采购必读!这些被忽略的报价单细节,可能导致合作破裂!

在工作中,很多采购员经常需要向供应商进行询价。供应商的报价单,恐怕是采购人员看得最多的文件资料之一了。然而,每家供应商的报价单可能会不一样,各式各样,五花八门的都有,除非是要求供应商按照自己发过去的报价单模板填写。那么,作为一份正式的报价单,一般需要有哪些必要的信息呢?

总的来说,一份正式并完整的报价信息,需要包括以下内容:

1) 产品描述

一份完整的报价单,首先必须要有完整的产品描述,包括产品名称、规格,数量,必要的话还需要添加相关的技术要求和技术图纸等便于明确供货的信息。

如果是服务的话,就要明确服务的范围。

2) 最小起订量

明确该产品的最小起订量(MOQ)和最小包装规格(MPQ)等。这些信息要在报价单上醒目注明。

3)阶梯报价

通常对于不同的数量,价格会有差异,数量越多,折扣幅度越大,让供应商也应明确注明,不同数量对应不同的价格区间。

4) 价税问题

报价的税率也需要醒目地注明,或者明确采用商品未税单价和税费分开注明,近两年来,每次国家出台税率调整的政策,供需双方都要纠缠一番。

5) 交货期

是报价中必不可少的信息。一定要供应商提供真实、靠谱的交货期,对于双方都有益。很多供应商往往喜欢靠经验给客户报货期,最终无法实现,让多少客户(采购)烦躁不已。

6)交货地点及包装方式

供应商应该在报价单上注明该报价的交货地点、交货形式(交通工具)、包装形式等信息。交货地点如果是在对方的地址,那就是运费没有算进去。交货形式,就是供应商负责送货,还是客户自行提货。这些也都需要写清楚。

如果客户对于运输过程中的包装、温度等有特殊要求,那么可以及时沟通和改进并在正式报价单中注明,否则在后续合同执行过程中也容易出现扯皮的现象。

7)付款方式

付款方式信息的约束和确认,其实对于供应商来说似乎略有利些。

供应商可以在报价的时候向客户强调该报价单的付款帐期等明确信息,包括是否可以接受承兑汇票。

当然,这部分往往是客户进行重点谈判的话题。而不同的付款方式和帐期会影响到供应商对产品的报价折扣,所以这也是供需双方重点关注的。

8)供需双方的企业信息

报价单上需将供需双方的信息尽可能地附上。供应商方面的详细联系方式、地址信息便于后续客户再联系和沟通,也便于客户感兴趣而前往考察、或者是客户评估运输成本的一个重要因素。

9) 报价的有效期

在报价中注明有效期是非常有必要的,可以有效减少供需双方在某个时间段内容易产生的产品价格方面的扯皮。

同时,该报价对于客户该项目后续的备品备件、延续项目、增补等是否维持同样的价格、或者采用其他什么样的价格方案,在可能的前提下双方同时确定下来是比较可取的。

对于以上这些报价信息,资深采购自然是非常清楚。但在实际工作中,却总是容易被疏忽,而最终导致合同签订后麻烦不断,甚至合作破裂。对于供应商的报价单,如果忽略了报价是否为含税价、最小起订量的价格、或是运费没有包含在报价内、亦或交货地点不清晰,就可能意味着合同金额会提高,采购实际成本会增加。也有供应商的报价中,未注明供货和客户要求的技术所产生的偏离,到最后买来的物料不是技术想要的东西,引起不必要的麻烦。

甚至有的采购在与供应商沟通过程中,直接通过电话口头约定报价,使得合作面临巨大风险,一旦供应商反悔不遵守口头承诺,将给公司带来巨大损失。

所以,采购人员对于供应商的报价单需要重视起来。那么,采购员该如何确保报价单信息内容完整,统一规范所有供应商的报价单,规避不必要的风险和麻烦呢?

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