在装备制造行业，每一个定制化项目都是一场庞大的系统性工程。对于一次性卫生用品产线制造商——汉威机械而言，一个项目动辄涉及上千零部件，协同全国数百家供应商是常态，而如何监控这些分散的订单“齐套”、准时抵达装配线，更是常态中最大的挑战。
以前，项目进度完全依赖人工跟单。汉威机械信息总监洪捷坦言，“以前采购员只能通过电话、邮件与供应商单线联系，整个采购进程信息极不透明。虽然我们也借助ERP系统生成报表来跟踪订单齐套与发货状态，但系统存在一个明显的短板——无法追踪那些‘已在途’的物料。”
01 项目订单跟进难，如何破解“齐套”困局？
汉威机械的供应商分布全国各地，送货周期长短不一，采购员大量时间都耗费在反复询问“发货了吗？”，信息滞后常常导致交货时间误判，影响项目齐套。
面对如此庞杂且信息滞后的采购网络，汉威机械如何破局？破局的支点，竟是一个看似简单的字段——“项目号”。
洪总介绍，通过上线携客云SRM系统，汉威机械实现采购订单全面在线化管理。根据企业按照项目型跟进订单的需求，在系统的采购订单页面自定义添加“项目号”字段，使其与ERP数据关联。
这样， 项目号作为核心线索，贯穿订单从下发、供应商送货、在途追踪到收货确认的全流程。
“我们如果想要了解整个项目的实际执行进度，通过搜索项目号就能查询对应项目底下所有订单执行情况。”它让原本零散的订单、物料、供应商信息，第一次为了同一个项目目标被组织起来。
*订单页面示例，非真实数据
“现在，只需搜索某一个项目号，该项目下所有订单的执行进度一目了然，”洪总表示，“哪个供应商已发货、哪些物料仍在途、哪些已入库，系统实时可视，彻底告别‘盲人摸象’。”
02 告别多系统间重复录入，协同更高效
携客云的上线，其价值远不止引入“项目号”字段，更是让项目号能够穿透每一个订单的进度中，让供应链的协同变得清晰高效。
这一改变，不仅解放了采购员，更重塑了内部协同效率：应用携客云之后，汉威机械能够清晰掌握每笔订单的交货周期、送货进度及到货质量等关键信息，帮助采购主管更有效地管理供应商、精准把控整体采购节奏。
洪总指出：“最大的便利在于采购业务可以在统一端操作。SRM与ERP系统的无缝集成，让我们告别了在多个系统间重复录入的烦恼。比如，对仓库部门而言，不需要重复做2张单（收货单、入库单），收货信息实时同步至携客云，能快速对应生成收货单据，员工清楚掌握哪些物料已送达、哪些尚在途中。”
这种透明化让仓库人员从被动等待转为主动规划，大幅提升了收货作业的效率。
03 图纸变更不再“扯皮”，如何在线“留痕”？
对项目型制造企业来说，图纸管理及变更也是一大挑战。
“过去通过ERP系统下发图纸后，我们需要先复印再寄送给供应商，外地供应商则通过扫描发送，”洪总回忆道。
现在，所有图纸扫描成PDF存在携客云上，仅需一次上传，就能开放给所有相关的供应商查看。“图纸作为附件在线管理的方式，极大地减少了重复作业。”
更关键的是图纸变更管理。以前通过ERP系统做变更单之后，还要线下去通知供应商，“现在，ERP中的变更状态自动同步SRM，系统支持一键提醒供应商”，洪总强调，“变更内容能够清晰地传递给供应商，也能及时收到供应商的确认反馈。以往通过电话沟通变更，容易遗漏，甚至出现供应商后续不认的情况。”
*图纸变更提醒示例，非真实数据
图纸管理由此实现了从下发、存档到变更的全流程数字化管控，构建起一套严丝合缝的文档协作机制。
如今，汉威机械以“项目号”为线索，将订单、物流等信息串联起来，建立了一套清晰、连贯的管理流程。这不仅把采购员从重复沟通中解放出来，也让仓库安排变得更主动，图纸变更管理也更严谨。曾经困扰企业的物料“齐套”与准时交付难题，由此找到了一个系统化的解决方法，让复杂项目的交付变得更有把握。