应用说 | 别人家公司,对账只需1天

6.7日从三亚团建回来后,行政小姐姐就开始着手处理搞整个活动的报销,核活动款项、整理发票…… 直到6.13日快下班时,才提交报销申请~ 

“不是我不想抓紧时间尽快处理”小姐姐叹了口气,解释到“主要是因为活动物资是由同事们在不同平台帮忙购买,而且相当一部分物资没有发票,要使用指定的替票,整理的对账信息又比较繁杂,加之还有其他的工作要处理,对账耗费的总时长就上去了” 

在小编看来,行政小姐姐花一个星期才整理好报销其实无可厚非,毕竟是这件事情是对内的,也不是月月都团建。转念一想,那万一在某个场景下对账发生的频率很高,又与客户相关怎么办? 带着这样的疑问,小编探访了平均每位采购员每月都要处理近百份对账单的中山盈亮健康科技有限公司。

01 采购流程的最后一公里 

盈亮健康专业生产经营运动健身器材及家居休闲用品,公司拥有海内外多项发明专利,摇椅、倒立椅更荣获日内瓦发明金牌奖、美国匹兹堡国际发明大赛综合类金牌奖、家具类银牌奖,产品畅销七大洲。 

盈亮健康的成功并非一蹴而就,而是基于数字化变革时代,做出了敏捷的格局突破。面对日益激烈的市场竞争环境,盈亮健康上线了一系列信息化软件系统,携客云SRM供应商管理系统就是其中之一。 

沟通中,盈亮健康的IT钟经理表示,“我们公司的产品十分丰富,非标准、非公用的零件需求比较大,平均每个月都会有几百张采购单,月底大量冗杂的对账单常常会令采购员和财务十分头大,需要耗费十天半个月才能解决” 

小编在追问下发现,在盈亮健康小批量多批次的采购模式下,采购员和财务在对账方面受到了不少绊脚石的阻碍: 

送货单格式不一,盈亮健康收到的送货单是由供应商自行打印,格式五花八门不说,相当一部分送货单的格式及料号与盈亮健康ERP系统里不一致,如果某笔订单发生了仓退,对账的难度系数直接up up up~ 

对账差异核对耗时长,采购员完成对账后,财务要进行核账。核账无误则已,有误则需要财务人员手动从堆积如山的送货单中逐一核对!万一单据丢失的话,那查找起来就更不方便。 

 如此一来,对账的效率被严重限制。一个流畅的采购流程,财务部门的参与必不可少,打通从采购到财务的“最后一公里”是十分必要的。

账的效率被严重限制。一个流畅的采购流程,财务部门的参与必不可少,打通从采购到财务的“最后一公里”是十分必要的。

02 SRM系统的选型之路! 

在公司高层的主导下,钟经理所在的IT团队将SRM系统选型提上了日程。在ERP厂商的推荐下,钟经理了解到携客云SRM供应链协同平台。 

顾问团队上门演示后,企业高层惊喜地发现,SRM平台除了能够解决对账的难题,还可以实现采购订单在线数字化管理,实现供应链管理的标准化与规范化。

满足采购管理的数字化需求只是钟经理的IT团队选型SRM系统的要求之一,系统的安全性是钟经理最大的顾虑。但在了解携客云SRM系统的安全机制后,钟经理感叹道“现在的云市场,SaaS化是大趋势,立讯、加多宝等行业领军企业都在用携客云SRM系统,我又有什么理由担心呢?”  

03 账务在线自动核对,省事! 

在企业高层的推进下,不到三个月,盈亮健康的上百家供应商均配合上线了携客云SRM系统,采购的全流程业务实现数字化管理,对账的效率也得到了大幅提升! 

首先,统一送货单格式 送货单的格式由盈亮健康的采购员在SRM平台自定义设置,有效避免料号不一致的情况,如果发生了仓退,也可以在平台直接记录协同给供应商,双方的对账明细有了一致性出处。

钟经理和小编在沟通时就感概道:“从没想过送货单格式可以完全统一!

 供应商通过SRM平台新建送货,待盈亮健康在线确认收货后,即可在携客云一键生成对账单,整个对账流程十分便捷。在供应商配合的情况下,不到一天就可完成对账。 

其次,在线快速查找对账差异 SRM平台会自动生成对账差异报表,如果财务核对发现差异的话,可以直接从携客云导出表单的明细直接核对,不用手工一张张去找,提高了整体的对账效率。 

“其实还是要用起来才能体会到价值,接受新的事物,借助信息化手段,才能使供应链管理跟上时代的潮流。近期,我们又上线了排程模块……”钟经理十分感慨地说道。

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