应用说| 咖啡机第4名-雪特朗,无纸化办公,一年节省20000+纸张!

近些年,咖啡文化的热度逐步从实体店购买延申至自制,越来越多的人开始享受制作咖啡的过程,咖啡机市场顺势火热了起来。

天猫咖啡机热销榜单中,雪特朗意式咖啡机凭借智能易操作+超高颜值,从一众国际品牌中突出重围,挤进了第4,品牌旗下的胶囊咖啡机、全自动咖啡机也均位列排行榜前列。(数据来源于2023.5)

雪特朗电器有限公司是一家集研发、制造、销售咖啡机的高新技术企业。公司生产的咖啡机实现了“个性+智能”两大亮点,远销欧洲、北美等海外市场,在业界逐渐享有知名度,受到消费者青睐。

践行数字化发展,是雪特朗获得国内外用户的认可的关键因素之一。

“市场上的咖啡机品牌繁多,跨品类的家电功能同质化也愈发严重。如果走传统制造业的老路,不仅会损失大量用户,利润空间也会被进一步挤压。特别是‘工业4.0’的来临,制造业拼的是对成本管控的能力,企业要想走得更长远,务必要把管理与数字化相结合,降本增效。”

雪特朗总经理陈国伦坚信,数字化转型是传统企业危中寻机的必然选择,公司近些年的落地应用的一些数字化解决方案也印证了陈总的观点。

所以,当ERP主管郑振超提交供应链数字化提案,携客云实施团队上门演示后,公司很笃定地选择了上线,并在应用1年后,续约了3年。

具体获取了哪些应用效益,打动了多个供应链运作核心部门,让雪特朗义无反顾的续约3年?

01 线上协同采购流程,无纸化办公,一年节省20000+纸张

打印机和采购员一样“忙碌”,是采购部没有使用数字化工具之前的常态。

“为让订单更具合规性,我们采购部接到采购需求后,会把订单打印出来,盖章后,邮寄或者扫描给供应商。”

“这种情况下,每月至少要打印上千份采购单,打印机的忙碌程度可想而知。”

然而,忙碌程度与产出并不成正比。对于雪特朗的2名采购员而言,低投入高质量完成工作任务极其重要。仅依靠人工的工作方式不仅使得下发订单效率低下,数据也不易保存,给后续查找/管理订单带来不便,造成大量的纸张浪费。

有没有什么办法,可以帮助提升订单下发效率,在线有效保存订单数据,避免纸张浪费?

无纸化办公!

雪特朗通过携客云平台与供应商“握手”,搭建了专业的订单协同平台。公司经ERP审核的订单会实时自动被同步至供应商,只要供应商在线,即可接收订单信息并在携客云平台做出反馈,高效地完成订单的下发与接收,全程无纸化在线处理。

“月底对账时,也不需要整理打印整月的采购单给供应商,这部分的纸张节省是double。”

此外,送货单也不再需要由雪特朗打印。

以前,雪特朗无法精准把控供应商送货。供应商出于运力和获取现金流的考量,往往不会按照要求分批送货,仓库大多数时候只能被动地等物料抵达仓库后,再一一核对物料名称与编码后,才能制作并打印送货单,供质检检验。遇到物料名称或编码与公司ERP系统不一致的时候,需要花费更多的时间和精力核对。整个入库的流程不仅繁琐,还会降低库存周转率,造成纸张和库存的浪费。

上线应用携客云平台后,雪特朗对订单的交货日期进行了自定义设定,供应商在某笔订单限定日期前无法打印送货单进行送货,规避了提前送货的种种弊端。

并且,供应商通过平台打印送货单,供需双方的物料名称与编码具有一致性,仓库确认物料后即可直接在线将供应商的送货单转成入库单,无需打印,简化工作流程的同时,提升了工作效率,避免了很多纸张的浪费。

“仅1年,携客云平台就帮忙节省了20000+的纸张。”

