应用说|订单变更易滞后、入库/对账效率低?质量难追溯?「迪安通讯」有办法!

佛山市迪安通讯设备有限公司作为一家专业的天线设计和制造商,产品线覆盖全频段三大系列:即基站天线系列、室内分布系列、美化系列,涉及各频段近百个品种,是行业内知名设备集成商的核心供应商。

本着对匠心的追求,迪安在自己专属的赛道深耕了17年,随着市场竞争日益激烈,如何持续保持优势地位,成为了迪安面临的挑战。

01 物料批次多,交期急,供应链响应速度必须快快快!

7-10天,是迪安正常的订单交付周期。

去掉研发及生产的时间,留给采购部采买的时间有时不足三天。加之迪安物料的批次比较多,如果公司各部门间及采购与供应商间不能高效协同,快速响应,产品就不能按时交付,客户就会选择其他供应商。

迪安意识到,一定要「快」——更快响应,更快交付,更快满足生产需求。

而要做到这一点,最需要的就是,一条「更敏捷的供应链」。

短时间内,从头换掉供应链一定不是个好方法。那么,如何快速提高供应链的流转效率,确保稳定的货源供给呢?

其实,迪安很早就开始思考,让供应链数据高效流转,实现业务升级的关键。尤其是这两个环节,一定要高效协同:

首先,订单跟催

迪安有不少定制化产品,当客户需求发生变化时,研发团队需紧急修改图纸。由于每位采购员一周内要处理几百张订单,作业效率不高,很难保证图纸的变更信息可以及时传递给供应商。

“在人工作业的前提下,信息传达不及时是无法避免的,很容易因此造成供应商生产出错的情况。”

迪安生产负责人毛经理对于这种现状也颇感无奈。

订单交期的跟进也具有一定的难度。

采购部下发给供应商的每张采购单上都有大量的物料明细,由于每笔物料的交期都不一致,在跟催时需要对几百张送货单进行筛选,以便于精准跟进物料交期。

但并不是每家供应商都能及时准确的对物料交期进行回复,往往等到仓库入完库后,采购才知道供应商已经将物料送达工厂。

其次,仓库入库

对于仓库而言,物料入库的录单工作极其繁琐,投入大量的时间精力也不能保证不出错。

“供应商的送货单格式五花八门,打印的、手写的都有,有些物料编码和名称与我们ERP系统里面的还不一致……”

完成质量检验后,仓库就需要根据送货单的内容来手动完成入库。在数据录入的过程中,很容易因为手写的送货单字迹不清晰、打印的送货单物料编码不一致而出错,需反复核对数据后,才能完成这一看似简单的工作。

那么,尽快搭建供应链管理数字化系统,就可以使这两个环节高效协同吗?

迪安高层很犹豫。一方面,传统软件的购买和维护成本都不低,不适合贸然砸钱尝试。

“我们要考虑成本和性价比,每分钱都要花在刀刃上。”

更重要的是,另一方面,市场竞争日趋激烈,已经等不及慢慢部署系统,慢慢学习应用。迪安需要一个能够快速启用、性价比更高的解决方案。

在一次交流会议上,迪安发现了符合公司诉求的供应链数字化解决方案——携客云SRM。无需购买软件和技术开发,便可快速部署,经过一个月的供应商分批培训后,就将采购流程从线下搬到了线上,实现了订单高效协作。

比如,物料的图纸信息发生变更,平台会自动将最新的图纸版本同步给供应商,供应商会实时在微信、企微、邮件等渠道接收到通知,及时进行处理,大幅降低因获取变更信息不及时而导致生产出错的概率。

又比如,采购在跟催物料时,可以在平台通过简单的勾选,一键筛选出需紧急跟催的物料;供应商在接收到订单时,就会对交期进行回复,发货时,也需在平台进行申请,采购员随时都可查看物料的精准状态信息。

上图数据仅供参考,非实际发生

仓库的入库作业效率也得到了质的提升

迪安通过携客云统一了供应商的送货单格式,供应商无需购买额外的软硬件设备,在送货前,连上打印机就可以打出符合迪安要求的送货单。并且送货单上会附有涵盖送货物料明细的条码,仓库质检后不需要录入物料信息,扫码即可直接入库,十分高效快捷。

“扫码入库的方式,准确率是百分之百的,效率方面最少提升了50%。”

02 破解质量追溯难题,高效提升产品的质量

在供应链管理中,快速响应固然重要,质量管理也必不可少。对于质量管理的要求,毛经理认为,一方面是仓库对质量的追溯,另一方面是供应商的配合改善。

但在迪安,质量追溯并不容易,更不用说要求供应商配合进行质量改善。

据统计,迪安仓库每月要处理上百家供应商送来的上万种物料,其中有一半的物料每周都会复购。

但迪安仓库并没有专业的辅助工具对这些物料进行溯源管理。这就造成有些在生产时才会显露出质量问题的物料,或已经出库被退回的产品,无法追溯出具体的物料批次,甚至无法快速追溯出这批物料来源于哪家供应商,给管理造成了极大的难题。

