杜绝碎片化信息管理,粤灯照明一个月做到供应链管理效益事半功倍

​如何与供应商建立良好的合作关系,响应100%,准交100%,是大部分企业都期望达成的供应链管理目标之一。

国内外知名集开发、销售、生产于一体的大型灯饰制造商——粤灯照明也不例外,并在采购部多方面的努力下,交出了一份合格的答卷。

“答卷只是合格而非优秀,主要是因为我们主要依赖人工来管理供应链,花费了较多人力和时间才完成100%,并没有十分高效地完成这一必须达成的目标”

有着多年采购管理经验的粤灯照明杨经理有着自己的职业坚持,也有坚持背后的无奈。


01
人工管理碎片化
高成本管理供应链的主因


每天穿梭于新厂房和老厂房之间,与PMC、仓库等各个部门协同采购订单的信息,是佛山市粤灯照明科技有限公司采购部工作人员的日常。

“我们集中时间精力在工位处理订单的情况并不多见,加之与供应商之间没有良好的交流工具,采购管理碎片化问题比较突出,只能以较高的人力成本和时间成本与供应商进行交流协同。”

追根溯源,粤灯照明供应链管理的碎片化主要体现在以下几个方面:

价格管理碎片化

粤灯照明十分重视询价的管理,采购经理和老板会对询价过程进行审核,但现有的ERP已经应用了近10年,便利性与当下需求有所脱节,无法记录询价过程,只能呈现出最终的结果,需要采购员额外整理出询价过程以供审核。

鉴于询价的数据散落在各个采购员手中,新品询价时,没有完整的历史报价数据可参考,对采购员的经验要求较高。

订单确认碎片化

订单回签是粤灯照明与供应商之前约定的订单确认方式,在高峰期,粤灯照明每月可能会下发4000份订单,每份订单都需与供应商跟催回签,并上传至公司共享,由于没有专业的工具协同处理,整个过程需投入较高的人力、物力来整理大量的碎片化信息。

“供应商配合的话,跟催回签可能只需要花费一分钟;但如果对接人不在公司,要回去签名或盖章,或者事后忘记,那就不是几分钟能处理的事儿了。上传至公司共享也比较麻烦,每份订单预计都要花费三五分钟……”

供应商来料进度信息碎片化

粤灯照明与供应商之间协同订单的方式比较传统,主要依托于电子表格,采购员获取完整的物料需求计划后,需将物料表格拆分下发至相应的供应商,再根据每个供应商交流群里的表格信息整理出完整的生产进度信息反馈给计划,消耗较高时间和精力为代价换取精准的生产进度信息,保证物料的准时交付。

“每个群里都是电子表格满天飞,一天一个甚至好几个表格,不论是供应商这边了解我们的需求,还是我们掌握供应商的生产进度,都比较零碎,所以就对采购员的要求比较高。”

交货信息碎片化

基于比较传统的订单协同方式,粤灯照明获取到的供应商交货信息也存在碎片化的情况,仓库只清楚供应商要交货,并不能精准获悉交的是哪一笔物料,具体交了多少,是否是提前来料……对收货入库工作很不友好。

此外,粤灯照明与供应商的物料名称和编号源自不同的系统,存在不一致的情况,需收货人员根据供应商的送货信息逐一清点物料,并根据物料的具体情况手动录入ERP系统,十分耗时耗力,一度曾增加了仓库人员的流动性。

随着市场竞争日趋激烈,照明行业进入薄利时代,提高核心竞争力成为了不少企业要面临的问题。以前粤灯照明以较高的成本为代价,换取供应链有效体系运作,不是最优解决方案的同时,也会面临人员流动的挑战。

“人才流动是无法避免的事情,一名员工离职,文档就会遗失一部分,所以我们要随时做好某位员工离职的准备,从人工的经验化、碎片化管理走向依托于工具系统的制度化、流程管理。”


02
借助数字化工具系统
低成本实现供应链管理制度化、流程化


“可以说是一见钟情,在携客云业务团队上门演示后,我们就清晰认识到携客云能够帮助供应链管理实现数据的可视化,在线上统筹管理供应链,弥补人工管理的不足,当天就决定签约。”

与供应商磨合一个月左右的时间后,粤灯照明整个采购部的工作状态随之一变:

系统在线记录询价信息
历史报价有据可查

无需粤灯照明的采购员额外整理询价过程,采购经理和老板可以在平台上直观的看出采购员询价的完整过程:什么时候发布询价、发给多少供应商、供应商具体报价、什么时候比价……清晰把控询价的流程。

此图操作界面图仅供参考,非实际发生

在比价过程中,采购员也可以在携客云平台查询该物料的历史报价,帮助企业更准确地评估价格的变动情况,择出最优供应商。同时携客云与粤灯照明的ERP实现了无缝集成,询价、核价的结果也会自动同步至ERP,采购部可在线统一便捷性管理价格体系。

订单信息自动同步
在线统一确认

不同于之前线下确认订单并回签的模式,现在粤灯照明可在平台上极为高效便捷地处理订单回签的碎片化信息。

携客云平台会将ERP的订单自动同步至供应商,供应商可在电脑或手机上实时处理并反馈至粤灯照明共享,不需投入较高的人力、物力即可迅速完成订单的下发、确认、回签。

物料计划一键下发
实时把控供应商来料进度

现在粤灯照明的采购员已经摆脱了各种电子表格的泥淖,将物料需求表格上传至携客云后,平台会一键将需求信息自动同步至供应商,收到反馈后,采购员和计划便可直观地实时获悉每笔订单具体的进度状况,从而制定合理的跟催计划,确保物料的准时交付。

此图操作界面图仅供参考,非实际发生

此外,web端待处理事项会被红点标注,微信也会根据订单的状态实时推送变更、交料的信息,可帮助粤灯照明及其供应商在第一时间处理订单,有效提升协同效率,把控生产进度。

平台在线管控供应商
交货明细可视、可控

应用携客云平台后,粤灯照明的供应商在送货前会通过平台发送送货通知,采购和仓库可提前查看具体送货明细,并做出预案准备,有效保证合适的物料在合适的时间点抵达工厂,保证生产顺利进行。

并且,粤灯照明自定义设置了送货单格式,有效避免供需双方物料编码、名称不一致的情况,在收货时,仓库只需扫描送货单上的二维码,核对物料无误后,即可一键收货,十分高效便捷。

回到文章开始的问题,显著的应用效益使得杨经理可以很自信地回答,粤灯照明现在供应链管理答卷是优秀级别了。

“携客云系统带来最大好处就是便捷高效统筹管理供应链,对我们来说不存在供应商配合问题,是我们必须要求他们100%配合。但如果沿用传统的工作方法,需要花大量的人力和时间,而现在有了携客云系统,我们效率大幅提升,可轻松达到事半功倍的效果。”

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