应用说|嘉益电器两人的采购团队,如何扛起2400+的物料采购?

制造企业的采购作业具有供应商数量多、采购物料繁杂等特点,从询价招标、订单下发、物料跟催,到交付和对账的流程极为繁杂,往往需要十几人的采购团队。

但在上海杨浦区,有一个全球互感器行业的领先制造商:上海嘉益电器设备有限公司,仅靠一个两人的采购团队,就扛起了每月与上百家供应商协同2000+物料的重担,为公司给博士、西门子、ABB等全球大型知名电器领域用户的订单保质保量、准时交付提供了保障。

这个小小团队,究竟做对了什么,迸发出如此大的能量?


01、从询价招标阶段开始严格控制成本,提升价格竞争力


大多数采购作业,都是从询价招标开始。

“成本是企业的生命线,询价招标作为控制产品成本的重要组成部分,我们相当重视。”

2400+物料,160+供应商,物料图纸都不一样,供应商供应能力参差不齐,嘉益电器的两位采购员是怎样与供应商们进行有效协同,保证每种物料的价格都极具竞争力呢?

为了做到对物料的价格了然于胸,采购部经理周艳林每天都会拿一个小本子记录行情物料价,并通过excel对价格进行分析总结。由于要关注的物料行情数目众多,对每天都有繁重订单跟进工作的周经理而言,无疑是雪上加霜。

但这并不能完全保障嘉益电器取得良好的询价招标效益。

首先,招标的及时性与透明性无法得到保障

在大多数情况下,供应商们接到嘉益电器的招标询价信息后,都需要对物料的价格成本进行核算,由于各个供应商的规模不一,实力水平不一,核算报价的内部协同流程也不一,招标的及时性就成了问题。

“我们没有专业工具辅助进行报价保密工作,基本避免不了提前查看报价的行为。”

其次,采购员在报价整理方面同样也需投入大量精力

嘉益电器采购员以前主要通过邮件、微信将物料的图纸信息传递给供应商,然后电话跟进物料的报价信息,整理归纳后再结合供应商的综合实力才能做出选择,以较高的人力投入才可能换取合适的价格。

再次,供应商数量有限,报价不具备竞争力

嘉益电器能够接触到的供应商资源有限,每次需要对物料进行寻源时,只能在熟悉的网站上找一两家规模体量比较大的新供应商,再结合现有的供应商进行询价招标,但这一系列操作不一定能够询到很有竞争力的价格。

如何能让采购部更高效的实现高效益的询价招标呢?

嘉益电器总经理何嘉杰很快就找准了新方向:将含询价招标在内的采购流程从线下搬到线上,通过携客云构建一套供应链数字化管理系统。

经验证下来,携客云也确实帮助嘉益电器在招标询价方面取得巨大的效益。

嘉益电器采购员可以通过携客云快速建立询价招标项目,一键将招标通告实时发送至所有受邀供应商;供应商在截标前可随时更新标书,嘉益电器内部人员只有在截标后才能查看供应商报价等信息,有效提升招标的高效、公平公正。

在报价完成后,系统会自动生成比价看板,嘉益电器采购无需做任何数据整理,结合供应商绩效数据、历史价格、历史核价,在线勾选被采用的供应商,便可将结果发布通知相关供应商。

“携客云平台上有20w+拥有资质认证的供应商,帮助我们扩大了寻源供应商基数,在询价时可以让价格更具竞争力。”

通过携客云公开询价招标的模式,嘉益电器的两位采购员告别了过去费时费力,手工整理报价的方式。每次询价招标,都能轻松快捷的找出优质的供应商,降低采购成本,提升价格竞争力。


02、平台记录订单沟通信息,让繁杂的订单信息,井井有条


嘉益电器每月都会有700条左右的采购明细,这对于只有两名员工的采购部而言,是相当大的挑战,之前的工作状态可以说是“打不完的电话,回不完的消息”。

“采购员是需要被支持的,他们不是一个人在战斗,我们可以给予他们的支持就是提供一个专业的数字化辅助工具。”

以采购员经常遇到的订单跟催为例:以前,采购员通过邮件给供应商下发订单后,还需电话/微信多次跟进,若交期/数量发生变更,也需要反复更新表单,订单信息十分零散,不利于进行采购统筹管理。

现在,嘉益电器与供应商通过携客云协同订单信息,信息不用在多个平台流转,双方协作十分顺畅。供应商可以在线处理待处理事项,订单的交期/数量变更都在平台有迹可循,管理人员随时进入系统都可查看订单的最新最全信息。

此外,由于嘉益电器的供应商们使用的ERP系统各不相同,送货单的格式根本无法做到统一,有些小规模供应商甚至是手写的送货单,仓库工作人员经常性遇到物料编码/名称与内部ERP系统不一致或者是难以辨认的情况,给收货录料工作带来了极大的困扰。

“携客云在线统一送货单格式,在这个时候就帮了大忙。”

嘉益电器可以在携客云平台自定义设置送货单格式,供应商配合上线应用后,即可统一打印出与嘉益电器内部ERP系统物料编码/名称一致的送货单,仓库扫描送货单上的条码信息,与来料实物进行核对后,通过简单的点击确认就能高效精准地完成物料收货工作。


03、模具数量多、金额庞大,如何精准管理?


除了日常询价招标、采购跟催,模具管理也是嘉益电器采购部的重点工作内容之一。

以前为了管好模具,采购部会用excel表格来记录模具的流转与使用寿命情况,每次发生流转,都需要打印表格并签字确认。如果模具流转次数不多,这个方法还比较管用,一旦多次流转后,用表格来做记录的方案就显得不那么可靠,甚至漏掉记录、重复记录。

而且纸质的表格单据也不易于保存和分享,要多次查询翻找才知道模具的具体位置与使用情况,给管理带来了极大的不便。

“我们公司里模具数量很多,金额也比较庞大,必须提升信息的透明度,实时获悉模具的剩余寿命情况、所在位置,对模具进行精细化的管理。”

目前,嘉益电器已经在携客云平台建立了大部分模具的档案,供应商可在线更新模具累计总压模次数,平台实时显示模具的使用寿命和剩余寿命,以供采购部参考是否需要召回该模具进行维修保养。

当供应商遇上产能不足,模具需再次外发时也可在线新建模具的转移信息,从而使嘉益电器的采购部可以更轻松的跟踪模具相关信息。

在何总看来,携客云的上线,采购人员从日常事务性跟单工作中解放出来,去做更有价值的寻源、询价工作,最终达到企业降低采购成本,优化供应链体系的管理目的。

发表评论

邮箱地址不会被公开。 必填项已用*标注

10 + 13 =