02 移动化,手机随时随地处理订单变更

过去,雪特朗的采购员经常会因为交期变更的问题,多次通过电话、微信等方式与供应商进行沟通,十分低效。

“大部分供应商都安排了专人与我们进行联系,但这个专人并不是随时在线的状态,可能采购员的交期变更需求发出很久后都不会得到回应;另外就算得到了回应,也很大可能因为变更流程复杂而不能及时进行处理;此外,我们有部份物料名称类似,供应商在处理过程中可能会弄混淆的情况……”

“我们不得不以采购员的大量时间精力来换取供需双方间的有效协同。”

现在,雪特朗通过携客云这一企业间的订单协同平台,可以与供应商实时共享、沟通订单信息。供应商业务员可通过手机微信提醒,第一时间接收到雪特朗发出的变更需求,并及时在手机上做出回复,采购员亦可在线实时获取反馈。

而且,雪特朗通过携客云平台发出的变更需求的指向性十名明确,哪笔订单,修改、取消、新增了哪些内容一目了然,完全不存在信息混淆的可能,双方的协同十分精准高效。

上图数据仅供参考,非实际发生

“采购部的变化很明显,现在基本没怎么看见他们因为订单的交期、物料的数量等变更问题反复打电话给供应商了。”

03平台掌握送货信息大幅提升质检效率!

由于雪特朗之前无法精准管控送货,也不能提前获悉供应商具体的物料信息,仓库只能是被动等待货物抵达,根据供应商的手工送货单清点物料,签名后逐一录入ERP系统生成收料通知单并打印,才能对物料进行质检。

 “供应商发货与仓库收货的日常工作量都很大,手动制单、录单不仅效率不高,还容易出错,是很不经济的一种作业方式。”

“此外,质检情况上传至ERP系统后,采购员还要花费精力去下载、转格式,再发给供应商,督促其进行质量改善。”

不难看出,信息流通不畅,使得整个质检流程的作业效率被严重掣肘。

订单协同流程搬到线上后,供应商送货前会通过平台发出通知,仓库无需被动等待,在线即可查看近几天的送货明细,提前做好收货及质检准备;雪特朗还自定义设置了送货单格式,由于在线协同的供需双方物料编码及名称具有一致性,供应商的送货单经过仓库签名后可直接交给质检人员;采购员也从同步质检报告这一流程中解放出来,携客云平台自动将报告从ERP同步至供应商,十分便捷。

上图数据仅供参考,非实际发生

“供应链数据的在线化管理,信息流转的很‘丝滑’,质检整个流程的效率很自然就被提升了。”

04 2000+物料种类,300+供应商对账时间缩短50%,准确又高效!

生产物料采购作为雪特朗最大的开销类别之一,采购订单的对账工作尤为重要,需要采购和财务人员投入较多的心力来完成。

雪特朗采购的物料种类有2000+,接收订单的供应商有300+,每位供应商的对账周期也不固定。为了严谨细致地厘清每一笔交付,财务需反复核对部分供应商手写易出错的送货单,部分物料名称与公司ERP里的信息不一致的情况,遇到因质检不合格而扣款的情况,采购甚至还要和供应商进行掰扯。

“财务工作不容有失,与每位供应商合作的每笔订单都需要反复核对,庞大的工作量使得对账的准确和高效似乎并不能共存。”

携客云的出现打破了这一僵局,让雪特朗兼得了账务核对的“鱼和熊掌”。

现在,手写送货单成为了过去式,雪特朗在携客云平台自定义设置后,供应商们就能在线统一打印出格式一致的送货单;此外,由于订单数据是从公司内部ERP被同步的,雪特朗与供应商质检根本不存在物料名称不一致的情况;因物料不良产生的费用扣款也会被平台及时同步至供应商……

“供应商在线发起对账后,几乎不存在双方信息不一致的情况,整个对账效率得到了质的提升,至少缩短了一半的账务核对时间。”

通过携客云协同订单,雪特朗供应链的整体协作效率都得到了显著提升,供应链的敏捷协同也传递给了300+供应商。下一步,雪特朗将与供应商一起着眼于深入和延展业务场景的管理需求,将扫码入库、模具管理等精细化功能模块提上应用日程,让数字化的供应链管理体系为掘进万亿规模的咖啡市场发挥全力。

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