；企业还面临地区需求差异，采购品种和数量各地不一……
面对如此严格的采购流程，湖光电器在与供应商协同上却不尽如人意，供应商送货迟迟不能规范起来，送货单更是一言难尽。在采访中，湖光电器采购负责人诸伟刚高频次提及“送货单”，也让我们发现了由送货单牵出来的一系列问题。
1.参差不齐的送货单，规范无从下手
湖光电器供应商数量多、分类多，供应商提交过来的送货单五花八门、参差不齐，单单是送货单的格式和信息填写就存在很多不规范的现象，给采购工作造成不便，但统一供应商送货单又很难得到响应。
“有的供应商手写送货单，有的用复写纸，还有一些用绿色联或者黄色联的送货单，不同规格、不同颜色的都有；送货单上的物料品名、订单号等信息填写也不规范，常常需要采购员查询系统后补充上去。”
2.送货单转报检单，中间隔着超负荷的工作量
湖光电器既要保障采购高标准和严要求，又做不到完全规范供应商，怎么办？最终，湖光电器的采购部“扛下了所有”，从采购下单到收货入库，采购部担起名义上的主导角色，事实上做着查漏补缺和系统衔接的工作。
当货物来料报检时，采购员首先要联系供应商或者仓库才能知道物料已经到货，然后要去ERP里做收料通知，再根据送货单做报检单。
湖光电器每个月大约要下400多张采购订单，2000多万的物料，报检任务可想而知。从送货单转报检单，中间隔着超负荷的工作量，导致采购员的时间精力都花在跟进来料、制单和跟进审核上。
“这个动作占据大量时间而忽略了采购中更为重要的环节。比价询价和寻找新的供应商，反而变成了采购员有空才能做的事”，诸总感慨到。
3.送货单流转到哪里了？供应商也不清楚
由于湖光电器的订单信息不能实时共享，供应商送货总是提前或者推迟，所送货物究竟是待检还是入库，采购员也不能及时反馈给供应商，送货单流转到哪个环节了？供应商也不清楚，甚至货物有问题，供应商等到月底对账时才知道。
送货单是湖光电器与供应商之间往来合作的重要凭证，这张单从物料出库，经物流流转到湖光，再从检验入库到对账结算，环环相扣，本来就已投入大量的人力、时间、精力。如若像上面所述，发生任一环节“掉链子”就会迅速拉低整体采购协同效率，产生更多的效率成本。
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双赢的采购数字化方案，让问题迎刃而解
那么，由送货单牵出的一系列问题如何解决呢？诸总告诉我们：“上线携客云SRM之后，湖光电器遇到的一系列采购问题迎刃而解。”
携客云为湖光电器提供了一种双赢的解决方案，既能实现湖光与供应商之间协同提效，又易于双方使用操作：在携客云SRM平台上，湖光电器打破了与供应商协同的壁垒，打通了与ERP的数据交互，不仅从源头上规范了送货单格式，还提升整体供应链协作效率，采购、仓库、财务各部门与供应商的工作效益都有了不同幅度的提升。
1.自定义送货单格式，供应商送货100％规范
通过携客云平台，湖光电器的采购员可以自定义设置送货单的格式，设定订单编号、物料编号、规格、型号、数量、品名类目，所有上线供应商使用统一模板，送货单格式实现标准化和规范化。
2.单随物转，信息秒同步
通过携客云平台，湖光电器与供应商之间共享物料的发货、收料、质量以及退货信息，使双方均能够准确掌握供应物流的达成情况与异常，减少人为信息沟通、追踪，包括来料检验单、报表、不良记录、扣款单等信息实时同步至供应商，实现共同改善和提升。
“上了携客云以后，从出货-收料-来料检验-合格入库，供应商都会清清楚楚地知道他们的货物在哪一个环节”，诸总补充到，“供应商也从原来的抵触、不会用，变成习惯和依赖携客云系统”。
3.对账准确率100％，及时率98％
通过携客云平台，财务对账过程中供应商交料数量、入库情况一目了然，无需直接找供应商核对。湖光电器每个月财务对账的准确率可以达到100%，对账及时率达到98%。
4.SRM充当ERP“外挂”，全面接管来料检验
在系统使用中，湖光还发掘了携客云更多功能优势。比如，湖光启用携客云SRM全面替代ERP做来料检验。
诸总认为，携客云SRM就像ERP的“外挂”一样，以前来料检验都在ERP中进行，采购员需要手工处理并录入数据到ERP。现在，湖光已将ERP的来料检验模块关闭，改用携客云，这样可以实时将物料检验问题直接反馈给供应商，帮助供应商快速找到问题并改善。
5.采购金额翻倍，采购人数不变
对湖光电器来说，更直观的改善效益还是体现在采购部的工作效率上，诸总表示，“去年采购金额是今年的1/2，需要4个人完成采购工作，而今年采购金额翻倍了，采购部人数依然能够保持不变！”