在某次阶段性SRM项目总结会议上,迪安抱着试试看的态度提出了这个改善需求,并在顾问团队的帮助下,找到了一个合适的解决方案:条码管理。

迪安上线应用携客云SRM系统后,供应商条码打印的门槛被大幅降低,无需另外购买软硬件设备,连上打印机,在迪安设置的规则下在线通过简单的勾选、输入就能直接打印出符合要求的条码。

“携客云帮助我们把条码化实施的难度降到了最低,到货检验、入库、出库、调拨、移库移位、库存盘点等各个作业环节的数据都能够进行数据自动化采集,如果某个产品出现了问题,扫码就可以直接追溯。”

上图数据仅供参考,非实际发生

同时,便捷的追溯方式,也使得供应商能够清晰具体是哪批次的物料有问题,以便于精准配合进行质量改善。

03 账务明细有一致性出处几天就能完成核对

之前,迪安与供应商之间没有专业的订单协同平台,供应商的送货信息及迪安的入库信息均来源于不同的ERP系统,数量差异、单价差异、账期差异都可能会成为供需双方账务核对的争论焦点。

难以辨认的手写送货单、不同ERP系统有差异的物料名称和编号也会增加额外的工作量,甚至使账务核对陷入僵局。

“有可能我们花费了一个月的时间都对不清楚账,效率实在是太低下了。”

现在,迪安与供应商通过携客云协同订单,数据明细有了一致的出处。

仓库在收货时,确认物料明细并进行质检后,可把供应商的送货单一键转成入库单,物料单价/数量、仓退等信息会从ERP自动同步至携客云平台,保证供应商与迪安能够同步获悉相同的入库信息。

上图数据仅供参考,非实际发生

此外,迪安还在携客云平台自定义设置了账期和送货单格式,供应商只能按照设置的日期来发起相应的对账单,避免供需双方账期不一致而引起不必要的麻烦。

送货单格式的统一也直接避免采购员和财务在对账时再次核对物料,采购部收到对账明细后,基本无错无漏,不到一分钟就可以核完一份对账单;若有差异,平台会自动显出异常数据,也能够快速进行核对。

“账务核对这块现在变得特别简单,效率也提高了不少,原本需要一个月才能完成的账务核对工作现在几天就能完成了。”

04 资料保存在平台建立内部共享的资料库

迪安在与供应商进行订单协同的过程中,需要对很多资料进行管理,比如模具所在地/寿命、供应资料……,以便于随时进行调用。

但在没有专业的工具辅助进行管理的前提下,这些重要的资料怎么储存和分享呢?

过去,迪安采用的是excle表格。

对于需要流转于多个供应商间的模具而言,如果用表格来记录的话很容易漏掉记录或者是重复记录,而且表格也会有多个版本,十分不易于保存和分享,需要多次查询、统计才能知道模具的具体位置与寿命情况,管理十分不便。

另外,迪安之前的供应商资料是由采购员手动从微信交流群、邮件等渠道整理并保存,并不能保证资料的完整性,管理者如果需要所有采购员手中的资料明细,还需要再次大费周章的做整理工作,十分耗时耗力。

“而且电脑损坏、人员交接等情况是无法避免的,电子资料很容易丢失或缺失。”

现在,迪安将模具资料与供应商资料都存在携客云里。无需采购员跟进记录模具使用情况,供应商会在线更新模具累计压模次数,平台实时计算模具的使用寿命和剩余寿命,以便迪安参考是否需要召回模具进行保养;若模具需要外发,迪安也可在线记录,轻松实现模具的精细化管理。

上图数据仅供参考,非实际发生

云上的供应商资料保存和调用也变得更为便捷。供应商从潜在、评估、引入,到供应商正式交易及退出的全流程管理全部在线上完成,与供应商签订的合约,样品的试用记录都会留存在平台上,excle表格档案管理基本被摒弃。

上图数据仅供参考,非实际发生

除了模具资料与供应商资料,迪安与供应商的每次协同都会被平台记录下来。只要在线,迪安就可以随时查询供应商历史报价、供应商绩效、供应商来料质量等等信息,保持信息透明和紧密协作。

当订单能够实时在线协同、仓库能够高效入库、质量问题能够一键追溯、账务核对能够在短短几天内完成、供需协同信息能够平台化管理……迪安的供应链管理自然就更高效了,上下游企业也对迪安的供应链更有信心。这种肯定,便成为了迪安持续深度应用携客云的底气。

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