应用说|两天完成对账?移动端实时跟进订单?广上轻松应对高难度采购类型!

什么样的采购业务类型,管理难度最大?

或许有人说是多品种小批量,因为跟催难度大;有人会说,供应商数量多,因为需协同的企业规模不一,参差不齐;还有人可能会说是委外、外购、自产等并存的生产模式,因为采购的产品质量不好把控……

这些,广上不锈钢全占了。

佛山市广上不锈钢有限公司是以生产不锈钢焊接管以及相关配件为主导产业的大型国际化企业,公司产品以出口为主,质量要求非常高,采购部每天都需大量辅料、外协、外购供应商协同来料信息。

就是这样一家采购公司,在供应链数字化的帮助下,实现了轻松管理采购业务的目标:实时跟进采购订单、规范送货流程、两天完成对账等。

那么,广上不锈钢到底是如何走出这样一条数字化之路的。


01、用手机实时跟进订单,快速接收反馈订单信息


在采购部门,最日常、基础的工作就是订单的下发与跟催。

广上不锈钢日常的采购流程,采购部接到请购后,就会去询价、议价,确定供应商后,还需人工操作打印订单–纸本签核–扫描–供方同传–存档等多个流程,十分繁琐,数据也难以及时有效共享。

广上不锈钢高层就想:能不能将线下的采购流程转移到线上,让订单数据在平台上共享,减少无效的重复性沟通协同,缩短订单反馈的时间?

好的想法有了,可难点在于,怎么去实现?

传统的供应链解决方案,软件购买成本与服务成本,没有十几万根本不可能实现。

在调研走访了市面上众多数字化解决方案服务商后,广上不锈钢高层发现,携客云能够低成本、快速地帮助广上实现线上订单协同这个目标。

广上不锈钢内部早就应用了ERP系统,无需再做集成开发,0成本就可实现ERP系统与携客云无缝集成,借助携客云平台这个中间桥梁,基本实现在线实时与供应商协同订单,采购部的下单效率得以明显提升。

广上订单下发流程被大大优化,采购部在ERP审核订单后,订单会实时同步到携客云,供应商登录携客云即可查看处理订单;同时供需双方关于订单协同的信息也被被平台自动留存,不需手动整理订单信息,随时在平台查看都是最新最准确的信息。

更让应用过多个软件系统的广上不锈钢采购主管李女士惊喜的是:携客云还支持移动端应用,供应商可通过手机确认订单。

“以前订单信息的传递往往会有滞后性,广上变更交期后,可能要等供应商在电脑前才能看到消息、做出回复。”

“现在人人手机都不离手,订单只要做了变更,下一秒就会被看到,这个信息的传递是实时的。”

同理,万一供应商发起了送货通知,李主管也能通过手机实时进行查看,有效缩减供需双方协同时间,提升订单信息的流转效率。


02、规范送货单格式,帮助仓库高效收货入库


高效的供应链管理,除了订单的下发与跟催外,还有物料的接收入库。因此,如何把众多供应商五花八门的送货单格式统一,做好收料的前置工作就非常关键了。李主管认为,规范送货单必然离不开数字化的支撑,同时也需要供应商的配合。

但在广上不锈钢,供应商规范送货单格式并不容易。

首先,每家供应商使用的ERP系统都不同,某一物料的编码和名称也有差异,这就导致仓库在收货时偶尔还需要和采购再次确认物料,无形中增加了工作量。

其次,部分供应商在送货时提供的是手写送货单,大部分手写的字迹都不规范,辨认起来比较费力,有时同样需要联系采购或供应商进行确认。

“仓库录单也会比较麻烦,需将供应商做过的工作重复做一遍,手动一个字一个字录入ERP,由于是人工操作,既低效还有可能出错。”

通过携客云,广上不锈钢实现了在线自定义设置送货单模板,规范了送货单格式。

广上不锈钢在平台设置好送货单模板,供应商在送货时可按照模板直接打印送货单。

由于物料信息直接出自广上不锈钢的ERP系统,基本不存在供应商送货单上的物料编码/名称与公司内部不一致的情况,不需反复确认就可以直接入库。

此外,送货单自带条码,仓库人员也可扫描送货单,一键生成ERP收货单,与实物进行核对后在线点击确认就能完成收货,将收货人员从繁重的录单工作中解放出来,大大提高了收货效率。


03、平台在线对账,两天完成十天的工作量


之前,五花八门的送货单不仅让仓库头疼,也让采购和财务十分头大。

“月底送完货后,我们采购就需要忙着对账,一般10号才能七七八八对完所有的账。”

送货单是对账耗时长的“元凶”之一。

供应商做好对账单后,广上不锈钢采购部会人工根据送货单及ERP的收货数据进行确认,但由于送货单格式多样,采购部及财务在辨认信息上存在一定的难度,在对账时难免会出现误差和遗漏,需要双方花大量的时间核对送货单明细。

与供应商账期不一致也是广上不锈钢无法高效完成对账的因素之一。

“供应商会将一个月内发出的所有物料整理成对账单,但有些物料可能是月末发出的,我们入库时入到了次月,这时候账期就不一致,需要多次电话沟通确认。”

另外,来料不良的情况只录入了广上不锈钢的内部ERP系统中,采购需从ERP下载物料不良的明细表,再通过微信/邮件等方式传递给供应商,流程十分繁琐,采购员花费了不少时间整理提供给供应商,供应商却不一定能准确获悉物料的扣款情况,给后续对账扯皮埋下了隐患。

携客云上线后,统一的供应商送货单,在对账时,采购和财务再也不需反复核对物料名称。设置好账期后,供应商只需在月初时,一键勾选账期,平台自动生成对账单,采购部收到对账明细后,不到一分钟就可以核对完。

“我们和供应商都是在平台上协同订单,订单的扣款、物料的单价/数量等信息都是同步确认的,整个过程近乎无错无漏,十分高效,两天就能完成过去十天的工作量。”

移动手机端处理订单的协作方式,让供需双方可以不受地点束缚;规范的送货单格式,让仓库、采购、财务的收货与对账效率直线提升,广上不锈钢将自身敏捷协同的供应链也传递给了多家供应商,与供应商共同打造优质产品,快速向市场推陈出新。

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