应用说|非标件多,急件多,新黎明采购团队却将大幅解放人力!如何做到?

防爆电气类产品,是油田、煤矿等存在着各类易燃易爆的气体、粉尘等物质的场所必备产品品类之一。

要知道,作为一种以安全为出发点的产品,技术优势、质量稳定程度、安全运行记录、售后服务以及产品价格都是其需要具备的竞争优势。

新黎明科技股份有限公司在多年的发展中,逐步拥有了这些竞争力,并成为了中石化、中石油、中海油一级供应商,中化集团、中国化工、恒力集团、盛虹集团等大型央企、民企优质供应商,牢牢占据了行业领先的地位。

在这个竞争日益激烈的赛道,新黎明高层夏总坦言,对数字化建设的倚重是新黎明取得现在成就的关键因素之一!


01、如何在非标件多,急件多的供应链体系中,保证产品质量的同时,保持价格优势?


新黎明所属的防爆行业,非标件多、急件多,对供应链敏捷度要求极高。

“我们每件产品都是定制化的,并且客户的需求也在逐步提升,交付周期已压缩至十天,除去设计、生产等环节,留给采购的时间只有四五天。”

在这样的行业属性中,保持价格竞争优势是一件很不容易的事。

新黎明经常会接到客户要求指定品牌或者厂家的元器件,由于都是一些没接触的新物料,现有的供应商不一定能够生产,往往费尽周折动用各种资源后,收到的报价数量也只有寥寥几家,加上时间因素,几乎不存在什么议价空间。

此外,旧物料比价的流程也会比较繁琐!

新黎明没有专业的工具辅助比价,收到供应商通过微信、邮件、电话等途径告知的价格信息后,需手动整理报价,再结合供应商平时的绩效表现,择优选用。

问题的关键是,新黎明采购部同时参与比价的物料有几十种,庞大的整理工作量很难保证在整理报价时人工操作能够完全不出错。而且,由于供应商协同订单的各类数据比较零散,人工计算出的绩效也不完全精准,有时并不能成为有效参考。

为了解决这些问题,新黎明通过数字化手段将询价流程搬到线上。

通过携客云平台,新黎明可以在原有的供应商基础上,向平台上20w+供应商展开询价,大幅扩大寻源的基数,收到供应商报价的数量也得以增加,给后续的议价留出空间。

询价结束后,平台会自动根据供应商的报价信息生成比价看板,看板同时还会贴心的显示根据供应商平时交货良品率、准时答交率等数据,自动计算出的绩效,及该种物料的历史最低/高报价,帮助采购快速甄选出保质保量整体最优的供应商。

上图数据仅为参考,非实际发生

除了询价外,新黎明还会充分使用携客云平台的竞价功能模块。采购部在平台上新建竞价项目时,可以选择是否公示竞价排名、其他供应商名称、其他供应商报价等信息,给竞价企业造成一定的竞争压力,以便获取最优报价。

“供应商在询价和竞价中给出的价格,结合供应商的绩效水平,我们很快就能评估出合适的供应商,在有限的采购时间里最大限度保证价格的优势。”


02、订单协同过程中有太多不确定性,如何进行精细化管理?


对于新黎明采购部而言,订单的跟催是采购流程的核心环节,但是要注意的细枝末节特别多,与供应商无缝协作是关键。

然而,新黎明采购部与供应商之间没有专业的协同方式,存在不少隐患,并不能让订单信息高效流转,容易发生错漏,数据不透明,零散的数据也不利于对供应链进行精细化管理。

对此团队也想过些办法,比如将物料的交货排程计划给所有供应商都发一份。可一旦客户需求的时间或数量有变更,排程计划就不准确了,等到新黎明内部团队完成更新同步,再发给所有供应商,可能马上就会遇到第二次的变更,排程数据更新速度根本赶不上变更的速度。

“我们的产品都是按照客户需求定制,基本无法避免变更的情况。在这种情况下,实时高效传递订单信息就显得极为重要。”

此外,订单跟踪确认也存在不少不确定性。

供应商经常会因忙碌而忘记回复信息,加之传统协同方式会杂糅不少其他与订单无关的信息,采购员无法确认对方是否已准确接收信息,就会多次跟进订单。

“平均每份订单都需要跟催5次以上,给每月都要跟进几百上千份订单的采购部增加了很大的工作负担。”

通过携客云平台,新黎明在订单协同过程的不确定性中,找到了确定性。

新黎明采购部与供应商协同的所有流程都是在平台上完成,一旦ERP里面的订单信息发生变更,携客云会自动采集变更信息同步至供应商。如果供应商先查看平台消息,甚至可以提前于采购部获取变更信息,无需采购员通知就可以对生产做出调整。

在对订单进行跟踪确认时,采购员也不需要进行多次跟催。平台会将所有关于订单的待处理事项放在首页,供应商进入系统就可以毫无遗漏地对订单进行处理,同时也可以在手机端实时对订单做出回复。

更重要的是,携客云充当了新黎明与供应商之间协同的桥梁,双方在线即可实时传递消息、查看最完整最新的订单信息,将供需过程中不确定性降到了最低的同时,也让供应链的精细化管理成为可能。


03、数据零散,报表可视化难度大,管理层如何有效做出决策?


新黎明高层很重视对数据进行可视化呈现。

“我作为管理层,要管理的事务特别多,亲自跟进每张订单、每家供应商是不现实的,这个时候将繁杂的数据可视化成一张张报表就比较关键。”

但在以前,新黎明通过人工整理散落在各个供应商交流群,邮箱里的订单信息,总是会有遗漏,后续生成的可视化报表也就不够精准。

并且,一旦有人员变动,询价表、供应商绩效表等工作文档的保存和交接也会成为问题。

通过携客云协同订单,新黎明与供应商握手成功后,双方沟通的所有记录、文档都会留存在携客云平台上 ,方便企业统一管理,不会因为内部交接的变化导致信息丢失,随时查看都是完整的数据,为生成精准的可视化表单扫清了障碍。

作为管理者,进入平台后,首先映入眼帘就是管理驾驶舱,平台会根据平时供应商配合的数据,计算并显示采购达成分析、采购价格分析、不良原因分析、供应体系综合能力等多个可视化报表,夏总花费几分钟,就可以清晰地掌握目前供应链管理体系的薄弱点,并及时作出针对性的调整规划。

上图数据仅为参考,非实际发生

此外,采购部也可以通过报价分析报表、供应商应用度报表、采购分析报表、订单执行进度看板、送货预约看板、供应商绩效报表等十多个可视化报表、看板,对供应链进行持续性地精益化管理。

通过携客云协同供应链,新黎明与供应商的协作效率有了明显提升,夏总不禁感叹,“从目前应用情况来看,预计后续将削减一定的人员,将其他人员调岗做其他更有价值的工作。”

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