恒力泰如何玩转采购流程?看这篇就够了!

一个完整流畅的采购流程是怎么样的呢? 

每家公司的采购流程可能都有细微的差别,但基础的流程大致都是:需求订单-物料确定-选择供应商-采购订单处理-订单跟踪-货物接收-月度对账-发票校验-货款支付。 

大部分流程需要和供应商协同才能完成! 

沟通协同不是一件容易的事,尤其是为了能及时掌握订单信息,需每天和不同供应商反复沟通协同,处理不好绝对是件糟心事!!! 

当你还在为这些糟心事一筹莫展时,有些企业已经突破与供应商协同的壁垒,实现了每笔采购业务与供应商深度协同。在这其中,有64年发展历程的佛山市恒力泰机械有限公司 (以下简称“恒力泰”),便是其中的佼佼者

对于每天都需要处理大量采购单的大型离散型制造企业而言,完整流畅的采购流程都是相似的,传统人工作业的采购流程则各有各的弊端。在没有对供应链进行数字化升级前,恒力泰的供应链管理可没有这样流畅。  

01 跌跌撞撞供应链管理亟需改善 

力泰是专业从事粉料成型装备与陶瓷原料整线装备研发制造的民营企业,凭借着“十年磨一剑”的匠心精神、不断创新的设备与整厂化的设备解决方案,荣获国家级、省(部)级多项殊荣。

近几年,恒力泰海外市场业务增速年均超过20%,成为了全球性的建陶压机巨头。 “我们公司平均每个月采购单有两千多张,毕竟是人工作业,难免会存在错漏”,谈及以前的采购情况,王总记忆犹新,“之前有次订单下发错漏,采购员动用了所有的渠道去紧急采买,还是没能避免停工待料

此外,恒力泰的采购员与上千家供应商之间沟通的方式不一,没有一致性的信息出处,需要通过微信、QQ、邮件,甚至是传真等渠道来查找历史记录。并且,在这些平台跟进订单很容易被其他无关的信息干扰,不能及时查看关键业务信息,从而无法实时掌握订单的变更信息和交货进度。 

收货入库也是令恒力泰的采购员头疼的环节之一。王总表示,“不少供应商的货物编码和我们的不一样,采购员要打起十二分的精神来逐一确认,来料也需由人工来一一录入系统,庞大的工作量,一度增加了仓库人员的流动性” 

对恒力泰的采购员而言,账务核对也不是很友好。以前,为了提高账务的准确性,对账是由恒力泰的采购员来整理发起,增加采购员的工作量不说,实际采购入库数量和供应商送货单数量、单价不一致的情况还是会发生!

并且,有些供应商对发票的抬头,是否合并订单一起开票有要求,且每次的要求都不一样,通过传统的沟通方式来协同这些信息很容易出现信息混乱,从而开出没有满足供应商需求的发票,这种情况一度令恒力泰的采购和财务人员十分头痛。 

随着公司业务的不断增长,现有的供应链管理模式愈发不能匹配采购的需求。2017年左右,恒力泰的采购员开始整天疲于与供应商协同订单,寻源和价格谈判这些方面根本顾及不上。王总叹了口气,“公司2008年就开始应用ERP系统,能被发掘的功能已所剩无几,为了改善供应链管理,我一直在关注市场上合适的软件系统” 

02转型突破不一样的数字化采购流程 

如何在快速扩张中,在面临企业前后端运营困局时,坚守匠心?面对挑战,恒力泰做出了抉择,先后上线了ERP、MES、SRM、OA、PLM等主流的信息化系统,其中SRM系统就帮助恒力泰实现了采购管理流程的高效受控!

 “我们上线携客云SRM系统已经三年了,目前有几百家供应商上线配合使用。处理采购单、跟进订单进度、收货确认、账务协同、发票协同等协同流程都在SRM系统处理。”恒力泰CIO王总感慨到,“选型的时候,就觉得携客云这个标准化的系统能够满足我们的预期,验证下来果然不负众望” 

其一,采购单一键下发,快捷、高效 

完成SRM系统与ERP系统集成后,恒力泰的采购员与供应商协同,由手动从ERP下载采购单,再通过QQ、微信、邮件、电话等传统方式低效协同给供应商,改为ERP里的采购单自动同步至携客云SRM系统,大大简化下发订单流程,同时提升了发单效率,也大幅降低了失误率。  

其二,订单进度在线实时协同,不滞后 

SRM系统是供需协同一致性平台,可留存供需双方的沟通记录。为防止订单信息有错漏,在web端待处理事项会被红点标注,微信也会根据订单的状态实时推送变更、交料等信息。两重保障,可确保恒力泰及其供应商实时跟进订单的状态。 

比如当生产计划发生变更时,其供应商可以在线及时获取变更信息并做出调整,采购协同的效率至少提升了70%。 

其三,送货单在线转成收货单,收货效率up up up 

通过SRM系统,恒力泰自定义设置了送货单的格式,大幅降低在收货入库这一环节中因货物编码、命名不同而反复核对耗费掉的大量人力和物力。此外,确认物料后,可通过SRM将送货单直接转成收货单,同步至ERP。 

“如果说以前一批料收货录单需要两小时,那现在就是不到一小时”,对于在收货效率方面的提升,王总比较认可。 

其四,平台自动化对账,无错无漏无差异 

恒力泰在线确认收货后,其供应商就可通过SRM系统一键生成对账单明细,恒力泰的采购员在线核对对账单,供需双方的对账信息有一致性出处,基本无错无漏无差异。整个对账流程十分便捷,以往耗时耗力需要七八天才能完成的对账工作,现在1-2天就可完成。 

最后,发票在线协同,便捷 完成对帐工作后,供应商可直接选择需开立发票的对帐单,直接产生发票的开票明细,若开票的明细需要调整,也可编辑开票明细的内容,支持对帐单或业务单据分多次开票。

恒力泰的采购员无需做多余的动作,在线确认发票信息后转付款计划,一个完整流畅的采购流程就完成了,十分便捷高效! 

18年到21年,我们每个月采购的订单量翻了翻,但采购员的数量却没有增加,采购寻源、供应商谈判等采购事务也没有落下……”,对于携客云SRM系统带来了效益,王总也给出了肯定的答复。

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