应用说|从人工到数字化管理采购流程,百盛激光仅需三步!

在线把控来料进度、扫码一键入库、两三天完成对账……每月都要采购两三千种物料的百盛激光供应链运作居然如此高效快捷。​

百盛激光是国内为数不多的具备独立自主生产横梁、钣金、机床机架能力的激光切割机厂家。凭借雄厚的企业实力和强大的制造实力,已成为中国极具领导力和全球知名的大中功率激光设备制造商和解决方案提供商,营销网络遍及全球60多个国家和地区。

“以前我们投入了很多的人力和时间成本,供应链管理也只能基本正常运作,现在的高效管理主要得益于数字化工具。”

百盛激光的采购负责人向总比较过去与现在的供应链运作状态后,将转变归功于数字化。


01、从人工管理到数字化管理,高效管理供应链分三步


目标明确才能执行到位,得到最有效的改善。因此,高效管理供应链的第一步是分析自己的数字化升级需求

在百盛激光采购部的牵头下,仓库、财务、IT等多个部门,通过对工作中的痛点难点调研,开了n次总结会议后,梳理出了一份详尽的供应链数字化转型诉求,期望此次升级能够以较低的投入成本高效益地实现供应链数字化管理。

第二步,选型合适的SRM系统进行供应链数字化升级

向总深谙传统软件升级投入成本高、实施时间长的痛点,综合比较市场上主流的几款SRM系统后,很快将目光锁定在SaaS标准化软件——携客云SRM系统。

“主要是被齐全的功能模块、轻量化实施吸引了”

百盛激光高层很重视此次SRM系统选型,直接参与了携客云业务团队演示、探讨环节,并一致确认可以上线。

熟练通过平台协同采购订单,是百盛激光供应链数字化不可或缺的关键一步。

“我们内部的几个部门,还有供应商的配合度还挺高的,能够积极响应集体出来培训,遇到不懂的也会直接咨询顾问和客服,上线过程十分顺利。”

历经一个月的磨合,百盛激光及其供应商都能够顺利地通过携客云平台协同订单,并在协同订单、收货入库、对账等供应链管理流程中取得了良好的应用效益。


02、实时协同订单,在线把控来料进度


为最大程度降低库存,拥有更多的现金流,百盛激光一直要求供应商分批送货。

但没上线系统前的普遍情况是,仓库收完货,采购看到送货单后才会发现物料已被全部送达或提前送达,根本无法管控供应商的送货行为,只能被迫接受非紧急物料占据库存,月底支出原本可以延后支付的账款的局面。

“供应商的这种送货行为主要是出于运输成本的考量,我们可以理解,但还是希望有优秀的工具可以帮忙管控。”

通过携客云平台协同采购订单,百盛激光可以可视化管控与供应商订单协作每一个环节,双方能够实时接到订单的状态提醒,并在第一时间做出反馈,大幅提升沟通效率。

携客云平台可显示订单的状态信息

比如在送货前,供应商需在平台提交送货通知,百盛激光采购员核对送货内容无误,同意送货后,供应商才能打印送货单,发出物料,有效保证对的物料在恰当的时间抵达工厂,不占据库存的同时生产顺利进行。

“我们还可以在平台上一键筛选出未来一段时间内需要跟催的物料,对物料进行更有目的性地跟催,做好物料准时抵达工厂的前备工作,更好地把控来料进度。”


03、无需繁琐的人工操作,扫码一键入库


由于没有专业的辅助工具,又是人工操作,百盛激光的收货人员经常会遇到供应商打错送货单、货单不一致、手工录错单的情况。为完成每日上百种物料的入库工作,仓库专门匹配了两位录单人员。

“我们付出了较高的人力成本和时间成本才能保证物料顺利入库,但在携客云帮助下,入库工作量被大幅降低,仓库录单人员可以轻松高效地完成这一工作。”

首先,在线统一送货单格式

百盛激光通过携客云平台自定义设置了送货单格式,供应商送货前即可在线打印出与百盛激光物料名称、编号一致的送货单,从根源上解决供应商打错送货单,货单不一致的情况,避免送货单信息出错。

百盛激光仓库人员在核对物料

其次,扫码一键入库

供应商通过携客云平台打印的送货单上会有一个条码,条码涵盖送货的具体信息。物料抵达工厂后,百盛激光的收货人员会核对实物与送货单上的物料信息,无误后签名,录单人员确认签名后即可直接扫码入库,十分便捷,基本不会出错。

百盛激光仓库录单人员在扫码收货

“以前因为送货单五花八门,收货人员确认物料后,录单人员还需确认一次,工作量有重复,效率也低,现在入库效率提升的特别明显。”

04、平台自动整理账务,两三天完成账务核对

向总印象很深刻,采购部每到月初对账时,就会面临一个十分繁琐漫长且痛苦的过程。

由于百盛激光与供应商之间缺乏专业的订单协同平台,双方ERP里面的订单信息很容易不一致,数量差异、账期差异、单价差异都是双方争执的焦点,也易因送货单物料号有误而使账务核对陷入僵局。

“每次对账都需要花费十天半个月,甚至可能效果都不是很好,有时候需要反反复复核对。”

上线携客云系统后,百盛激光与供应商之间的订单明细有了共同的出处,仓库收货人员可把供应商送货单一键同步至ERP的收货单,自动同步物料单价,ERP仓退单可自动同步至携客云平台,在线与供应商同步送货数量、退货数量、物料价格,保证供应商送货单上的数量、价格与百盛激光的入库单一致。

此外,百盛激光还在携客云平台自定义设置了账期,供应商只能按照设置的日期来发起相应的对账单,避免供需双方账期不一致而引起不必要的麻烦。

送货单格式的统一也直接避免采购员在对账时再次核对物料,无需耗费大量时间,供应商发起对账后,采购员在线核对,基本无错无漏,两三天就能完成原本需要半个月才能完成的账务核对工作。

“跑的路程还是一样的,但是跑的速度不一样。”在供应链管理提效上,向总看到了剧变。

从采购到仓库,再到财务,都体验到了携客云带来的便利。通过携客云这一供应链协同平台能高效管理供应链已成为百盛激光的共识,下一步,百盛激光将争取让更多的供应商上线应用携客云。

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