应用说|99%的供应链人都在做重复性工作?选对工具,非标制造企业也能轻松逆袭!

每到月末,优备的采购部总是最繁忙的一批人。

除了要完成日常的订单管理工作之外,他们还需完成本月的对账工作,这时他们有两个选择:

选项A:等供应商发起对账,反复核对,确认对账数据无误后供应商开具发票,完成对账;
选项B:主动向供应商提供ERP系统的入库数据,供应商核对无误开票,采购再次核对票据信息,完成对账。

其实,这只是看上去像一个选择题,在张总监的眼里,他们只有B这个唯一选项。

张总监是优备的采购总监,苏州优备精密智能装备股份有限公司于2007年由韩国优备等股东发起成立,长期为韩国三星提供设备及服务,同时也是国内3C行业龙头企业的设备提供商,国内制造业、物流业智能制造的先驱者。 

01账务协同重复性高、效率低

为什么只能选B?

在兵法中,有“先发制人”之计,其目的是掌握主动权,对账也是如此。

优备发起对账后,供应商会以优备的数据为参照物,虽然双方可能会因为物料数量、单价,账期等要素反复核对,但采购对自己系统的对账单更为熟悉,对账思路也更清晰,不容易出现漏对、错对。

选择B的代价是什么?

优备属于非标自动化机械行业,小批量多品种,一般每月会下发3000多张采购单,涉及几万种物料,给月底的对账工作带来巨大的挑战。

对账重复性工作量大、效率低

优备与供应商之间存在信息壁垒,双方的入库信息和送货信息出处不一致,极容易出现差异,反复核对物料的账期、价格、数量就成了优备与供应商对账的家常便饭。

为让对账更为精准,在供应商开具发票后,张总监要求采购到内部ERP系统一一匹配发票清单的物料,核对一张发票平均就需要半个小时。

“这完全就是重复性工作,需要付出较高的人力成本和时间成本,但账务核对不能有任何失误,小心才能驶得万年船”,张总监也很无奈。

订单跟进工作量大,对账滞后

有时候优备月底订单业务量增加,采购根本没有时间来跟进对账,账务核对的及时性就成了问题。

“在业务量高峰期的时候,我们的对账周期经常会从十天拖长至二十天左右,还没从本月对账的‘阴影’里走出来,下一个账期又开始了。”

02收货作业的重复性工作

相较于账务协同的重复性工作,优备收货作业的重复性工作也不遑多让。供应商的送

货单和仓库收货入库单看似是两个完全不同的单据,但实际是一样的,送货信息基本等于仓库的入库信息。

送货信息虽然源于采购订单,但供应商基本不可能都是整单送货,而是分批送货,或者多订单多物料合并送货,优备无法按照采购单转入库,只能将送货单信息手动逐一录入系统,进行供应商已做过的重复性工作。

张总监对重复性工作的认知也很透彻,“归根结底就是我们和供应商之间信息不互通,如果在同一平台上协同订单信息,就不会存在这些重复性工作,效率也能得到大幅提升。”

03携客云让采购协同不重复、更高效

2021年初,优备上线了携客云SRM系统,对账、收货工作发生了翻天覆地的变化:
订单协同一致性平台,对账数据具备唯一性

与之前的对账流程完全不同,上线携客云后,优备的对账工作都由供应商发起。
在同一个平台上协同订单信息,对账明细来源也有一致性,张总监丝毫不担心没有掌握主动权。

实际应用效果也没有让张总监失望,供应商发起的对账信息会附带对应的发票信息,优备统一设置账期后,双方再也没有反复协同对账单上的物料、数量、价格……,最短的对账周期是2天。

“供应商在线发起对账后,信息会自动同步至我们系统,采购的工作只是核对一下,对账效率得到巨大的提升。”

供需双方订单数据互通,一键收货

在仓库人员的工作中,收货入库是一件占据大量时间的工作内容,仓库部门常常为了及时收货入库而加班加点。

优备上线携客云后,携客云送货单可以一键转成ERP入库单,优备不需要根据供应商的送货单耗费时间去大量订单中筛选出对应订单对应物料重复录入,只要核对实物后,一键转入库或者直接扫码即可一键入库。

 “粗略估计,应用携客云后,入库的效率应该提高了70%”

令张总监感到惊喜的是,携客云的应用,除了将优备从采购协同的重复性工作中解放出来外,还优化了入库流程:

局限于ERP的现有功能,优备只能先入库后质检,有了入库的数据才能检验不良,若检验不合格,就要红字入库(退掉),过程比较繁琐。而携客云有质量检验模块,可以先检验后入库,帮助优备完善了入库检验流程。

“好的工具,改善看得见”,张总监比较感慨,“经过五年市场验证的软件不会差!”

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